國家發展委員會檔案管理局

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機關檔案管理評鑑制度簡介

機關檔案管理評鑑制度簡介
 

機關檔案管理評鑑制度作為檔案管理績效評估機制之一,有助於促使機關落實檔案管理工作,扮演鼓舞檔案管理人員,並具有引起單位主管及機關首長重視檔案管理工作之重要角色,其評核機制與指標設計,與機關檔案管理工作之推動重點和資源投入息息相關,更是提升機關檔案管理績效的關鍵所在。

國家發展委員會檔案管理局企劃組科長 蔡建宗

壹、制度緣起

1980年代以來世界各國興起政府再造運動,強調政府部門必須「師法企業」及引進「企業精神」,並建立政府施政的績效評估制度,以滿足人民對政府的「課責」和提高人民對政府的「信任」。我國於政府再造過程中,亦將績效評估制度納入各級政府施政計畫及機關年度計畫中。其中,國家發展委員會檔案管理局(以下簡稱檔案局)為落實推動各機關檔案管理計畫之績效評估,自92年起每年開辦金檔獎評獎,並於111年起實施機關檔案管理評鑑,以期全面提升機關檔案管理績效。

貳、與金檔獎評獎差異

檔案局自92年起每年辦理之「金檔獎評獎」,係由機關主動報名參加,以表揚檔案管理著有績效之機關,並鼓勵表現傑出之檔案管理人員,藉以鼓舞默默從事檔案管理工作的機關與個人,建立工作榮譽感及樹立標竿學習典範。

另一方面,「機關檔案管理評鑑」係透過檔案局、主管機關及其所屬(轄)機關分層負責、分級考評,同時結合獎懲機制,協助各機關達到檔案法規之基本要求,並從中培養機關檔案管理人員專業,以及鼓勵優秀檔案管理機關及人員。

由此可知,金檔獎評獎與機關檔案管理評鑑制度皆能對機關及檔案管理人員產生正向激勵作用,惟二者所發揮之功能略有差異,「金檔獎評獎」係以「獎優」為目的,而「機關檔案管理評鑑」係以「扶弱」為要旨。

參、機關檔案管理評鑑特色

簡言之,機關檔案管理評鑑具有三大特色,分別是分級機制、聚焦法定事項及具備獎懲機制,概述如下:

  1. 分級機制(詳圖1):
    機關檔案管理評鑑係採機關自行評估、主管機關考評及檔案局評鑑之分級機制,如圖1所示。
    (一)機關自行評估:各機關依檔案局所定檢核表,每年進行檔案管理成效自行檢核,並評析風險及因應處置。

    (二)主管機關考評:主管機關應訂定適用本機關與所屬機關及所轄地方機關之共通考評及獎懲規定,對所屬轄機關檔案管理情形定期辦理考評、輔導及獎懲。

    (三)檔案局評鑑:檔案局定期辦理中央一、二級機關、中央一級機關直屬之中央三級機關、 直轄 市政府及直轄市議會、縣(市)政府及縣(市)議會之評鑑。
     
    圖1 分級評鑑
    圖1 分級評鑑
    資料來源:作者繪製
  2. 聚焦法定事項:
    以檔案管理法定事項為評鑑範圍,包括檔案點收、立案編目、保存與維護、鑑定與清理、檢調與應用、機密檔案管理、文書檔案資訊化、對所屬(轄)機關考評、計畫規劃與評估等9大評鑑項目。
     
  3. 具備獎懲機制
    扣合分級機制之獎懲、輔導與複檢,如圖2所示。
    (一)主管機關考評:由主管機關訂定適用本機關與所屬(轄)機關之共通考評及獎懲規定,對其定期辦理考評、輔導及獎懲。

    (二)檔案局評鑑:檔案局對評鑑結果成績優等之機關及有關人員給予獎勵;評鑑不佳之機關將限期改善,並視其改善情形辦理輔導及擇期複檢。
     
    圖2 獎懲機制
    圖2 獎懲機制
    資料來源:作者繪製

肆、結語

我國自92年金檔獎評獎開辦以來,在檔案局及各機關共同戮力與參與之下,迄今已累積相當成果,而即將於111年實施之機關檔案管理評鑑,將與金檔獎評獎分別發揮「獎優」與「扶弱」功能,透過分級課責、引導式評核、多元獎懲及追蹤輔導機制等,促進各機關首長對檔案管理工作的支持與重視,願意投入更多資源與人力,以全面提升各機關檔案管理品質,讓檔案成為行政運作的基石,回饋提昇各機關施政品質與決策效能,進而凝聚檔案社會意識與增進檔案應用效能。

 
 
參考資料
  1. 丘昌泰(2016)。檔管單位如何建立「微型」的績效評估機制。檔案半年刊,第15卷第1期,頁4-16。
  2. 林秋燕(2006)。金檔獎與機關檔案管理制度的發展。檔案季刊,5(1),148-161。
  3. 國家發展委員會檔案管理局,《檔案法令彙編》(新北:國家發展委員會檔案管理局,民109,五版)國家發展委員會檔案管理局。
  4. 國家發展委員會檔案管理局,《機關檔案管理作業手冊》(新北:國家發展委員會檔案管理局,民107,四版)國家發展委員會檔案管理局。
  5. 孫本初(2003)。從績效評論的觀點來探討檔案管理。檔案季刊,2(4),12-13。
  6. 陳士伯(2003)。機關檔案管理績效評估制度之推動與展望。檔案季刊,2(4),10。

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