電子公文交換網通

一、前言

公文是處理公務之文書，是政府機關和公務員表達意思的重要管道，其處理品質和交換速能攸關政府機關行政效率之良窳。因此，行政院推動公文處理電子化，其法源基礎源自民國(以下同)82年修正公布之「公文程式條例」，明定機關公文得以電子文件行之，且電子公文得不蓋用印信及簽署。83年後陸續頒布「文書及檔案管理電腦化作業規範」、「機關公文電子交換作業辦法」等法規，並於

88年7月起全面實施，為電子公文作業奠定了完善的基石。

行政院研究發展考核委員會(以下簡稱行政院研考會)依據六年國家重點發展計畫項下之「數位臺灣e-Taiwan」計畫的e化政府子計畫，規劃將電子公文交換由政府機關擴及至民間企業、人民團體等非政府機關，期建立政府與企業、民眾溝通互動的新模式，並於91年10月起開始推動公文交換G2B2C計畫(政府-民間企業-一般民眾，government-to-business-to-citizen)。99年7月22日國家發展委員會組織法(草案)研擬工作小組檔案管理分組第1次會議決議，為達成政府組織改造推動文檔合一政策，行

政院研考會之公文資訊系統相關管理業務於101年起移撥至檔案管理局。

二、公文電子交換處理流程

機關公文電子交換作業就是透過網際網路，以電子方式傳遞機關與機關之間的公文，其處理流程

如下(服務示意圖如圖1)：

(一)發文方將文書製作所產生的公文，轉換為「文書及檔案管理電腦化作業規範」中所規定的

XML 共同傳輸格式。

(二)以前置處理作業將此格式予以安全認證處理，利用智慧卡設備及向政府憑證管理中心(例如行

政院研考會GCA政府憑證管理中心)申請的電子憑證，確認發文方身分後，再將電子公文傳送出去。

(三)經電子認證之電子公文透過網際網路傳送至收文方後，先利用收文方的電子憑證確認接收無

誤後，收文方之前置處理作業即可解開電子公文並列印公文，再循收文程序辦理後續作業。

      (四)各機關亦可將XML公文格式轉入其內部公文管理作業系統中。

三、公文電子交換架構

91年公文G2B2C電子交換計畫實施迄今已有多年，為兼具現有公文電子交換系統之優點，提高系統運作本益比，落實機關分層負責。因此行政院研考會於97年規劃第4代公文電子交換系統，包含e公務交換中心層、以縣市政府或部會本部為主的交換中心層、交換機關層等3層式運作機制，系統運作

概如圖2所示：

四、推動現況

截至100年12月，以縣市政府或部會本部為主的交換中心層建置情形，於中央部會共建置有內政部、法務部等27個統合中心，地方政府共建置有新北市、基隆市等20個統合中心；交換機關層建置情

形，共有10,038個政府機關參與及58,859個民間企業參與。

五、執行效益

目前從中央到地方縣市政府、國營事業、學校、公所及衛生單位等均已實施公文電子交換作業，每日電子交換之公文達12萬件，不但培植了民間公文製作、公文管理及交換領域之資訊廠商，對提升

企業之競爭力及國家ｅ化形象，均有顯著效益，說明如下：

(一)公文及各類申請案件採行電子交換方式執行，機關間的公文傳送效率，從1-7天縮短至2個小

時內完成。

      (二)公文交換採電子方式辦理，對民眾服務更為即時、落實政府與民眾雙向溝通。

(三)各類屬通報周知、傳閱性公文登載於電子公布欄，公務同仁可同時上網瀏覽知悉，可減少公

文層轉，促進機關資訊流通共享。

(四)推動政府機關文書處理標準化，有效減少因操作平台不一致所需辦理之教育訓練。

(五)經由新服務介面之整合，各機關內部流程將趨於劃一，有利提升政府整體服務品質，進行組

織改造。

(六)推動跨機關公文管理資訊系統整合，有利推動跨機關資訊交換與流通，提升機關競爭力，縮

短服務落差。

(七)推動民間參與公文電子交換，將帶動民間企業投資企業電子化，普及企業B2B2C政策，以加

速產業升級，提升國家整體競爭力。

六、結語

隨著網際網路的普及，各機關對公文電子交換效能之要求，及對公文資訊產生乃至利用之需求亦不斷提升。依據環境永續政策推動電子公文節能減紙方案，將擴大機關實施公文電子化處理，並進行公文線上簽核作業，朝全面電子化方向邁進；另外，民間企業、人民團體等非政府機關，亦可透過公文流程電子化，更有效率地處理與政府機關往來的各類案件，間接提升政府施政效能及決策品質，達到創新政府與民眾溝通互動模式。因此，公文交換比率愈高，愈能加速公文線上簽核作業之實施，公文全程電子化不僅是技術及工具的革新，也將進一步激發公務員在觀念、方法、流程的全面革新，成

為驅動政府進步的原動力。

參考資料：