第218期 2025-8-18
檔案知識⁺
機關檔案分類及保存年限區分表常見錯誤樣態及分析
依規定，各機關之檔案保存年限區分表至少每10年應檢討一次，近期許多機關於檢討時，面臨機關組織改造而有接管他機關業務之狀況，能否直接將原機關檔案分類及保存年限區分表各業務類目複製到本機關區分表使用呢？本文綜整近年來機關組織調整時，修訂區分表常見問題及應注意事項，期協助機關檔案管理人員精進專業知能，讓訂定之機關檔案分類及保存年限區分表更臻完善。
國家發展委員會檔案管理局檔案徵集組科長 鄞昭彥
壹、前言
機關檔案分類及保存年限區分表是檔案歸類及判定保存年限的依據，完備的機關檔案分類及保存年限區分表，才能據以依檔案性質做好分類及區分價值，並引導後續檔案的清理處置。檔案法自民國（以下同）91年1月1日施行迄今已逾20年，依機關檔案保存年限及銷毀辦法第6條規定，各機關檔案保存年限區分表至少每10年應檢討一次。除了依規定檢討檔案保存年限之外，屬結合編製機關檔案分類及保存年限區分表者，同時需費心思考現行乃至於未來幾年檔案分類的妥適性，以符合機關業務的發展。考量大多數機關已完成首次編訂，並歷經1至2次的檔案分類及保存年限區分表編修，為了精益求精，本文提供檔案分類及保存年限區分表結合編製（以下簡稱區分表）修訂時之建議，並彙整近年各機關涉及組織調整後送審修訂區分表時常見問題，提供各方參考。
貳、區分表
相較於機關檔案目錄查詢對象是不特定的大眾，區分表的運用對象則是機關各業務承辦人員及檔案管理人員。契合機關因公務產生之各類型檔案，歸檔時就檔案妥予分類及賦予保存年限，便是區分表存在的主要任務。區分表應適用各編訂機關所指定對象（本機關或所屬機關）的使用需求，故並無標準答案，除了依循相關規定與原則外，更應通盤檢討整體架構、各分類及保存年限妥適性，評估面向與建議如下：
一、分類標記的邏輯性
依機關檔案管理作業手冊2.4.1.2規定，分類標記本身應具邏輯順序，並能反映類目間之相互關係及層級。其中採單純數字之等級多碼制，各層級均為雙碼，是較為適合現行各機關檔案分類架構的標記方式；而採文字標記方式者，則建議於編製說明敘明邏輯順序或與機關業務關聯性，以便檔案管理人員異動時仍可掌握相關脈絡，便於後續修訂區分表進行整體規劃。
二、層級架構的合理性
區分表之架構係對應各機關不同業務類型文件歸檔之架構，其中前兩層級「類」、「綱」之架構應保留給分類架構使用，後續再依檔案性質及分類需求，妥適賦予可歸檔之層級「目」、「節」或「項」。倘在第2層「綱」層級賦予歸檔之類目，即不符合前開原則。
另外，常見檔案管理人員因應機關移撥或接管他機關業務時，直接將業務原有機關之區分表分類架構套用在本機關區分表，或直接刪除該業務之類目，而未通盤檢討整體區分表架構之妥適性，進而發生部分層級架構懸殊，例如部分「綱」層級下僅有1「目」，或多數類目落在第3層「目」層級，卻有少數類目細分至第5層「項」層級，進一步解析常發現並無必要性，建議整體檢視各層級分類架構及分類合理性，並妥予整併。
三、檔案分類的妥適性
編修區分表時，需考量分類結構、業務發展、組織職掌、工作繁簡或檔案性質，並檢視點收歸檔及庫房管理時是否出現「有類無檔」或「有檔無類」之情形。整體而言，分類時各類目名稱應涵蓋周延、具體明確、範圍適中，且同一層級類目彼此必須相稱，其屬性必須分明，類目間宜互斥，以利歸類。以下將針對修訂區分表時，常見的問題來探討：
（一）分類架構邏輯不一致
機關進行組織改造涉及移撥、接管上級或所屬機關部分業務時，或者上級機關欲統籌編訂本機關暨所屬各分支機關（構）時，分類架構亦應通盤檢討，避免直接套用原機關區分表，而造成分類邏輯不一致，或「疊床架屋」情形。
例如A機關原有區分表分類為：01秘書、02人事、03主計、04政風、05教育、06社會、07農業，整併接管所屬B機關業務後，調整為01秘書、02人事、03主計、04政風、05教育、06社會、07農業、08衛生局、09衛生所、10衛生秘書、11衛生人事、12衛生主計、13衛生政風。其中08、09類為原B機關主要業務類，應檢討分類架構，評估將08與09類整併或通盤調整，以符合A機關原有分類架構；10至13類為原B機關輔助業務類，應整併至01至04類，避免疊床架屋。
（二）分類與編案的關係
檔案分類之後，方能進行編案，二者均涉及業務內涵或性質之區分整理，為上下或先後關係，前者為系統層次地展開類別，至多可分為5層級（類、綱、目、節、項），後者則於該類別最後一層之下進一步視案情或性質，編列為1個或數個案名。歸入各分類號之檔案，其編列之案名及案次號係視各年度專案、業務案情或特殊個案而定；為維持檔案分類表之穩定性，不應將上開編案情形納入檔案分類表之類目。惟經長期記錄觀察，案名發展如具固定性及規模性者，檔案管理人員仍可作為下次區分表增刪調整之參考。
