記憶長存 PDFCreator轉置軟體介紹
圖片來源：pdfforge GmbH
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為推動政府資訊公開及檔案加值應用，本文將介紹如何利用PDFCreator軟體，快速便捷轉置出易於應用電子檔案之格式，有效解決不同檔案格式需具備不同軟體讀取之困擾，增進電子檔案內容讀取的便利性。
國家發展委員會檔案管理局文書檔案資訊組科長 賴文芳
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壹、前言
為配合電子公文節能減紙，各機關積極推動線上簽核作業。線上簽核作業產生之簽核電子檔，除記錄相關流程、意見、簽章、時戳及外部連結資訊，並需保存文書本文檔、附件、文稿頁面檔，具有多檔特性。透過PDFCreator之轉置，將多檔合併為一個PDF檔案，可有效解決不同檔案格式需具備不同軟體讀取之困擾，增進電子檔案內容讀取的便利性。
貳、認識PDF格式
可攜式文件格式（Portable Document Format，簡稱PDF）係保留文件內之文字、字型、圖形及其他需要顯示的資訊，以此格式儲存之文字內容可不受應用程式、硬體、作業系統等環境影響。PDF係由Adobe Systems公司開發設計，因應不同應用目的提出PDF/X（印刷用）、PDF/A（電子檔案長期保存用）、PDF/H（醫療用）格式，並向國際標準組織（ISO）申請不同ISO標準。PDF/A格式僅允許以唯讀方式開啟，無法編輯，且訂有PDF/A-1a、PDF/A-1b等標準，其中PDF/A-1b僅需符合外觀可重現之要求；PDF/A-1a則可複製文件內容，以增加文件之再利用性。
參、PDFCreator軟體介紹
PDFCreator是一套免費的PDF文件產生器或檔案轉置軟體，功能摘述如下：
(一)轉置格式功能：提供文字格式（如Word、Excel）或圖形格式（如JPEG）之電子檔轉置成PDF格式，並可將多個轉置後之PDF電子檔合併為單一電子檔；亦可轉置成PDF/A-1a、PDF/A-1b、JPEG、PNG、TIFF等格式。
(二)資安功能：提供文字浮水印設定、加密、簽章及限制列印、複製等功能。
(三)圖形功能：提供設定解析度及壓縮功能。
(四)詮釋功能：提供設定轉置檔案詮釋資料功能。
如何下載及使用PDFCreator？您可到pdfforge的官方網站（http://www.pdfforge.org，如圖1）下載軟體，接著執行軟體安裝（如圖2），設定參數（如圖3）後，就可以DIY進行電子檔案轉置作業。檔案轉置時，須先選擇要轉置的檔案，再選擇虛擬印表機（PDFCreator，如圖4），在「PDFCreator列印設定畫面」，點選「儲存」後(如圖5)，設定儲存檔案之路徑及檔名 (如圖6)，即完成轉置程序。
圖1 下載PDFCreator
圖2 安裝PDFCreator
圖3 設定參數
圖4 選擇PDFCreator印表機
圖5 點選「儲存」
圖6 設定檔案儲存路徑及檔名
合併多檔案的方式，首先分別開啟要合併的電子檔，分別點選PDFCreator印表機後按下「列印」，在PDFCreator列印設定畫面，點選「合併」（如圖7），並在「管理列印工作」，點選「合併全部」（如圖8），再點選「儲存」，即可設定儲存檔案之路徑及檔名，就完成合併電子檔。是不是很簡單呢？心動不如馬上行動！
肆、結語
PDFCreator軟體可用於轉置及合併多個電子檔為一，亦有應用程式介面（Application Programming Interface,簡稱API），提供使用者開發其他軟體整合之用。本局研發之電子檔案保存工具，即是使用該軟體轉置PDF/A格式，以供長期保存。如欲更加瞭解相關操作介紹，歡迎至本局電子檔案保存實驗室網站參閱。