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壹、前言

各機關檔案經審列國家檔案移轉範圍後，即須著手辦理各項移轉前置作業，主要事項包括：確認檔案移轉範圍、確認檔案保管(存)狀況、機密檔案解降密檢討、註記檔案開放應用限制等(註1) 。其中，有關確認檔案保管(存)狀況的環節，是整個移轉前置作業中，最需要花費時間處理的步驟，除了必須依照「機關檔案保管作業要點」與「機關檔案管理作業手冊」相關規定進行，更需要細心及詳實的工作態度。以下就讓我們就檔案整理應掌握的重點，搭配實務照片加以說明，並分享機關常見的問題，期讓大家迅速上手。

貳、檔案整理作業重點

以下自檔案內頁整理起始，至最後的附件標示方式，由內而外依序介紹整理作業重點如下：

1. 檔案移轉以案卷點收為原則，原機關如有提供案件層次目錄，其案件目錄與原件之目次號應相符，目次號應由小至大排列，並註記於各件首頁之左上角(圖1)。
    
   

   圖1 檔案依目次號順序排列並標示目次號
2. 檔案上加附之金屬物如釘書針、大頭針、迴紋針等應予去除(圖2)。
    
   

   圖2 去除檔案上加附之金屬物
3. 移除與檔案內容無關之附加物，如便利貼、標籤等；檔案上的附簽應加附於文件適當位置(圖3)；附簽規格較小時，可採用公文用紙襯貼處理後，再併同裝訂(圖4)。
    
   

   圖3 附簽加附於文件適當位置，不影響本文閱讀

   

   圖4 附簽規格較小，襯貼後併同裝訂
4. 檔案應存放於適當容具中，並置放目次表；案件目次表應載明檔號、案名、案由、密等、保存年限、其他應記載事項等資訊(圖5)。如以案卷層級移轉，目次表格式可參考圖6所示。
    
   

   圖5 案件層級目次表範例

   

   圖6 案卷層級目次表範例
5. 檔案封面應標明機關全銜、檔號與案名，並應於每卷檔案封面右上角以6B鉛筆標示檔號至案次號(圖7)。若容具有卷脊部分，卷脊也須一併標示與封面一致之資訊(圖8)。
    
   

   圖7 封面應標明機關全銜、檔號與案名

   

   圖8 卷脊亦須標示並與封面一致
6. 裝訂時，應採白色或未經染色之棉線繩(如圖9)，或其他不損壞檔案之材質，以結實及整齊為原則進行裝訂(註2)，避免掉頁、倒頁、壓字或妨礙閱讀。
    
   

   圖9 以未染色棉線進行裝訂
7. 檔案附件以與原件併同存放為原則；難以併同裝訂時，應於附件適當位置標示檔號後(圖10、11)另行存置，並於原件目次表註明附件媒體型式、數量及存放位置。
    
   

   圖10 附件另行存置

   

   圖11 附件標示相關資訊

參、常見Q&A

本節整理出機關在移轉檔案前，辦理檔案整理作業時常見的6大問題，一一為您解答：

• Q1：移轉之檔案，是否須逐件標明目次號?
  A：以案卷層級移轉可不標明；若以案件層級移轉，則須標明以利辨識。
  
  Q2：附簽規格較小時，是否一定要襯貼處理?
  A：在不壓字妨礙閱讀情況下，若附簽尺寸可併本文裝訂，或附簽原即牢固黏貼於檔案本文空白處，可無需另行處理。
  
  Q3：同一容具內，可否置放不同案名之檔案?
  A：可以，但同一容具以存放同分類號案件為限；如須放置不同案名之案件時，目次表應分別製作，且檔案須依案次號順序排列，並於不同案名間以色紙或卡紙等予以區隔。
  
  Q4：檔案容具是否一定要使用卷夾或卷盒?
  A：不一定，視檔案狀況而定。惟為保護檔案，基本上須加裝較厚、具加固作用的封面與封底。
  
  Q5：檔案內有幾張平面圖或小冊子不便裝訂時如何處理?
  A：建議可將平面圖或小冊子另置於合適之容具(如信封)，並於容具封面上註明內容物及數量後，容具併同本文裝訂，如圖12。
   

圖12 小冊子另置信封，信封併同裝訂

圖13 折疊裝訂後仍可攤開閱讀

• Q6：檔案較大張時可否折疊?
  A：可以，原則為檔案文件左、右、底3面邊緣應保持整齊，過寬過大者，可裁切、折疊，但不得損及檔案之內容。折疊裝訂後，亦需注意折疊處是否可正常攤開閱讀，如圖13。
   

肆、結語

完善詳實的檔案整理功夫，是檔案得以長久保存的基礎，也是檔案能提供應用，發揮檔案價值的必要條件。期待藉由以上介紹，能提供檔案管理人員快速、簡明的引導，落實國家檔案移轉前妥善整理工作，共同守護我國的重要記憶資產。