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壹、前言

檔案法第7條規定之檔案管理作業，包括點收、立案、編目、保管、檢調、清理、安全維護等相關事項。檔案法施行細則第6條則定義清理為依檔案目錄逐案核對，將逾保存年限之檔案或已屆移轉年限之永久保存檔案，分別辦理銷毀或移轉，或為其他必要之處理；同細則第13條規定應辦理檔案保存價值鑑定之情形，包括辦理檔案銷毀認有必要或檔案移轉等，故檔案清理旨在決定檔案保存之處置，而檔案鑑定則是達成此目的之重要方法。

貳、檔案清理簡介

當我們想到「清理」時，腦海中會浮現什麼畫面呢？是否就像農曆過年那樣，家家戶戶大掃除清空垃圾讓居家環境整潔呢？又或者是像微軟電腦系統裡的磁碟清理程式，可以刪除暫存檔並釋放更多儲存空間呢？其實，檔案清理並不只是要清空庫房、減緩滿載壓力而已，還有更多任務喔!以下分就定期保存檔案之銷毀、永久保存檔案之移轉及計畫性檔案清理等三大類型，概述如下：

1. 定期保存檔案之銷毀
   檔案法第12條規定，定期保存之檔案未逾法定保存年限或未依法定程序不得銷毀，且應先制定銷毀計畫及目錄送交檔案中央主管機關(以下稱本局)審核；機關檔案保存年限及銷毀辦法第14至16條則規定情況急迫時逕行銷毀、天災或事故毀損或滅失、非法銷毀等函送本局備查或備查後銷毀之情形。是以，定期保存檔案之清理係在踐行法定審核或備查程序以避免檔案誤銷，並可從中留存尚未屆滿保存年限、具有機關永久保存價值甚至具有國家檔案價值之珍貴檔案，其作業流程如機關檔案管理作業手冊圖16-1屆保存年限檔案銷毀作業流程圖所示。
   惟辦理檔案銷毀作業時，仍應考量透過歷史脈絡與職能分析，鑑別檔案存續價值，原則上以機關管有檔案之產生年代由早至近循序辦理，以達有效清理目的，這是機關要特別注意的。由於目前定期保存檔案之銷毀體制上尚無清理授權機制，即定期保存之檔案未經本局同意不得銷毀，導致銷毀審核業務鉅量，以109年為例，檔案銷毀送審即超過3,600個機關次，送審數量更是高達約84萬案1,200萬卷1,500萬件！爰將積極規劃清理授權機制，以提升審核效率。
    
2. 永久保存檔案之移轉
   檔案法第11條規定，永久保存之機關檔案，應移轉檔案中央主管機關管理；國家檔案移轉辦法第2及第4條則規定永久保存之檔案自文件產生之日起屆滿25年者，應先辦理檔案保存價值鑑定作業後移轉。本局於104年2月函頒國家檔案徵集計畫（105至108年），策定推動機關計畫性檔案清理及啟動機關永久保存檔案屆期移轉審選機制，就該審選機制之進行簡述如下：
   （一）行政院及所屬中央三級(含)以上機關
   本局於105年5月函請行政院及所屬中央三級(含)以上機關（共163個機關(構)及學校），就管有80年以前永久保存檔案辦理檔案保存價值鑑定作業後送審，並得採分期分年規劃，且請機關對於同年代範圍之定期保存檔案如有年代久遠、業務更迭或保存年限之賦予未盡明確等情形者，亦併同辦理鑑定。
   另，為落實轉型正義政策、妥善完整保存民主歷程重要紀錄並考量各機關管有81年以前產生之永久保存檔案至106年底即屆滿移轉年限，本局於106年4月補充前函，請前開機關調整送審範圍至81年底之永久保存檔案。
   
