國家發展委員會檔案管理局

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檔案整理知多少—檔案移轉之前置作業

檔案整理知多少—檔案移轉之前置作業
 

機關檔案在移轉為國家檔案前,須依相關規定完成整理工作。本文針對機關在準備紙質檔案移轉時應辦理之整理作業加以說明,並分享實作範例及常見問題。

國家發展委員會檔案管理局檔案典藏組科員 林怡甄

壹、前言

各機關檔案經審列國家檔案移轉範圍後,即須著手辦理各項移轉前置作業,主要事項包括:確認檔案移轉範圍、確認檔案保管(存)狀況、機密檔案解降密檢討、註記檔案開放應用限制等(註1) 。其中,有關確認檔案保管(存)狀況的環節,是整個移轉前置作業中,最需要花費時間處理的步驟,除了必須依照「機關檔案保管作業要點」與「機關檔案管理作業手冊」相關規定進行,更需要細心及詳實的工作態度。以下就讓我們就檔案整理應掌握的重點,搭配實務照片加以說明,並分享機關常見的問題,期讓大家迅速上手。

貳、檔案整理作業重點

以下自檔案內頁整理起始,至最後的附件標示方式,由內而外依序介紹整理作業重點如下:

  1. 檔案移轉以案卷點收為原則,原機關如有提供案件層次目錄,其案件目錄與原件之目次號應相符,目次號應由小至大排列,並註記於各件首頁之左上角(圖1)。
     
    圖1 檔案依目次號順序排列並標示目次號
    圖1 檔案依目次號順序排列並標示目次號
  2. 檔案上加附之金屬物如釘書針、大頭針、迴紋針等應予去除(圖2)。
     
    圖2 去除檔案上加附之金屬物
    圖2 去除檔案上加附之金屬物
  3. 移除與檔案內容無關之附加物,如便利貼、標籤等;檔案上的附簽應加附於文件適當位置(圖3);附簽規格較小時,可採用公文用紙襯貼處理後,再併同裝訂(圖4)。
     
    圖3 附簽加附於文件適當位置,不影響本文閱讀
    圖3 附簽加附於文件適當位置,不影響本文閱讀
    圖4 附簽規格較小,襯貼後併同裝訂
    圖4 附簽規格較小,襯貼後併同裝訂
  4. 檔案應存放於適當容具中,並置放目次表;案件目次表應載明檔號、案名、案由、密等、保存年限、其他應記載事項等資訊(圖5)。如以案卷層級移轉,目次表格式可參考圖6所示。
     
    圖5 案件層級目次表範例
    圖5 案件層級目次表範例
    圖6 案卷層級目次表範例
    圖6 案卷層級目次表範例
  5. 檔案封面應標明機關全銜、檔號與案名,並應於每卷檔案封面右上角以6B鉛筆標示檔號至案次號(圖7)。若容具有卷脊部分,卷脊也須一併標示與封面一致之資訊(圖8)。
     
    圖7 封面應標明機關全銜、檔號與案名
    圖7 封面應標明機關全銜、檔號與案名
    圖8 卷脊亦須標示並與封面一致
    圖8 卷脊亦須標示並與封面一致
  6. 裝訂時,應採白色或未經染色之棉線繩(如圖9),或其他不損壞檔案之材質,以結實及整齊為原則進行裝訂(註2),避免掉頁、倒頁、壓字或妨礙閱讀。
     
    圖9 以未染色棉線進行裝訂
    圖9 以未染色棉線進行裝訂
  7. 檔案附件以與原件併同存放為原則;難以併同裝訂時,應於附件適當位置標示檔號後(圖10、11)另行存置,並於原件目次表註明附件媒體型式、數量及存放位置。
     
    圖10 附件另行存置
    圖10 附件另行存置
    圖11 附件標示相關資訊
    圖11 附件標示相關資訊

參、常見Q&A

本節整理出機關在移轉檔案前,辦理檔案整理作業時常見的6大問題,一一為您解答:

  • Q1:移轉之檔案,是否須逐件標明目次號?
    A:以案卷層級移轉可不標明;若以案件層級移轉,則須標明以利辨識。

    Q2:附簽規格較小時,是否一定要襯貼處理?
    A:在不壓字妨礙閱讀情況下,若附簽尺寸可併本文裝訂,或附簽原即牢固黏貼於檔案本文空白處,可無需另行處理。

    Q3:同一容具內,可否置放不同案名之檔案?
    A:可以,但同一容具以存放同分類號案件為限;如須放置不同案名之案件時,目次表應分別製作,且檔案須依案次號順序排列,並於不同案名間以色紙或卡紙等予以區隔。

    Q4:檔案容具是否一定要使用卷夾或卷盒?
    A:不一定,視檔案狀況而定。惟為保護檔案,基本上須加裝較厚、具加固作用的封面與封底。

    Q5:檔案內有幾張平面圖或小冊子不便裝訂時如何處理?
    A:建議可將平面圖或小冊子另置於合適之容具(如信封),並於容具封面上註明內容物及數量後,容具併同本文裝訂,如圖12。
     
圖12 小冊子另置信封,信封併同裝訂
圖12 小冊子另置信封,信封併同裝訂
圖13 折疊裝訂後仍可攤開閱讀
圖13 折疊裝訂後仍可攤開閱讀
  • Q6:檔案較大張時可否折疊?
    A:可以,原則為檔案文件左、右、底3面邊緣應保持整齊,過寬過大者,可裁切、折疊,但不得損及檔案之內容。折疊裝訂後,亦需注意折疊處是否可正常攤開閱讀,如圖13。
     

肆、結語

完善詳實的檔案整理功夫,是檔案得以長久保存的基礎,也是檔案能提供應用,發揮檔案價值的必要條件。期待藉由以上介紹,能提供檔案管理人員快速、簡明的引導,落實國家檔案移轉前妥善整理工作,共同守護我國的重要記憶資產。

 
 
參考資料
  1. 國家發展委員會檔案管理局, 〈國家檔案移轉作業指引〉,https://www.archives.gov.tw/Publish.aspx?cnid=1652&p=2409(110年8月9日檢索)
  2. 裝訂方式可參考:國家發展委員會檔案管理局,〈檔案裝訂小常識〉,https://www.archives.gov.tw/alohasImages/72/theme.html(110年8月9日檢索)

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