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壹、前言

行政院自民國89年7月實施公文電子交換推廣計畫，規劃政府機關透過網路傳輸公文，為電子公文作業奠定良好基礎。後於91年進一步規劃，將電子公文交換擴及到企業、人民團體等非政府機關之公文交換G2B2C計畫。由於公文電子交換乃政府資訊傳遞時核心系統，被指定為國家關鍵資訊基礎設施之一，其資訊安全等級要求列為A級。

隨著科技演進，交換系統亦持續優化更換，為提供用戶更加安全且穩定之交換環境並強化其效能，主責機關國家發展委員會檔案管理局(以下稱本局)於105年啟動新一代公文電子交換系統研發建置，於108年完成全面上線，以部會及直轄市政府為權責機關建立統合交換中心進行公文電子交換。為使各機關（單位）進行公文電子收發傳遞時，能正確、有效且快速查詢各機關（單位）交換狀態，公文電子交換系統地址簿（以下簡稱本地址簿）彙整可參與公文電子交換之用戶代碼、用戶名稱等資訊，開放提供各機關（單位）用戶查詢使用。

貳、公文電子交換系統地址簿服務簡介

本地址簿係公文電子交換系統提供交換服務之基礎，無論從各機關、單位收發人員乃至各個交換中心，均須於進行電子公文傳遞前，運用地址簿服務查詢收文方能進行電子交換。

設想以下實務情境-位於臺北市之中央機關採紙本方式行文各地方政府，寄送之公文書除雙北市原則於2個工作日內投遞外，各縣市間平均花費2至3日，至於外、離島部分投遞時間約需3至5日。而且以郵局掛號每件最低郵資28元計算，每1,000件公文至少需郵費2.8萬元。

若是利用本服務查詢地址簿資訊，確認收文方支援電子收文後進行公文電子交換，則收文時間可大幅縮減至2小時以內，平均而言30分鐘內即可完成相關作業。除大幅提昇公文傳遞效率，亦幫各機關省下數額可觀的郵資費用。

參、服務應用與整合

1. 服務之架構與應用定位
   公文電子交換系統為兼顧安全與營運管理的便利性，採用分層集中式管理，其重點如下（圖1）：
    
   

   圖1 公文電子交換系統架構
   資料來源：作者繪製
   (一)管理層
   管理層主要工作之一，係提供交換層與機關層的地址簿服務，透過查詢地址簿資訊之結果，確認收文方可進行電子交換後，處理公文電子交換作業。
   
   (二)交換層
   目前共有26個交換中心，處理交換中心機關內部的公文傳遞，以及機關之間的跨交換中心公文電子交換作業。
   
   (三)機關層/終端層
   機關層則透過公文管理收發模組，以應用程式介面（Application Programming Interface, API）方式與交換中心進行公文電子交換作業；終端層係機關（單位）的收發人員。
   
   機關（單位）透過本地址簿所彙整提供之資料，能快速識別各機關（單位）能否交換之狀態，節省人工逐筆確認所需花費龐大時間；且避免因對象機關無法進行公文電子交換，而造成公文須重新寄送耽誤時效。
2. 服務之整合
   機關（單位）之公文管理系統開發廠商進行系統維護時，使用本地址簿所提供之資料，更新公文管理系統各機關（單位）交換狀態，可依循地址簿收文機關資料，選擇適宜之發文方式，減少錯誤往返時間。
   除了前述已內化於公文電子交換系統之地址簿服務，本局亦透過各機關（單位）或系統開發廠商回報之資料，定期維護本地址簿資料之正確性，並將地址簿資訊提供給公文系統開發廠商，各廠商便可將地址簿資訊匯入到各自開發的公文系統中，讓機關（單位）使用者能快速、便利且正確的選擇收文方資訊。

肆、服務效益與展望

1. 應用效益
   自新一代公文電子交換系統上線後，地址簿註冊用戶逐年增加，至今已逾3萬4千個機關（單位）使用，並透過持續統計電子收發文量，評估地址簿服務以及電子交換作業可節省紙本寄送之郵資量化效益（圖2）。以109年為例，全國電子交換總收發文量已逾1億4,390萬件，節省紙本寄送之郵資達17.99億元之多。
    
   

   圖2 地址簿服務以及電子交換量化效益
   資料來源：作者繪製
2. 未來展望
   本局將進一步透過線上申辦系統，讓公文電子交換新用戶申辦作業採填寫電子化表單方式進行送審，讓整體交換流程從申辦至交換作業朝向全面數位化，不僅能加快文件審核流程，省下文件往來時間，同時扣合電子交換節能減紙之初衷。
    

伍、結語

本地址簿係公文電子交換系統之基礎，本局將持續推動維運穩定、安全與便捷的電子交換強固環境。透過地址簿服務，提供各機關（單位）進行電子公文傳遞作業必要的資訊，並有效提高我國電子公文效率，共同邁向智慧政府目標。