沒那麼難!受理檔案應用申請的五大絕招
新北市政府中和地政事務所檔案應用申請區 圖片來源:國家發展委員會檔案管理局 |
民眾向機關申請閱覽、抄錄或複製檔案,受理機關應如何協助民眾應用檔案呢?什麼人都可以申請嗎?有什麼規定?要如何踐行程序?您是否對相關作業疑惑不解呢?其實,真的沒那麼難! 檔案應用申請屬於民眾的資訊請求權,攸關個人權益的保障,所以機關受理應用申請時,應秉持為民服務的精神,積極任事,以追求優質的檔案應用服務境界。本文將以淺顯易懂的方式,讓您迅速掌握檔案應用申請作業的要領,值得一提的是,本局同仁首次公開「五大絕招」與各位讀者分享! 國家發展委員會檔案管理局應用服務組科員 李惠美 |
壹、檔案應用五大絕招
檔案法(以下簡稱本法)第1條規定:「為健全政府機關檔案管理,促進檔案開放與運用,發揮檔案功能,特制定本法」。本法開宗明義揭示,檔案管理之目的是促進檔案開放與運用,其立法精神就是要落實政府資訊公開,滿足民眾知的權利。
小提醒:所謂「陽光是最佳的防腐劑」,陽光法案係指行政程序法、檔案法、國家機密保護法、政府資訊公開法等一系列法律立法,目標是落實政府資訊公開化與透明化,建立社會大眾監督機制,並促進民主參與。
本法第2條第2款規定,檔案是指「各機關依照管理程序,而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件」。政府資訊公開法(以下簡稱政資法)第3條規定:「政府資訊係指政府機關於職權範圍內作成或取得而存在於文書、圖畫、照片、磁碟、磁帶、光碟片、微縮片、積體電路晶片等媒介物及其他得以讀、看、聽或以技術、輔助方法理解之任何紀錄內之訊息。」由此可知,本法適用對象限於依照管理程序而經歸檔管理之政府資訊,其餘不具有「檔案」性質者,則適用定義涵蓋範圍較廣之政資法,亦即「檔案」屬於「政府資訊」之一部分,且從法律性質而言,政資法乃資訊公開法制之普通法,檔案法屬資訊公開法制之特別法(註1)。 |
圖1 檔案與政府資訊的關係 |
因此,各機關依法定職能運作,產生可供業務參考、行政稽憑或涉民眾法定權益之紀錄,未歸檔前,因尚未構成檔案之要件,係屬政府資訊範圍,民眾若申請應用,則依政資法規定辦理;若依法完成歸檔程序後,民眾申請應用,則優先適用本法。
小提醒:本法第1條第2項規定「本法未規定者,適用其他法令規定」,檔案既為政府資訊之一部分,如檔案法所未規定者,應併適用政資法規定處理。(最高行政法院100年度判字第2222號判決參照)
公務員依法行政,辦理檔案應用申請程序時,必須先瞭解相關法令依據以及作業規定。本法第17條規定:「申請閱覽、抄錄或複製檔案,應以書面敘明理由為之,各機關非有法律依據不得拒絕」。亦即檔案應用以開放為原則,限制為例外。同法第19條規定,檔案應用申請案之准駁,應自受理之日起30日內,以書面通知申請人。其駁回申請者,並應敘明理由。
小提醒:本法第1條即以促進檔案開放與運用為立法意旨,第17條明定各機關非有法律依據不得拒絕民眾閱覽、抄錄或複製檔案。此所稱之法律依據,除本法第18條限制應用之規定外,尚包括其他法律之規定,例如政府資訊公開法第18條所列各款規定,亦得限制之。(最高行政法院96年度判字第1426號判決參照)
檔案應用申請程序包含「檔案應用申請」、「審核及回覆」、「準備檔案」、「閱覽抄錄或複製檔案」、「還卷」、「調查統計」等作業事項,且可進一步辦理「檔案應用服務推廣」作業。
如果機關面對檔案應用申請案,無法滿足民眾需求時,往往成為另一件民眾陳情案的開始。因此,機關受理檔案應用申請案時,多一點同理心,以耐心、用心、誠心的服務態度,將減少許多不必要的爭端。此外,檔案管理人員更應精進相關法規與作業知識,以創造優質的檔案應用服務。
貳、常見Q&A
Q1: | 外國、大陸人士可不可以申請應用檔案? | |
A1: | 「檔案」係「政府資訊」之一部分,故本法未規定申請人資格部分,適用政資法第9條規定,外國人則採「平等互惠原則」,以該國法令未限制我國國民申請提供其政府資訊為限,才可申請(註3)。至於大陸地區人民、香港及澳門居民,由於不符政資法第9條規定之要件,不得申請應用(註4)。 | |
Q2: | 民眾申請應用檔案時若未載明檔號,可否以要件不備為由駁回申請? | |
A2: | 機關受理申請案時,若申請人不知正確的檔號、內容要旨,或申請範圍過大,且申請應用之檔案確實屬機關管有時,基於便民服務與行政效率,建議以機關所管有的公文檔案管理系統或本局建置之「機關檔案目錄查詢網(NEAR)」,協助申請人查詢相關目錄確認,並以另紙方式補正相關資料,不宜以要件不備或資料不全逕予駁回。
小提醒:如申請應用檔案的數量過多時,得協助申請人篩選資料,以縮小查詢範圍,並與申請者協商分批審復。 |
圖4 機關檔案目錄查詢網畫面 |
Q3: | 提供應用檔案中,如僅其中一部分有限制公開或提供之情形,應如何處理? | |
A3: | 核准應用之檔案,如僅其中一部分有應限制公開或提供之情形,應採「分離原則」,去除不得公開部分,就其他部分儘量公開或提供。檔案可拆卷者,將不宜公開之部分抽離後提供應用;檔案不可拆卷者,將不宜公開之部分適當隱藏或遮掩後以複製品(如影印或電子檔等)提供應用,其抽離或遮掩情形並應註記於檔案應用簽收單告知申請人。 |
圖5 遮掩處理後的範例:可將檔案數位化 (或翻拍)後再遮掩處理 |
Q4: | 民眾向機關申請應用檔案如何收費? | |
A4: | 依本法第21條規定,得依本局所定之「檔案閱覽抄錄複製收費標準」辦理,或依權責與其主管法令規定自訂收費標準,並依規費法所訂程序報經主管機關同意後實施。 | |
Q5: | 檔案法、政府資訊公開法及行政程序法之適用關係? | |
A5: | 民眾申請閱覽或複印,應視其是否為行政程序進行中之案卷及是否業經歸檔管理之檔案,優先適用不同規定,並由機關視具體個案情況,分別依行政程序法第46條、本法第18條、政資法第18條等相關法令決定是否提供。 |
參、結語
檔案應用申請是民眾的資訊請求權,更攸關個人權益的保障,因此,機關受理應用申請時,應秉持為民服務的精神,耐心協助民眾查詢所需檔案,如有限制提供應用的情形,亦應有明確的法律依據告知民眾。透過上述的「五大絕招」,希望能解答各機關檔案管理人員受理相關案件時的常見疑問,進而提供優質的檔案應用服務!