例如檔案管理局（以下簡稱檔案局）區分表「檔案徵集類/一般檔案銷毀審核綱/地方二級機關目」，該類檔案後續雖得以類目名稱作為案名，如「地方二級機關檔案銷毀」，但因同一分類號案件過多，故依案情涉及機關或單位賦予適切案名，如「基隆市政府所屬二級機關檔案銷毀審核」等，以幫助使用者檢索。
歸入各分類號之檔案，其編列之案名及案次號係視各年度專案、業務案情或特殊個案而定；為維持檔案分類表之穩定性，不應將上開編案情形納入檔案分類表之類目。惟經長期記錄觀察，案名之發展如具固定性及規模性者，檔案管理人員仍可作為下次區分表增刪調整之參考。
（三）「綜合業務」與「其他」之用法
依機關檔案管理作業手冊3.3.1.1規定略以，綜合性業務應置於各層級類目之前，以含括各層級綜合業務之檔案；各層級之後得增列「其他」類目，以含括無專屬類目或較不重要之檔案，其保存年限則不宜過長。倘區分表已於各層級之前增列「綜合業務」，則不得於各層級之後增列「其他」，避免功能重複。
編修區分表時，類目「綜合業務」與「其他」就像是檔案分類時的暫存區，難以歸類而屬某業務綜合性、一般性、週知性檔案時，可評估歸入「綜合業務」或「其他」，檔案管理人員再透過編案進行管理。常見許多機關將區分表之類目名稱逕為編案時之案名，有部分因檔案性質在分類階段即已具體明確，故將類目名稱編為案名尚屬合宜，例如「財產報廢」、「會計報告」等；然而，有部分則仍須依業務案情妥予另立案名，例如「總務類-綜合業務」、「會計類-其他」等無具體業務案情則不適宜作為案名。
檢討區分表時，可評估每年歸入「綜合業務」或「其他」之檔案，其中如發現具固定性及規模性者，可視需求增列類目。檢討區分表時，可評估每年歸入「綜合業務」或「其他」之檔案，其中如發現具固定性及規模性者，可視需求增列類目。
四、保存年限調修的適當性
區分表賦予機關各類檔案的保存年限，等同機關的行政規則，應遵循法安定性原則，維持穩定，但不能一成不變。當國家歷經時代與社會變遷，某些業務重要性可能改變，進而影響檔案保存年限。例如早期農業社會，農田水利類型的檔案備受關注；而今數位資訊發展快速，相關檔案益發重要。
常接獲檔案管理人員詢問略以，機關去年才修訂完區分表，但今年機關經歷某輿情事件後，長官開始重視特定檔案，要求賦予更高的保存年限，今年是否可以修訂年限後再送審一次？另外，機關檔案庫房空間有限，能否調降某些檔案保存年限，加速檔案清理工作？
依機關檔案保存年限及銷毀辦法第6條規定，各機關檔案保存年限區分表至少每10年應檢討一次；必要時，得隨時修正之。故前開第一個問題依規定自得修訂送審，惟仍應遵循法規安定性原則維持區分表穩定，避免年年修訂。至於第二個問題，機關調整檔案保存年限時，仍應依前揭辦法第2條各款規定審酌檔案重要性及其價值，而非以檔案本身之外因素（如庫房空間有限）調整保存年限。
此外，修訂保存年限者於送審時，建議併附鑑定報告或於編製說明之「修正原因及重點」，敘明調整保存年限原因，俾使檔案局審核時更快速掌握相關異動原因。
五、其他區分表常見瑕疵
（一）基準項目編號欄位誤植、漏列
許多機關修訂區分表，為切合檔案分類與管理實際需要，因而合併或分列不同類目。此時，常見調整後類目的基準項目編號欄位誤植或漏列，合併類目者倘僅部分業務內容屬基準表所涵蓋範圍，此時就不需註記基準項目編號（如圖）。
機關修訂區分表基準項目編號欄位
（二）內容描述欄位未敘明本機關權責、業務涉及對象、執行重點
常見上級機關移撥或接管所屬機關業務時，因部分原屬於向上級申請補助推動業務，或原屬於受理所屬申請補助推動政策，經組織調整後相關業務整併，此時應釐清新機關之業務定位，並於區分表內容描述欄位妥予敘明。
此外，機關內部單位間常有難以劃分釐清的業務權責，檔案分類亦需面對此難題，進而常見不同單位某些類目名稱與內容描述過於相近或未具互斥性，仍應依相關規定檢討修正。
參、結語
自檔案法施行迄今，各機關核心職能或多或少歷經部分更迭、異動，故編修區分表不僅要考慮業務單位的使用需求，亦需檢討分類後檔案立案編目的妥適性。檔案管理人員除了要熟悉相關法令外，更需要與各業務單位同仁協商與溝通，才能完善區分表及後續的檔案管理工作。除了本文臚列的常見問題外，如有其他相關疑問，可至檔案局官網參閱本文所列之參考資料，或來電洽詢。
參考資料
- 機關檔案管理作業手冊第2章、第3章、第8章。
- 國家發展委員會檔案管理局機關檔案保存年限區分表審核作業須知。
- 機關共通性檔案保存年限基準（GRS）運用指引。
- 機關檔案保存年限區分表編製指引。
- 本電子報所載國家檔案資料採取創用CC「姓名標示─非商業性」cc創用 3.0 臺灣授權條款釋出，同意授權予不特定之公眾以重製、散布、發行、編輯、改作、公開口述、公開播送、公開上映、公開演出、公開傳輸、公開展示之方式利用，以及創作衍生著作。
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