檔案管理A.P.P.
臺北市內湖區戶政事務所網站Logo合成
回想甫調任檔案室，在前內湖區戶政事務所林聰明主任一句：「相信妳可以從小樹變成大樹的！」賦予我爭取金檔獎的重責大任，靠著許多檔案管理先進的協助，巫秋燕秘書的指引，及家人同事的支持下，依循著檔案管理A.P.P.（應用、保存、傳承）持續精進，從懵懵懂懂，一步步努力成長邁向得獎之路。
臺北市內湖區戶政事務所課員 林京霈
承載臺北市內湖區戶政事務所（以下簡稱本所）歷史與記憶的檔案室，不僅保存了公務文書，更保存了自日據時期以來，所有市民的重要身分紀錄，這樣看來沉靜的地方，一待已將近4個年頭，其中最令人難以忘懷的，便是歷經2年多的準備，在全所同仁們齊心努力下，使本所獲得第10屆金檔獎，自己亦受肯定獲得第11屆金質獎的殊榮。
這一路走來，本所以「應用（application）、保存（preserve）、傳承（pass down）」作為檔案管理的中心理念，也是我持續精進的行動A.P.P.，點滴分享如下：
應用（application）：以檔案應用展深化檔案管理的視野
應用方面，以廣受好評的「印象內湖‧記憶戶動」檔案應用展為例，囿於金檔獎開辦以來，幾乎屆屆都有戶所獲獎，民眾生、離、死、別的珍貴戶籍檔案，亦以不同面貌呈現於各戶所應用展中，這讓首次策劃展覽的我苦思如何能突破前人標竿，除了四處觀摩不同類型的展覽，亦向國家發展委員會檔案管理局（以下簡稱檔案局）辦理的檔案展覽汲取經驗。
所幸在巫秋燕秘書的帶領下，召集了一群有創意、肯苦幹的同仁，耗費將近1年多的時間，以小組討論方式進行構思，創新採取戶所、社區大學與地方文史工作者跨界合作模式，大幅增加展覽豐富性，儘管籌劃過程總會遇到挫折，但看見展覽獲得媒體正面報導及深獲民眾肯定時，內心無比感動。(圖1、圖2)
圖1 ：「印象內湖‧記憶戶動」檔案應用展
圖2：內湖國小續展活動(蔡真益攝)
保存（preserve）：以檔案清理作為檔案管理的基石
保存方面，這是檔案管理最基本也是最重要的環節，剛從櫃檯人員調任檔案管理工作時，原有另一位資深同仁主責檔案與金檔獎的準備業務，我只是協辦的角色，一切都還在懵懵懂懂時，4個月後那位資深同仁就退休了！
有天主任問我：「金檔獎準備得怎樣了？」突覺一陣錯愕，只好勇敢地報告檔案保存的現況，是無法參加比賽的！主任看到橡皮筋或鐵線綑綁的檔案，歪歪斜斜的倒在架上，編目內容又錯誤百出的情況，馬上要我擬訂計畫，由全所同仁協助整理，當下光是計畫內容，就費盡我好大心力，更困難的是如何讓所有的同仁都瞭解檔案管理系統的使用，因此我特地分多梯次教導大家，大概花費快2個月同仁們才真正熟悉進入狀況，歷經快1年終於將10萬多件缺漏錯誤的檔案釐正完成，雖然身上累積了同仁無數的怨念，但相信這樣的努力，確實為未來在應用、鑑定、銷毀等各項作業上奠定了重要基礎。(圖3)
圖3：檔案清查釐正
傳承（pass down）：以檔案教育普化檔案管理的涵養
傳承方面，檔案知識的博大精深，不去接觸是無法深刻瞭解，除了熟稔法令規定，亦把握各種學習機會，較可惜的是檔案局許多令人嚮往的優質課程，因名額有限，無法讓每位檔案管理人員參加，還好仍可以透過e等公務園、檔案樂活情報及線上Q&A等方式，學習到許多不同新的檔案管理觀念，而在準備金檔獎過程中更是獲得許多前輩的指導和建議，讓我可以順利突破難關向前邁進。
在獲得金檔獎之後，許多機關前來觀摩，也接到許多素未謀面的檔案管理夥伴的電話，想想當初自己也是在這樣惶恐不安的摸索中獲得許多支援，將心比心下都會盡可能的將所知傾囊相授，內心也非常感謝他們的肯定，讓我在意見交流中，得以更加成長。(圖4)
圖4：檔案管理經驗傳承
後記
邁入知識管理時代之際，藉由現代化檔案管理與應用服務，將使政府與民眾間互動更密切，很榮幸在檔案管理工作的努力能獲得金質獎的肯定，更難得的是因為檔案管理工作，遇到同屬金檔獎專案小組成員的先生。
永遠記得金檔獎評比的前一天，正巧是我的生日，當時為了實地考評準備，與先生忙到半夜將近12點，在即將離開辦公室前夕，拿出同事送的小蛋糕與先生一起分享，先生對我說：「以後不會再讓妳這樣過生日。」他溫柔堅定的話語感動了我，亦是我們決定在一起的重要時刻；一年後，我們的婚紗照及喜帖，特別選在檔案室拍攝，讓這個重要的「定情之處」永存回憶之中。(圖5)
圖5：檔案室婚紗照(5studio攝)
歡迎您對檔案樂活情報提出寶貴建議，請聯絡：