第217期  2025-7-16

檔案知識⁺

檔案銷毀前置作業及其相關評鑑說明

為協助機關落實檔案銷毀作業，本文將依據檔案法令及機關檔案管理作業手冊，以銷毀作業的前置作業為主軸，結合常見實務問題與評鑑指標，提供機關實務執行及自我檢核之參考依據，協助各機關掌握準則、提升銷毀作業品質與效率。

國家發展委員會檔案管理局檔案徵集組專員 陳樺萱

壹、評鑑目的

依檔案法施行細則第6條規定略以，機關辦理屆滿保存年限之定期保存檔案銷毀作業為檔案清理的處置作業之一，亦是各機關檔案管理人員重要職責。然而，實務上常見機關因銷毀目錄前置作業程序不完備，導致銷毀目錄有所缺失，甚至衍生檔案保存風險。當檔案屆滿保存年限後，如何確保銷毀程序合法、妥適且具可追溯性，實為機關落實檔案管理應關注之重點。

貳、檔案銷毀制度與規範依據

依據《檔案法》第12條第1項規定，定期保存之檔案未逾法定保存年限或未依法定程序，不得銷毀。機關辦理定期保存檔案銷毀作業，必須符合「已屆保存年限」、「無延長保存必要」、「機密檔案應完成解密」等條件，方得送審辦理。相關銷毀作業規範可參考機關檔案管理作業手冊第16章。

因其程序涉及合法性、責任歸屬與資訊管理風險，各階段作業也同步納入評鑑指標範圍，評鑑作業流程等相關規定可參照國家發展委員會檔案管理局(以下簡稱檔案局)全球資訊網之相關資訊（機關文檔＼機關檔案管理制度＼檔案管理評鑑），檔案銷毀作業之評鑑包括評鑑項目24至28項，機關須據以檢視銷毀作業是否確實無誤。

參、檔案銷毀前置作業流程與重點

本文將依據《機關檔案管理作業手冊》與《機關檔案管理評鑑常見問答》，說明檔案銷毀之作業流程及評鑑指標。檔案銷毀作業大致分為五大階段，並對應評鑑項目如下（圖1）。

一、檔案銷毀目錄製作

作業重點：

(一) 前置檢核作業

1. 擬銷毀檔案目錄依規定格式編製、依分類號順序編訂頁碼、依規定裝訂成冊並加裝封面（每冊以不逾3公分為原則）。
2. 編製單元為案卷層級（年度號/分類號/案次號）或案件層級（年度號/分類號/案次號/卷次號/目次號）擇一。
3. 依規定格式制定銷毀計畫。

(二) 確認檔案保存年限及清理處置

1. 是否具永久保存價值。
2. 是否已屆機關共通性檔案保存年限基準之各類基準表所定最低保存年限，並符合其清理處置要件。
3. 是否已屆機關檔案保存年限區分表所定保存年限，並符合其清理處置要件。
4. 是否已屆業務相關法規或內部作業規範所定保存年限。

(三) 檔案存毀判定因素

1. 案情摘要或案由是否具體揭示案情。
2. 案由、案名是否著錄「密」或「密不錄由」，機密檔案是否完成解密。
3. 文件產生日期、保存年限等事項是否著錄完整。
4. 依檔案保存價值鑑定結果調整檔案原定保存年限者，是否檢附鑑定報告。

(四) 其他應行改善事項

分類編案及目錄著錄資訊是否妥適等（圖2、圖3）。

二、檔案銷毀目錄內部審核（評鑑項目 24：業務單位會審）

檔案銷毀目錄應送會業務單位表示意見，逐項判定是否存毀，各單位認有延長保存年限必要者，應簽註延長年限及理由，並著錄調整後保存年限及調整原因，且應留存業務單位判定之佐證文件。

