「三心二意」創新檔案管理

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國立中正大學檔案室

檔案是歷史的軌跡，唯有透過檔案紀錄方能回顧歷史、鑒往知來，顯見檔案管理的重要性。檔案管理是一門大學問，看似枯燥又乏味，但中正大學文書組的同仁將它化為創意與藝術

的工作，以下就特殊績效和創新作為的部分與大家分享。

國立中正大學總務處文書組組長陳淑美

壹、「三心」達成績效、「二意」加值服務

首先，同仁們認為從事檔案管理工作必須秉持「三心二意」的理念，何謂三心？是「用心、細心、耐心」，即用心規劃，博取首長重視；細心整卷，便於保管維護；耐心清理，俾利戮力徵集。所謂二意？

是「誠意、創意」，即以無限誠意宣導檔案應用，提供便捷服務；發揮多元創意與巧思，推廣檔案加值。

貳、從八大面向落實績效目標

基於「三心二意」的理念，同仁們又腦力激盪出各種面向的管理準則，並以七言詩句自我期許，完成

多項具體績效。

一、整體規劃

「規劃周延寄意深，上下一心志成城，他山之石勤攻錯，破舊立新績效升」。研訂「檔案管理中程(99-101年度)發展計畫」及各項子計畫，投入大量經費資源，達成包括：培養檔管人員專業技能，加強檔案應用創新觀念；提升校內行政同仁文書及檔案管理知能；改善檔案庫房設施，確保檔案安全保管；加速檔案清查作業，維護檔案保存的完整；強化檔案管理資訊化，提高檔案管理品質；健全檔案開放應用，便捷檔案應用服務；進行校史館再造，讓校史檔案發揮多元功能價值；調整文書組內空間配置，重新設計檔案管理作業動線

等八大績效目標。

二、保管維護

「建檔上架掌分寸，左右上下有乾坤，標示有序分顏色，去酸去霉願永存」。以顏色區分檔案類別及保存區；進行去霉及夾層脫酸檔案維護處理；針對永久檔案盒，加貼「夜光

標籤」，便於停電時緊急搶救。

三、清查徵集

「清查銷毀需仔細，鎖密解密守分際，徵古納今檔案豐，百年照片話紫荊」。訂定檔案清查(含機密檔案)計畫，進行解降密檢討，辦理2次檔案銷毀作業。另訂定「校史文物檔案徵集辦法」及「檔案保存價值鑑定小組設置要點」，辦理檔案徵集活動，召開檔案保存價值鑑定小組會議，鑑選校務核心

會議紀錄、老照片及學籍資料入庫保管。

四、檔案應用

國立中正大學檔案整卷、保管維護說明

國立中正大學藝術套卡及校史專書

「多樣宣導收神效，訪客互動意趣高，資料匯整便查詢，服務唯誠足堪傲」。設計檔案應用宣傳Logo，製作檔案藝術套卡、七言詩書籤；設置多樣性宣導牆及績效宣導海報；自建本校

檔案目錄簡易查詢系統；架設「檔案e網通」宣導網站。

五、檔案加值

「裝置藝術樂創新，舊物展陳憶昔景，發明著作願澤人，加值成果鐵成金」。拓展檔案藝術與趣味應用、擴充珍貴手稿展示、製作校史檔案電子書，建置線上校史檔案展；編撰校史專書；設置互動式「百萬大學堂」遊戲專區(含「檔案達

人」及「校史達人」)；舉辦「驚蟄-光之中正」校史檔案展。

六、安全典藏

「文書檔案是珍寶，消防監視不可少，出入溫控詳紀錄，防災演練穩牢靠」。拆除庫房天花板及管線，擴充除濕機送風管線，安裝溫溼度遠端監控系統，張貼緊急避難螢光指標。另訂定庫房安全維護管理要點，研擬庫房緊急應變

計畫，進行備援電力異常、地震及火災之防救模擬演練。

以檔案導讀校史演義：公文燈球

檔案裝置藝術：夏艷特展

七、充實專業

「多方學習立標竿，法令脈動胸了然，實務操作職能精，研習訓練技深諳」。進行標竿學習7場

次，參加校外專業訓練7場次，舉辦5場法令宣導講座，辦理10場實務研習會。

八、數位運用

「整合規劃力研發，資料影音數位化，雲端載用新紀元，戮力求精創新法」。自行研發公文線上簽核及檔案管理系統，落實文檔合一；系統資料庫，遵循學校電子計算機中心與財團法人

國家實驗研究院國家高速網路與計算中心之異地備援機制。

參、精誠所至、金石為開

在本校吳志揚校長及各級主管的支持下，同仁們歷經近二年的辛苦努力，終於使中正大學的檔案管理作業成效，獲得檔案管理局的肯定，榮獲「第九屆機關檔案管理金檔獎」。於得知獲獎當下，文書組同仁莫不欣喜萬分，對這份得之不易的殊榮，深感功不唐捐。當然，我們對於評獎委員所提的缺失與建議，仍

國立中正大學圓滿達成八大績效目標說明

虛心檢討持續改善，期能精益求精，更上一層樓；並希望在自行研發「文檔合一」之整合系統上，有更卓越亮麗的成績。

獲獎後，許多機關學校慕名前來進行標竿學習，同仁們懷著感恩回饋的心，與參訪者分享經驗、敘述參獎過程、解說評獎重點，以增強其自信心。在此次評獎過程中，委員對我們二項獨特作法頗為讚譽：第一是文書組聯合校內圖書館將檔案與校史結合加值應用，與電算中心共同研發文檔合一系統，又與教務處合作將學籍檔案重新整卷入庫保存，充分發揮校內單位合作無間的精神，實足為其他機關學校的楷模。其次，透過參加校外專業研習，針對好課程再次邀請講師蒞校演講，藉此宣導法令，指導業務，此做法亦值得其他機關學校學習。最後，謹以本校績效海報

內容與檔案界的先進同仁共勉之。