您 hold住了嗎？機密檔案的歸檔點收
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您知道機密檔案歸檔點收相關作業規定及做法與一般檔案不同嗎？為落實機密檔案歸檔點收，俾益於後續管理、保密及查檢等作業，本文將綜整機關經常詢問之實務問題，輔以相關規定說明，並以淺顯易懂的舉例方式，讓您hold住機密檔案歸檔點收。
國家發展委員會檔案管理局檔案徵集組科員 寇玉如
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壹、機密檔案的範疇
首先，我們先釐清機密檔案與一般檔案的區別。依國家機密保護法及其施行細則與文書處理手冊之規定，機密文書區分為國家機密文書及一般公務機密文書，國家機密文書區分為「絕對機密」、「極機密」、「機密」；一般公務機密文書列為「密」等級。文書是檔案的前身，因此，公務文書辦畢歸檔時，如列有密或密以上等級且解密條件尚未成就或未屆保密期限，或未依規定完成解密程序者，皆屬機密檔案的範疇；未列有密等或已依規定完成解密程序者，則為一般檔案（圖1）。
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圖1 機密檔案與一般檔案範疇示意
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圖2 機密檔案專用封套參考格式
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貳、機密檔案歸檔點收
機密文書辦畢後，其歸檔有別於一般檔案，應依機密檔案管理辦法第4條規定，由承辦人員使用機密檔案專用封套裝封（圖2），並於封面上註明單位名稱、收發來文字號、案由或案名、分類號、頁數、件數、附件數、案卷內文件起迄日期、保存年限、機密等級及保密期限或解密條件，續於封口簽章後，送檔案管理單位辦理歸檔。但案由或案名，得以代碼或代名表示。
檔案管理人員點收機密文書時，僅得依封套上記載事項檢視，不得拆開封套；封套上記載不全者，應退回補正。
參、常見Q&A
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機密檔案專用封套「案由(名)」欄位可以只記載「密不錄由」嗎？
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機關檔案編目規範第2點與機關檔案管理作業手冊第8章規定，案名係檔案管理人員在同一類目之下，依案情關聯或性質相同之案件編案整卷後，賦予扼要表達案卷內容之名稱；案由係扼要表達案件主旨或事由之文字。依上開規定且為考量後續管理及辨識不同案件之需，建議扼要記載案件內容，但不得揭露機敏資訊，或得以代碼或代名表示之，惟不宜著錄「密不錄由」。
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機密檔案專用封套「案卷內文件起迄日期」欄位要怎麼填？
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機關檔案編目規範第12點與機關檔案管理作業手冊第9章規定，案卷內文件起迄日期係指案卷內最早與最晚之文件產生日期。至案件文件產生日期之判定：屬機關創簽者，以核判日期為文件產生日期；發文者，以本機關發文日期為文件產生日期；來文存查者，以來文機關之發文日期為文件產生日期。例如封套內僅封裝1件檔案時，應填寫該案件之文件產生日期；合併多件文號為1案件時，文件產生日期應以該案件最後產生之文件為著錄依據；若封套內有2案件以上檔案時，則應填寫封套內文件之最早與最晚產生日期。
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機密檔案專用封套「頁數、件數、附件數」等欄位怎麼填？
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機密檔案管理辦法第4條與機關檔案管理作業手冊第22章規定，機密檔案專用封套應填列之「頁數」係指該封套內本文及隨同裝訂附件之頁數總和，「件數」係指案件數(合併多件文號為1案件者，件數欄位應記載1)，「附件數」係指該封套內之附件總數量(含各媒體類型)。
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以「來函2頁與其可隨文裝訂紙本附件頁數10頁，本機關簽稿3頁與其可隨文裝訂紙本附件頁數10頁，光碟片1片」為例，封套相關欄位記載如下：
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保密期限可以大於保存年限嗎？保密期限大於保存年限時應如何處理？
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各機關檔案保存年限之賦予，應視檔案之業務性質及內容價值，依機關所定之檔案保存年限區分表為之；至機密文件之保密期限，為原核定機關就案件性質及內容，並依相關規定決定應保密期間或解密條件，二者定義與作用不同。例如機密文件之保密期限核列20年，但依機關檔案分類及保存年限區分表規定，該案件之保存年限為10年，應主動個案檢討調整其保存年限，或於定期清查機密檔案時，請原核定機關檢討保密期限，或至屆滿保存年限時延長保存年限。俟保密期限屆滿或經原核定機關檢討解密後，依規定辦理解密程序並配合修正檔案目錄；解密後之檔案，則依一般檔案管理。另機密檔案未經解密，依機密檔案管理辦法第18條規定，不得銷毀。
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本案件之保密期限大於保存年限之做法，請見A4之說明。
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機密檔案專用封套可以蓋單位戳章或騎縫章嗎？要蓋幾個章？要蓋到哪個層級？
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機密檔案專用封套上彌封處應加蓋印章或職名章，以釐清權責；至用印次數、用印層級等並無明文規定，得由機關本於權責處理。
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圖3 機密檔案專用封套彌封章參考示意圖(範例)
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肆、結語
看完了以上說明，想必您已對機密檔案歸檔點收有更深入的瞭解！希望這些常見問題解答與範例，能協助釐清機關檔案管理人員與承辦人員的疑惑，讓您hold住機密檔案歸檔點收，以提升管理效能。
參考資料：
檔案管理局，《機關檔案管理作業手冊》，臺北市：檔案管理局，民99。
國家發展委員會檔案管理局，《檔案法令彙編》，新北市：國家發展委員會檔案管理局，民104。