作業重點：

(一) 檔案銷毀是否已踐行程序

1. 機密檔案應先完成解密。
2. 會計檔案應併附上級及審計機關銷毀同意函。

(二) 是否仍具保存價值

1. 業務參考需要。
2. 彰顯機關職能。
3. 歷史文化價值。
4. 內外在使用需求。
5. 影響民眾重大權利。
6. 未了案件。

評鑑說明：

(一) 評分標準包括：

1. 是否提供業務單位判定存毀紀錄（如會簽紀錄）。
2. 是否註明延長年限與理由。
3. 機密檔案是否有檢討解密紀錄。
4. 會計檔案是否經審計單位同意。

(二) 屬會計檔案或定型化表單者，亦列入抽檢範圍

三、檔案銷毀計畫與目錄之初審（評鑑項目 25：所屬機關目錄初審）

上級機關針對所屬機關送審目錄，應進行初審並附「審查意見表」與「檢核表」，明示存毀建議。

作業重點：

請參考檔案局訂定之「上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引」，查檢重點如下，亦可參照前揭檔案銷毀前置作業流程與重點：

1. 檔案銷毀計畫。
2. 檔案保存年限及清理處置。
3. 檔案存毀判定因素。
4. 檔案銷毀應踐行程序。
5. 其他輔導所屬應行改善事項。

評鑑之評分依據：

1. 是否提出初審意見之佐證文件。
2. 初審意見是否被採納（分為全部、部分或未採納）。初審意見若獲檔案局完全採納，且未提列其他改善意見者，評分最高。

四、就檔案局核復意見再行檢視與處置（評鑑項目 26：核復意見數量評分、評鑑項目27：改善情形）

作業重點：

(一) 針對檔案局回復意見辦理修正，檔案局5大常見核復意見包含：未依機關檔案保存年限及銷毀辦法應永久保存者、不符合基準表保存年限者、未依規定辦理檔案保存價值鑑定者、機密檔案未經檢討完成解密者、應行改善事項者。

(二) 針對該次核復提出之多項意見之改善佐證包括：確實修改銷毀目錄（含系統及紙本）、重新判定保存價值等。

評鑑說明（項目26）：

(一) 檔案局回復意見越少，則機關評鑑分數越高。完全無核復意見可得滿分。

(二) 若機關主張「未有核復意見所指內容」，應提出佐證文件並具體說明。

評鑑說明（項目26）：

計分方式為是否依照核復意見完成改善之改善率（改善項數／檔案局核復意見總項數）×100%，若改善比例未達60%則評鑑不得分。

五、執行檔案銷毀、相關目錄註記及彙送（評鑑項目28：銷毀註記與作業證明）

作業重點：

(一) 留存佐證文件：簽辦銷毀執行與監毀，並留存佐證文件如監毀照片或影片、廠商處理單據等。

(二) 紙本目錄註記：檔案銷毀目錄及案卷目次表，須註記檔案局核准銷毀文號及實際銷毀日期，並於執行銷毀後，完成承辦人及監毀人之簽章。

(三) 文檔系統註記：完成銷毀後，須於一個月內於系統註記檔案局核准文號與實際銷毀日期。

(四) 辨理目錄彙送：已銷毀之檔案，前已目錄彙送者，應將完成註記之檔案電子目錄轉出，重新辦理彙送，以維機關檔案目錄查詢網資訊之正確性。

(五) 檔案核准銷毀者，倘有提供史政機關、以微縮、電子或其他方式儲存之情形等，應於檔案管理系統相關欄位註記相關資訊。

評鑑說明：

銷毀目錄紙本註記與系統註記不完整者，採逐項扣分。紙本目錄註記需包含：核准銷毀文號、銷毀日期、承辦人及監毀人簽章，並須檢附銷毀執行作業相關佐證文件，且公文系統與檔案管理系統需同步註記。

肆、常見評鑑問答補充

伍、結語

檔案銷毀是對已無保存價值之資訊進行終極處置的審慎決策，也是檔案管理系統性整理與資源釋放的重要一環，牽涉的是法令依據、作業程序與行政責任，是一套需落實自查、跨單位協作、依法執行的任務，若能預先準備完善，可提升檔案管理效能與評鑑表現。

從檔案銷毀目錄製作、保存價值鑑定審查、檔案銷毀計畫與目錄層報初審、回應核復、執行銷毀作業、檔案管理系統註記到目錄重新彙送，每一環節皆與法定義務與評鑑項目息息相關。透過前置作業完備與評鑑指標對應準備，不僅能有效完成清理工作，更可展現機關制度健全與執行力，確保每一份檔案都在最適當的時點，完成應有的保存或銷毀處置。

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