我國與美國文檔資訊系統驗證制度之介紹

壹、驗證制度的意義及目的

根據經濟部標準檢驗局對於ISO標準驗證之解釋，所謂驗證（certification）係由公正獨立之第三

者，出具書面保證某產品、過程或服務能符合某規定要求之程序，可包含產品驗證及管理系統驗證。

公文及檔案管理資訊系統驗證之目的，在於掌握軟體廠商所設計之公文及檔案管理資訊系統符合法規之規範，並促進政府各機關快速正確使用公文及檔案管理資訊系統，以利推動公文及檔案管理資訊化工

作，落實法規規定事項。

貳、我國公文及檔案管理資訊系統驗證制度

我國政府各部門為因應檔案法相關規定並落實公文節能減紙推動方案政策，陸續進行公文電子交換、線上簽核、檔案立案編目、保管、檢調、應用、目錄建檔、影像掃描等作業，各項作業皆需依賴資訊系統處理，其中涉及諸多資訊科技。檔案管理局(以下簡稱本局)特規劃辦理「公文及檔案管理資訊系統驗證」

制度，確保廠商開發設計之資訊系統遵循法規規範要求，並符應實務需求。

本局早於民國(以下同)95年即規劃辦理「檔案管理資訊系統驗證」制度，透過該制度來協助機關加速檔案管理資訊化工作，自100年度起更配合文檔合一政策，同時依據行政院於99年12月函頒修訂「文書及檔案管理電腦化作業規範」，將公文管理相關規範納入驗證，於100年7月開始實施「公文及檔案管理資訊系統驗證」，並提供專屬網站，介紹驗證的程序及方法，亦提供下載驗證規格以及通過驗證機關或廠

商等資訊。

透過本局提供之「電子檔案檢測與瀏覽工具」，輔助驗證及機關自行辦理電子檔案相關之檢測，諸如

格式、資料、外部檔案、憑證、簽章等項目，以確保電子檔案產出符合規範之要求。

此外，藉由驗證說明會的推廣及金檔獎評獎的獎勵機制，鼓勵機關參與驗證，「公文及檔案管理資訊系統驗證」自100年7月至102年5月，計88個機關申請，73個機關通過驗證，使用驗證通過之系統已達

3,128個機關。

參、美國DoD 5015.2標準與驗證制度

美國國防部為改善各部門檔案管理的能力，最早於1997年制定公布電子檔案管理資訊系統設計標準，即DoD 5015.2標準，起先僅為美國國防部各級部門遵循的標準，隨後美國國家檔案暨文件署(The U.S. National Archives and Records Administration，NARA）認可此標準及驗證程序適用所有聯邦

機構。此標準陸續於2002年及2007年進行改版公布，亦獲NARA認可適用。

美國國防部於2007年公布DoD 5015.2 Version 3，除延續前版對於系統功能之要求外，並加入檔案

管理資訊系統間交互作用，以及檔案移轉至NARA之基本要求。

肆、我國與美國驗證制度之比較

為使大家更清楚瞭解我國與美國驗證的做法與推動模式，綜整相關驗證資訊比較(如下表)。

我國與美國驗證制度之比較一覽表

比較項目	美國	中華民國
驗證規格依據	電子檔案管理資訊系統設計標準(DOD 5015.2-STD) 1997年訂定DOD 5015.2-STD Version 1 2002年改版DOD 5015.2-STD Version 2 2007年改版DOD 5015.2-STD Version 3	95年10月 檔案管理資訊系統驗證：依據「機關檔案管理資訊化作業要點」 100年7月 公文及檔案管理資訊系統驗證：依據「文書及檔案管理電腦化作業規範」
現行驗證規格	DOD 5015.2-STD Version 3	公文及檔案管理資訊系統驗證規格
驗證單位	美國國防部 Joint Interoperability Test Command(JITC)	中華民國資訊軟體協會
驗證地點	驗證申請者與驗證機構共同協議之任一地點	驗證單位指定之地點
驗證費用	最基本的驗證費用約39,000美元再加實際差旅費	簡易版NT$20,000 進階版NT$30,000 標準版NT$40,000 完整版NT$50,000
起迄期間	2007~迄今	2011~迄今
驗證效期	效期為3年	適用驗證當時所依據之法規未有修訂，持續有效
強制性	無	無
現行規格驗證通過數	23	73

伍、結語

從我國及美國的驗證推動與執行經驗可知，經由公文及檔案管理資訊系統驗證過程，可協助機關重新檢視其資訊系統作業邏輯及流程合理性，並使其加以有效修正，有助於建立資訊系統作業功能共同標準，增進機關與軟體廠商對電子檔案管理的認知，重視電子檔案長期保存需求及正視未來因保存問題可能造成

之衝擊，以利機關提早準備因應。
 

參考資料：