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line 檔案裝訂小常識

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檔案裝訂示意圖

機關檔案管理作業手冊第12章規定,永久保存檔案應定期裝訂成冊;定期保存檔案得以裝訂或活頁方式保存。為了讓機關檔案管理人員更瞭解檔案裝訂做法,本文特就紙質類檔案裝訂時必須準備之工具、材料及裝訂流程加以概述,並以圖解方式介紹「三眼綴訂法」及「四眼綴訂法」,提供各機關進行檔案裝訂作

業時之參考。

檔案管理局檔案典藏組科員 蘇曉玲

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壹、檔案裝訂材料及工具

「工欲善其事,必先利其器」,進行檔案裝訂前,應事先備妥相關材料及工具,以利裝訂作業順利進

行。茲將常用之檔案裝訂材料及工具介紹如下:

一、縫針:

長度約6至10公分。

二、棉線:

未經色染之原色棉線,且不宜過細或太粗,建議可選用3X3股的棉線。

三、無酸紙:

作為檔案之封面及封底,宜選用無酸且磅數較高之紙張,以達保護效果。

四、大鋼夾或紙鎮:

用以固定檔案,避免其於鑽孔時移位。

五、鑽孔機或針錐:

用來進行檔案鑽孔,以便穿線裝訂。

六、鉗子或拔釘器:

用以輔助拔除檔案上之裝訂針、針等金屬物。

七、剪刀:

用於修剪檔案毛邊和棉線等。

針、線

圖1 針、線

無酸紙

圖2 無酸紙

鑽孔機

圖3 鑽孔機

貳、檔案裝訂作業流程

機關辦理檔案裝訂作業之流程如下:

檔案裝訂作業流程

圖4 檔案裝訂作業流程

一、提卷:

填寫調案單交庫房管理人員,提領並清點待裝訂檔案。

二、起釘:

使用尖嘴鉗、拔釘器等工具,將檔案上之附加物(如訂書針、大頭針、迴紋針等)全部去除。

三、整卷:

(一)檔案如有皺摺應先理平。

(二)規格較小之附簽等,可附於文件適當位置,或以公文用紙襯貼。

(三)每冊左右底3面對齊,過寬過大者,可於不損及檔案內容之前提下,予以裁切或折疊。

(四)檔案附件以與原件併同裝訂為原則。

四、加裝封面及封底:

整卷完成後,應於案卷上加裝無酸且具保護效果之封面及封底,並於封面或卷脊註明檔號、案名及保存年限。

五、鑽孔:

所鑽孔洞不宜過大,其直徑以0.2至0.5公分為宜,避免傷害檔案文字或破壞頁面之完整性。

六、裝訂:

應採用棉繩、紙釘、塑膠釘或其他不損及檔案之材質,以結實、整齊為原則,同時不得掉頁、倒頁、壓字、損壞檔案或妨害閱讀。

七、還卷:

將裝訂完成之檔案歸還庫房管理人員,並依調案單確實清點。

參、常用裝訂法介紹

檔案裝訂最常使用的材質為棉線,而一般較常見之裝訂法為「三眼綴訂法」及「四眼綴訂法」。以下

就此2種裝訂法配合圖說加以介紹(註):

一、前置作業

(一)檔案依序左右底三面對齊後,加上封面及封底,以紙鎮或大鋼夾固定之,並在距離檔案背脊邊

緣1至1.5公分處註記裝訂孔洞位置(3孔或4孔)。

(二)利用鑽孔機或針椎在註記孔洞位置鑽孔。

(三)量取適當長度之縫線(約為檔案兩端孔洞距離的6倍),對摺後穿入縫針成雙股線備用(縫線

不打結)。

二、三眼綴訂法

(一)縫針於第2孔由下向上穿出,再於第1孔由上向下穿入(步驟1-4)。

(二)縫針於第3孔由下向上穿出,再於第2孔由上向下穿入(步驟5-8)。

(三)檔案反面,取下縫針,將縫線於裝訂線上打2次結,剪去多餘縫線後,將線頭塞進第2孔內即

成。

三眼綴訂法步驟圖解

圖5 三眼綴訂法步驟圖解

三、四眼綴訂法

(一)縫針於第2孔由下向上穿出,再於第1孔由上向下穿入(步驟1-4)。

(二)縫針於第3孔由下向上穿出,再於第4孔由上向下穿入(步驟5-8)。

(三)縫針於第3孔由下向上穿出,再於第2孔由上向下穿入(步驟9-12)。

(四)檔案反面,取下縫針,將縫線於裝訂線上打2次結,剪去多餘縫線後,將線頭塞進第2孔內即

成。

四眼綴訂法步驟圖解

圖6 四眼綴訂法步驟圖解

肆、結語

檔案裝訂是檔案管理工作的一環,旨在保護同一案卷內之各案件,避免在搬動或借調過程中發生散亂或掉落情事,以維護檔案的完整及安全。各機關應適時進行檔案裝訂作業,俾利檔案之永久典藏,同時亦

便於後續之檔案檢調與應用作業。

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註:

圖說係引用並略微增補葉竑毅先生所繪製之檔案裝訂步驟圖解。

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參考資料:

 

1. 楊時榮,〈圖書綴訂的方式與步驟〉,《臺灣圖書館管理季刊》第4卷第1期(民97)。

 

2. 檔案管理局,《紙質類檔案裝訂簡介》,(臺北:檔案管理局,民100)。

 

3. 檔案管理局,《機關檔案管理作業手冊》,(臺北:檔案管理局,民99)。

 

4. 檔案管理局,《檔案入庫保管》,(臺北:檔案管理局,民95)。

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