（一）分類層級未具關聯性或層級關係不明確

檔案分類標記應具邏輯順序，並能反映類目間之相互關係及層級，換言之，不同業務性質之檔案內容，不宜歸入同一類目層級中。例如在「人事」類的「考訓」綱中，可置「考績獎

懲」、「訓練進修」等目，而「待遇福利」、「退休撫卹」等目就不適合置入該綱中。

（二）分類過粗或過細

分類過粗，將導致同一類號下檔案內容過於龐雜，且無法有效區分不同保存價值之檔案。例如若把「考績獎懲」定為同一類號，則有關年終考績、平時考核、重大獎懲、一般獎懲等相關文件均歸入同一類號；這些檔案保存價值各有不同，保存年限長短不一，歸於同一類號，就無法妥適判定該類檔案的保存價值了。反之，若分類過細，將導致區分表中檔案分類

項目過於紛雜，將影響未來檔案清理的效益。

（三）區分表未能含括機關職掌業務項目

區分表係各機關業務文件歸檔之依據，應能涵蓋機關職掌業務項目。故機關於編訂區分表時，應檢視機關組織規程、辦事細則或分層負責明細表等所列工作項目及內容，確認各項業

務文件均有適當之類號可供使用。

（一）各層級類目名稱過於相近或未具互斥性

例如「人事」類之「俸給待遇」綱，其下可區分「薪俸」、「加給」、「獎金」、「其他給與」等各目，各目名稱代表不同業務內容，彼此不同。若機關人事業務量較少，則可將部分類目整合為「薪俸加給」與「獎金與其他給與」兩目；甚且亦可僅使用「俸給待遇」綱，

無須再向下增列下一層級之類目。

（二）類目名稱過於冗長

例如類目名稱「觀光文宣、摺頁及書刊手冊之規劃編印、發行及推展」，其文字過於冗

長，建議可修正為「觀光宣傳資料整編」。

（三）類目名稱未具體明確

例如類目名稱「土地開發重要業務」與「區段徵收重要案件」，所稱「重要」，似嫌含糊；既有「重要」事項，是否另有「一般」事項？建議應於內容描述中敘明「重要」事項之

具體內容，並儘量避免類此不夠具體之陳述。

（一）類目名稱與內容描述不符

內容描述應針對該項類目檔案內容加以說明。機關送審之區分表最常出現的問題就是類目

名稱和內容描述未具關聯性，或兩者彼此的涵蓋性不足。

（二）內容描述與類目名稱相同或過於簡略

例如類目名稱「工作計畫」，內容描述為「工作計畫相關文件」，建議修正為「本機關施

政計畫與專案計畫擬定、陳報等相關文件」。

（三）內容描述未呈現機關於該項業務之權責

機關業務權責不同，所產生檔案之保存價值亦不同；屬本機關主辦者，其檔案保存年限應

較非本機關主辦事項者為高。

（一）業務性質相近，檔案保存年限卻不一致

例如某機關辦理婦女、兒童及老人之保護、收容、安置工作，其業務性質相似，保存年限卻有永久保存、10年、5年之別。類此業務性質相近者，檔案保存價值應趨於相似，以訂定一

致之保存年限為宜。

（二）以滿足保障民眾權益及提供法律信證與行政稽憑為原則

例如與民眾權益有關且符合一般民法請求權之業務項目，其檔案保存年限不宜低於15年。又如公寓大廈管理組織報備相關文件，因公寓大廈管理組織與公寓大廈公共事務之決定及運

作密切相關，且涉及住戶權益，建議改列永久保存。

（三）「其他」類檔案保存年限不宜過長

類目名稱「其他」，係提供無專屬類目或較不重要之檔案使用，其保存年限不宜過長，一

般以保存5年以下為宜。

（四）適用「機關共通性檔案保存年限基準」之檔案，應依各類基準 表規定，賦予適當保存年限。

（一）檔案保存年限與清理處置方式不相對應

保存年限列永久保存者，清理處置僅能為「列為國家檔案」或「機關永久保存」；保存年限列定期保存者，清理處置僅能為「屆期後鑑定」或「依規定程序銷毀」；其對應關係不可

交錯為之。

（二）檔案保存價值暫不明確者，應定為「屆期後鑑定」

對於檔案之保存年限難於編訂區分表時判定，且可能因時空環境變化或個案狀況而需調整保存年限者，其清理處置應定為「屆期後鑑定」，俟屆滿該年限後，機關需辦理檔案保存價

值鑑定，再行檢討修正該項（類）或個案之保存年限，據以判定後續檔案清理處置方式。

（一）該類目屬調查統計、機關出版品編印、專案研究等，因該等報告應永久保存1份，其備註欄應
            註記「統計調查報告應永久保存1份」、「本機關出版品至少應永久保存1份」或「研究報告
            應永久保存1份」等文字。

（二）該類目檔案之保存年限計算有特殊情形者，應於備註欄註記。

例如機關非消耗性物品之保管、報廢文件之保存年限為3年，但「保存年限係自物品報廢

之日起算」，故應於備註欄註記保存年限計算方式之說明文字。

（三）不宜於備註欄填列該類目檔案內容之補充說明。

例如「車輛管理」類目內容描述為「車輛使用、維護及檢驗等紀錄及相關文件」，其備註欄另註記「含車輛肇事理賠紀錄」；類此情形，應將「車輛肇事理賠紀錄」併入內容描述

中，不應填註於備註欄。