中呈雋永-忠實呈現檔案價值，雋永於民心

中和地政事務所「中呈雋永-地政檔案文物聯展」

新北市中和地政事務所(以下簡稱本所)轄區包含中和、永和，以「中呈雋永」為檔案管理的願景，訂定「一步一腳印，字字足跡」為核心目標，循序漸進提升檔案管理品質，藉由參與金檔獎凝結了本所同仁的向心力、團隊心，才發現我們原來可以做得這麼好!不倦耕耘的努力，終於嚐到了「奪金」的甜美果實，著實的讓每個人生命中寫下完美的一頁。   原任新北市中和地政事務所主任 邱君萍 (現任新北市三重地政事務所主任)

凡事「萬事起頭難」!本所歷經原址拆除搬遷及重建後，終於擁有了嶄新的辦公廳舍。歷時6年整理及搬遷檔案期間，最令檔管人員感到困擾的便是該從何清理老舊檔案？「機關檔案管理作業手冊」便是檔案管理的指引明燈，從檔案管理規劃、評估、規範、依據、執行…等各項管理步驟鉅細靡遺，因此成為各課室檔管小組成員爭相閱讀的寶典!

面對挑戰，規劃藍圖

首先，我們遵循「PDCAB」(「全面品質管理」之縮寫，係指計畫Plan、執行Do、檢討Check、改進Action、標竿學習Benchmarking)的步驟，統計檔案數量、評估作業人力及經費等因素後，分別訂定中長程及年度工作計畫、相關要點、子計畫及SOP，據以執行並不斷改善，終於建立完整的架構，將原有零亂破散的拼圖碎片編成一幅美麗且完整宏圖。

重裝整理，破蛹為蝶

我們先將優先需要改善的6萬多件永久保存紙質類檔案進行整理，檔管人員辦理教育訓練培訓種子人員後，著手進行拔釘、穿線、過大過小紙張整卷、更換檔案容具等作業，過程中處理的檔案已高高淹沒承辦同仁及辦公桌的案件及公文，回顧當時的照片，最令人感動的是一位資深的阿嬤同仁，為了看清檔案內容不惜長時間將老花眼鏡架在鼻樑上，認真的模樣不禁讓人肅然起敬! 拆除危害紙質類檔案的「毒瘤」過程中不少同仁不幸被尖釘攻擊受傷，為了不影響排定進度，各課紛相加班支援；在全所同仁齊心努力下，居然比預定期程提早完成公文庫房全部共計27萬多件檔案整理。 比對整理前後庫房的差異，看見從凌亂無章、破損老舊到井然有序且明亮整潔的蛻變，有種將不起眼的石頭磨成發光鑽石的成就感，暗自欣慰我們擁有一群年輕、有幹勁、有效率且團結一心的檔管生力軍，為我們的得獎之路打下紮實的基礎。

全所總動員整理後的檔案庫房

編案細緻，嚴格要求

立案作業是依本所「檔案分類及保存年限區分表」規定辦理檔案分類及區分保存年限，每年皆依實際狀況檢討修訂案名清單，以及放置於本所內部網域供同仁使用，且針對歸檔卷數過多之分類號，依案件內容及性質修正案名並新增案次號，重要案件採一事一案處理，達到編案細緻化之效益；另，編目建檔必須嚴格要求執行每日案件編目著錄，並遵循案情摘要能呈現案情大綱、相同概念事項著錄要有一致性等原則辦理，而完成編目建檔之檔案目錄，依規定期程彙送至國家發展委員會檔案管理局「機關檔案目錄查詢網」，以利民眾查詢應用。

除了檔管人員自我嚴格要求外，本所還首創「公文缺失記點表」，歸檔時針對公文製作、簽核、送發文及其他各項缺失逐一檢核，若有錯誤即退回承辦人要求補正，建立內部稽核制度，達成公文歸檔零缺失，也因此，檔管人員只要手上拿著公文卷夾行走在各課辦公室，坐在座位上的承辦人就有如看到審判官一樣驚慌不已，緊緊盯著檔管人員行走動線是否接近自己，當辦公桌收到退件的公文及記點表時就如大法官敲下法槌定罪一樣，藉此記點制度加深承辦人對公文製作的注意事項，有效提升本所公文撰寫品質及歸檔作業正確性。

活化檔案，卓越創新

基本功打好基礎後，再來就是規劃如何將我們的成果展現給民眾，冷冰冰的檔案無法引起社會大眾的共鳴，於是我們在各樓層設置立體檔案櫥窗，每半年更換一次主題並搭配集章送好禮活動，更與地方文史單位－中和庄文史研究協會聯合舉辦「典藏　時代の印記」雙和老舊影像展，透過新聞稿及臉書網站、海報等管道強力宣傳，成功吸引洽公民眾及附近居民的目光，活動反應非常熱烈！志工媽媽甚至開心的打電話呼朋引伴來參加，可愛又真實的反應讓我們開心不已。

在推廣櫥窗櫃展覽頗受好評後，我們接續挑戰常態性展覽，藉由檔案蒐集及向外部資源網羅徵集後，規劃出了「中呈雋永-地政檔案文物聯展」。開展當天更邀請鄰近國小師生一同參與，其中雙和轄區地段拼圖及測量儀器操作體驗備受小朋友喜愛，玩起來不亦樂乎，率性童真表露無疑；地政士及志工們提供的珍藏地政文物(如早期的木製營造執照、民國21年的賣契)，更是讓參觀的民眾讚嘆不已。回收問卷時看見「這是場很用心經營的展覽、內容豐富多元、導覽人員講解很完整且互動性高」等讚美鼓勵的字句，讓本所主管及同仁們的規劃準備及努力付出得到了最大的肯定!

本所資訊尖兵也自行撰寫Win觸控及網站線上「檔案應用專區」程式，將各項檔案資料、展覽及宣導花絮電子化方式呈現，讓民眾不用出門也可以看見檔案應用的成果。

標新立異，耳目一新

從檔案整理、清理、庫房及應用都努力完成後，最重要的就是要如何讓民眾留下深刻的印象，讓順應潮流且貼近民心的idea將我們的用心深刻的留在使用者腦海中?在同仁隨口建議「拍個微電影吧!」這句話開始，各課室絞盡腦汁、無所不用其極的編出了5個劇本，最後雀屏中選的劇本是用跨時空、跨國界的愛情故事「待續」，同仁為了畫面的完整度，求好心切的心態下更前往松山機場及臺北市特有日式建築物取景，自拍自導自演自己剪輯的成果，果然成功吸引民眾的目光!後續的漏網NG鏡頭更讓前來參訪的機關同仁們笑的合不攏嘴。

	本所網站「檔案應用專區」提供多元服務 中和地政檔案應用微電影－「待續」

相扶相持，共享榮耀

籌備參與金檔獎初期，一切都還在摸索起步的階段，參訪了許多標竿機關，他們面對我們菜鳥群的問題攻擊都能耐心且細心的講解。獲知入選至實地評獎不到1個月的時間，也多次向新北市板橋地政事務所檔管前輩們請益，他們也義不容辭的傾囊相授，讓我們感受新北地政一家親的溫馨。

參獎的過程著實辛苦，在全所總動員過程中同仁常要犧牲假期加班協助，也常在疲累中相互鼓勵，大家的共同目標就是「奪金!」，在此信念下不斷努力，終於嚐到了豐碩的果實，更在每位同仁心中留下了一頁鍍「金」的檔案。