   （二）中央四級與地方二級以上機關
   為賡續辦理屆期移轉檔案作業並擴大審選成效，本局於106年11月發函中央四級(含)以上及地方二級(含)以上機關（共1,965個機關），請其就管有81年以前永久保存檔案辦理檔案保存價值鑑定作業後送審，並得採分期分年規劃，且同樣亦提示同年代範圍之定期保存檔案如有年代久遠、業務更迭、保存年限之賦予盡明確者應併同辦理鑑定。
    
3. 計畫性檔案清理
   何謂計畫性檔案清理?簡言之，就是對相同範圍檔案，透過鑑定機制，併予決定檔案清理處置。因此，各機關可針對定期保存檔案及永久保存檔案，有計畫地分階段規劃檔案清理範圍，並藉由檔案鑑定機制，審慎判定檔案之銷毀、續存或移轉，其作業流程如圖1所示
    
   

   圖1 機關計畫性檔案清理作業流程圖
   資料來源：國家發展委員會檔案管理局推動機關計畫性檔案清理計畫（105至108年）
   截至109年底為止，由本局推動辦理者，包括勞動部等4個中央機關與臺北市政府等4個地方機關；由機關自行主動辦理者，則包括內政部等7個中央及地方機關。由於運用鑑定機制，將檔案之銷毀、續存或移轉等同時進行判定，有助於提升機關檔案清理效益，進而有利於爭取經費與長官重視。同時，導入國家檔案審選機制，亦加速國家檔案審選作業。
    

參、檔案鑑定簡介

前述提及檔案依其性質及價值區分為永久保存或定期保存，因此，具有什麼樣的性質及價值之檔案才須永久保存？又，其相對應的清理處置應該是列為國家檔案、機關永久保存、屆期後鑑定或依規定程序銷毀呢？按機關檔案管理作業手冊15.3.1對於檔案鑑定之定義，係指依據檔案內容、形式屬性及應用需求，遵循一定原則與步驟，選擇適當方式、方法及基準，判定檔案保存價值，作為決定檔案保存年限及提供檔案銷?、移轉與保存等清理決策參考之過程，其作業流程如機關檔案管理作業手冊圖15-1檔案鑑定作業流程所示。至於鑑定報告該記載哪些事項呢?概述如下：

(一)檔案原有機關背景
 以檔案產生機關之背景為主，應記載機關名稱、組織沿革、業務法令等事項，並得視需要增加記載所屬機關數量、員額及預算、本機關內部業務單位數量、員額及預算、機關職能涉及法令之影響層面、主要職能及對國家或社會之影響、重要性分析等相關事項。

(二)鑑定目的、範圍及檔案描述
 應記載鑑定目的、範圍、檔案描述等事項，並得視需要增加記載檔案內容摘要及特色、產生原因及目的、與其他檔案之關係、備註等相關事項。

(三)鑑定過程
 應記載鑑定方式、方法、基準、人員、鑑定案例等事項，並得視需要增加記載鑑定經過、遭遇困難及異議處理情形等相關事項。

(四)鑑定結果及建議
 應記載鑑定結果綜合評析、檔案處置建議等事項，其中清理處置作法包含檔案保存年限區分表訂（修）定、檔案銷?、續存或移轉國家檔案等；檔案修護保存作法包含委外辦理修復等；行政強化作法包含辦理機密等級檢討等。

實際案例請至本局網站參考運用，電子檔置於「本局全球資訊網(https://www.archives.gov.tw/)\認識我們\文檔法規\案例」項下。

肆、結語

檔案清理作業在機關檔案業務中扮演至關重要之角色，因為它將決定每一件檔案之「最終歸宿」，不管是移轉為國家檔案、依規定程序銷毀或再予續存，對於可具體反映機關重要施政、國家與社會集體記憶的檔案都有深遠影響。而如何妥為辦理檔案價值，涉及檔案鑑定時機、鑑定原則、鑑定方式、鑑定基準等等，歡迎參考樂活報第113期檔案知識家+「檔案保存價值鑑定真輕鬆」。