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乾坤挪移─檔案移交之武功心法
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各機關因為改組、部分業務移撥或裁撤等情形，必須辦理相關業務的檔案移交作業，本文針對檔案移交之標準作業流程及常見實務問題進行分析，提供檔案管理人員參考。
國家發展委員會檔案管理局檔案徵集組科員 葉志清 |
壹、前言
為因應行政院組織改造以及縣市改制直轄市，各機關因改組、部分業務移撥、裁撤（含公營事業移轉民營），或是受政府委託行使公權力之團體於受託主體變更、受託事項契約完成或終止時，須配合辦理檔案移交相關作業。國家發展委員會檔案管理局（以下簡稱本局）雖已編訂相關作業手冊供各機關參考，但實務上機關仍常遇到各種檔案移交的相關問題，為解決機關檔案管理人員的疑惑，就讓我們回顧檔案移交的標準作業流程，並探究解決常見實務問題的錦囊妙計。
小提醒：移交與移轉可別搞混囉！兩者之區別請參見下表
表1 檔案移交與移轉之比較
| 移交 | 移轉 | |
|---|---|---|
條件 |
1.機關改組 2.部分業務移撥 3.機關裁撤 4.受政府委託行使公權力之團體於受託主體變更、 受託事項契約完成或終止時 |
1.檔案屆移轉年限經本局審選或機關鑑定具國家檔案價值 2.機關裁撤，其檔案經本局審選具國家檔案價值 3.依國家檔案徵集計畫規劃期程 |
檔案性質 |
永久保存及定期保存檔案 | 永久保存檔案 |
主體 |
機關VS.機關 | 機關VS.本局 |
實例 |
原行政院研究發展考核委員會政府出版品管理處配合行政院組織改造，部分業務移撥至文化部人文及出版司，須辦理相關檔案移交 | 行政院依國家檔案徵集計畫，經本局辦理檔案審選後，將檔案移轉至本局典藏 |
適用規定 |
1.檔案法 2.檔案法施行細則 3.機關檔案管理作業手冊 4.行政院及所屬各機關組織調整作業手冊 5.縣市改制直轄市檔案移交作業手冊 |
1.檔案法 2.檔案法施行細則 3.國家檔案移轉辦法 4.機關檔案管理作業手冊 |
貳、 基本功—移交作業之教戰守則
策略1：5W1H
檔案因何移交（Why）?要移交給誰（Whom）?移交哪些檔案（What）?何時移交（When）?在哪移交（Where）?如何辦理移交（How）?以上5W1H，是檔案管理人員辦理檔案移交必須先行思考的6個主要問題。
策略2：SOP
接下來，我們就進入移交作業的實戰程序，為了便於理解，請參考圖1「檔案移交標準作業流程」的各步驟詳細說明，並在其中「編製檔案移交目錄及交接紀錄各1式2份」之步驟，輔助搭配圖2 「檔案移交目錄參考格式」與圖3「檔案移交交接紀錄參考格式」：
 圖2 檔案移交目錄參考格式 |
 圖3 檔案移交交接紀錄參考格式 |
參、 進階功—常見問題之解答祕笈
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機關組織之調整型態如為組織精簡、內部調整，或改隸、改制為獨立機關或其他改制（如行政法人），且無業務移出及移入情形者，得免辦理檔案移交，檔案仍由原機關保管。惟配合業務調整，如有需重新訂定或修正檔案分類及保存年限區分表者，應依規定程序送交本局審核。另，機關代碼有變更者，請於組織法規施行日2個月以前函知本局，辦理機關檔案管理資訊網新機關代碼登記及彙送帳號申請作業，本局即將原機關檔案目錄彙送資料，轉換至新機關代碼下。 |
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機密檔案移交前，應依國家機密保護法、機密檔案管理辦法、文書處理手冊或相關業務法令規定，辦理機密等級之變更或解密事宜；屆移交期限仍未解密者，仍應造冊交予檔案接管機關。 |
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檔案移交機關應查檢各業務承辦人員之案件歸檔情形，對於辦畢而未依規定期限歸檔者應辦理稽催；經核准延後歸檔而未歸檔之案件，應作成紀錄，併同列入移交。另，檔案接管機關應促請檔案移交機關，就未歸檔之案件賡續稽催歸檔後，另案辦理移交。 |
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於移交前已完成編目建檔者，接管機關無須重新辦理立案編目。至未完成立案編目之檔案，接管機關應依移交機關之原分類表賡續辦理檔案分類編案及編目建檔作業，惟無論移交前已完成或未完成立案編目之檔案，均應於分類號前增加代碼，俾與接管機關之檔案有所區別。 |
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若移交機關之檔案目錄已彙送至本局者，應將完成移交註記之檔案，依規定格式轉出檔案目錄電子檔，重新彙送至機關檔案目錄查詢網，進行目錄更新。後續接管機關應於接管之檔案電子目錄附註項「檔案徵集註」及「典藏歷史註」欄位，分別著錄檔案取得方式為「移交」、檔案移交機關及其管有時間後，重新辦理檔案目錄彙送作業。為簡化機關作業，如涉需轉換原機關代碼(移交或接管機關擇一)所有目錄彙送資料至新機關代碼者，得洽本局應用服務組協助。 |
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檔案移交機關之全部業務分別移撥至二個以上機關者，可於完成所有檔案點交作業後，函請本局免予辦理移交檔案目錄彙送，本局將於其所有接管機關均已完成接管檔案目錄彙送後，以移交機關代碼為主體，協助刪除其存在於機關檔案目錄查詢網之全部目錄彙送資料。 |
問題1：如果機關只是組織精簡、內部調整，或改隸、改制，還需要辦理檔案移交嗎？ 肆、 結語
各位看倌，檔案移交雖然並非檔案管理人員的例行業務，但是如果遇到了，千萬別害怕，只要熟練上述基本功與進階功，掌握其中的武功心法，面對問題，必能按部就班做好檔案移交作業，順利完成任務！
參考資料：
1.
國家發展委員會全球資訊網(行政院組織改造/檔案移交專區)，(http://www.ndc.gov.tw/m1.aspx?sNo=0055063)(民104年1月21日讀取)。
2.
檔案管理局，《機關檔案管理作業手冊》（臺北：檔案管理局，民99）。
3.
檔案管理局，《檔案法令彙編》（臺北：檔案管理局，民99）。
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