國家發展委員會檔案管理局

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出納各項簿籍登帳保管作業程序經驗分享

出納人員管理的各項簿籍包括現金出納備查簿、零用金備查簿、存庫保管品備查簿、保管品紀錄簿、現金暫記簿、傳票遞送簿、其他備查簿(如銀行往來簿、支票簽發用印登記簿、送金簿)等。本文僅就前述3項出納人員常用之簿籍,透過本局簿籍電子化過程實務經驗之分享,希冀提供經管出納事務相關之人員,有效率的控管機關內部財務。

國家發展委員會檔案管理局秘書室科員 王麗琇

本局出納各項簿籍包含現金出納備查簿、零用金備查簿(圖1)、庫存保管品備查簿等,過去大都以「人工手抄」方式登帳,除了容易產生數據加總錯誤、內容誤繕寫外,「摘要欄位」亦無法完整呈現帳務資料之正確性,倘若出納人員字跡潦草,將增加出納事務盤點及檢核的難度。而電子化簿籍藉由數學公式、計算式之設定,可複算相關數值,大步提升帳務的信度及效度。

圖1  傳統以人工登帳的備查簿
圖1 傳統以人工登帳的備查簿

依據出納管理手冊第46、47點規定略以,各項簿籍得採用電腦處理。另,徵詢財政部國庫署意見,採電腦處理登帳並列印紙本經主管核章程序之作業方式,與出納管理手冊規定尚無不符。

為有效管理帳目、促進行政流程改造並提升行政效能,本局自106年1月1日起,採用電子化處理(即以電腦軟體登帳)現金出納備查簿(圖2)、零用金備查簿(圖3-1、圖3-2)、庫存保管品備查簿(圖4)等會計簿籍,取代傳統「人工手抄」簿籍作業方式,列印紙本併各項月報表(圖5、圖6)陳核,即時呈現帳務資料之正確性及完整性,相關登帳電子檔於翌年度併紙本帳冊歸檔,以完備檔案保全。

在「人工手抄」簿籍轉換至電子化簿籍的過渡期間,以列印2份電子化簿籍方式陳核處理,並將其中1份黏貼於「人工手抄」簿籍內頁,藉此銜接2種不同態樣簿籍之轉換。

圖2 本局電子化處理之現金出納備查簿
圖2 本局電子化處理之現金出納備查簿
圖3-1 本局電子化處理之零用金備查簿(帳冊部分)
圖3-1 本局電子化處理之零用金備查簿(帳冊部分)
圖3-2 本局電子化處理之零用金備查簿(墊支款部分)
圖3-2 本局電子化處理之零用金備查簿(墊支款部分)
圖4 本局電子化處理之存庫保管品備查簿
圖4 本局電子化處理之存庫保管品備查簿
圖5 本局保管品月報表
圖5 本局保管品月報表
圖6 本局保管品月報表支付件
圖6 本局保管品月報表支付件

行政院主計總處為推動中央政府歲計會計事務自動化,因應資訊技術發展趨勢及政府會計發展方向,依據行政院訂頒之預算編製、預算執行,及會計制度等,開發「政府歲計會計資訊管理系統(以下簡稱GBA系統)」,提供中央政府600餘個公務機關辦理預算編製、預算執行、普通會計、出納管理、決算編製與彙編等業務,以如期如質完成各項歲計會計作業。

在出納管理業務部分,GBA系統建置具有現金出納備查簿(圖7)、零用金備查簿(圖8)及保管品備查簿(圖9)等會計簿籍之查詢、報表輸出及列印等功能。

圖7 GBA系統建置之現金出納備查簿
圖7 GBA系統建置之現金出納備查簿
圖8 GBA系統產出之零用金備查簿
圖8 GBA系統產出之零用金備查簿
圖9 GBA系統建置之保管品備查簿
圖9 GBA系統建置之保管品備查簿

本局在GBA系統實務操作上,有下列3項功能需求建議:

  1. 關於現金出納備查簿部分
  2. 建議GBA系統以「收入傳票」內預算科目為「專戶存款」之資料,結合「付款憑單」內預算科目為「經費類保管款及代收款支出」之資料,作為現金出納備查簿之收入及支出項目。

    因本局各項代收款(如押標金、履保金、保固金、補繳勞保費及健保費……等)以GBA系統開立普通收款收據之日期,與主計室開立「收入傳票」之日期,存在時間上的落差;再者,以GBA系統開立普通收款收據向他機關申請補助款,與該項補助款匯入本局國庫帳戶之時間點亦不相同;前述2項因素常導致GBA系統產出之現金出納備查簿結餘款與實際收入不一致(圖10),故仍需另外製作差額解釋表。

    圖10 GBA系統產出之現金出納備查簿
    圖10 GBA系統建置之現金出納備查簿
  3. 關於零用金備查簿部分
  4. 建議GBA系統提供零用金預借功能。此因本局各業務承辦單位向出納人員借款備付零用頻率頗高,若採用GBA系統之零用金備查簿登帳,各項墊支款仍需額外製作帳冊列管,實務操作上的便利程度不及使用本局電子化備查簿。

  5. 關於保管品備查簿部分
  6. 建議GBA系統在保管品備查簿完整呈現保管品之摘要,以利會計單位查考管制。

綜上建議,GBA系統產出之現金出納備查簿、零用金備查簿及保管品備查簿等會計簿籍的收支情形,與各機關帳務處理需求不盡相同,本文僅就本局實務運作經驗提出建言,同時期盼更臻完善的系統功能,俾加速工作效率。

另,現金出納備查簿等各項簿籍均屬定期保存檔案,歸檔時,應依「行政類」檔案保存年限基準表規定,保存至相關會計帳簿及重要備查簿銷毀後,始得辦理銷毀,併請參考。

參考資料:
  1. 行政院主計總處全球資訊網/主要業務/資訊管理/政府歲計會計資訊業務 https://www.dgbas.gov.tw/ct.asp?xItem=17137&CtNode=5657&mp=1(民107年7月17日檢索)
  2. 行政院主計總處主計資訊處【操作手冊】105年11月出納管理系統種子教師培訓班講義
  3. 出納管理手冊(105年11月14日院授財庫字第10503734560號函頒)

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