檔案裝訂小常識
機關檔案管理作業手冊第12章規定,永久保存檔案應定期裝訂成冊;定期保存檔案得以裝訂或活頁方式保存。為了讓機關檔案管理人員更瞭解檔案裝訂做法,本文特就紙質類檔案裝訂時必須準備之工具、材料及裝訂流程加以概述,並以圖解方式介紹「三眼綴訂法」及「四眼綴訂法」,提供各機關進行檔案裝訂作
業時之參考。
檔案管理局檔案典藏組科員 蘇曉玲
壹、檔案裝訂材料及工具
「工欲善其事,必先利其器」,進行檔案裝訂前,應事先備妥相關材料及工具,以利裝訂作業順利進
行。茲將常用之檔案裝訂材料及工具介紹如下:
一、縫針:
長度約6至10公分。
二、棉線:
未經色染之原色棉線,且不宜過細或太粗,建議可選用3X3股的棉線。
三、無酸紙:
作為檔案之封面及封底,宜選用無酸且磅數較高之紙張,以達保護效果。
四、大鋼夾或紙鎮:
用以固定檔案,避免其於鑽孔時移位。
五、鑽孔機或針錐:
用來進行檔案鑽孔,以便穿線裝訂。
六、鉗子或拔釘器:
用以輔助拔除檔案上之裝訂針、針等金屬物。
七、剪刀:
用於修剪檔案毛邊和棉線等。
圖1 針、線
圖2 無酸紙
圖3 鑽孔機
貳、檔案裝訂作業流程
機關辦理檔案裝訂作業之流程如下:
圖4 檔案裝訂作業流程
一、提卷:
填寫調案單交庫房管理人員,提領並清點待裝訂檔案。
二、起釘:
使用尖嘴鉗、拔釘器等工具,將檔案上之附加物(如訂書針、大頭針、迴紋針等)全部去除。
三、整卷:
(一)檔案如有皺摺應先理平。
(二)規格較小之附簽等,可附於文件適當位置,或以公文用紙襯貼。
(三)每冊左右底3面對齊,過寬過大者,可於不損及檔案內容之前提下,予以裁切或折疊。
(四)檔案附件以與原件併同裝訂為原則。
四、加裝封面及封底:
整卷完成後,應於案卷上加裝無酸且具保護效果之封面及封底,並於封面或卷脊註明檔號、案名及保存年限。
五、鑽孔:
所鑽孔洞不宜過大,其直徑以0.2至0.5公分為宜,避免傷害檔案文字或破壞頁面之完整性。
六、裝訂:
應採用棉繩、紙釘、塑膠釘或其他不損及檔案之材質,以結實、整齊為原則,同時不得掉頁、倒頁、壓字、損壞檔案或妨害閱讀。
七、還卷:
將裝訂完成之檔案歸還庫房管理人員,並依調案單確實清點。
參、常用裝訂法介紹
檔案裝訂最常使用的材質為棉線,而一般較常見之裝訂法為「三眼綴訂法」及「四眼綴訂法」。以下
就此2種裝訂法配合圖說加以介紹(註):
一、前置作業
(一)檔案依序左右底三面對齊後,加上封面及封底,以紙鎮或大鋼夾固定之,並在距離檔案背脊邊
緣1至1.5公分處註記裝訂孔洞位置(3孔或4孔)。
(二)利用鑽孔機或針椎在註記孔洞位置鑽孔。
(三)量取適當長度之縫線(約為檔案兩端孔洞距離的6倍),對摺後穿入縫針成雙股線備用(縫線
不打結)。
二、三眼綴訂法
(一)縫針於第2孔由下向上穿出,再於第1孔由上向下穿入(步驟1-4)。
(二)縫針於第3孔由下向上穿出,再於第2孔由上向下穿入(步驟5-8)。
(三)檔案反面,取下縫針,將縫線於裝訂線上打2次結,剪去多餘縫線後,將線頭塞進第2孔內即
成。
圖5 三眼綴訂法步驟圖解
三、四眼綴訂法
(一)縫針於第2孔由下向上穿出,再於第1孔由上向下穿入(步驟1-4)。
(二)縫針於第3孔由下向上穿出,再於第4孔由上向下穿入(步驟5-8)。
(三)縫針於第3孔由下向上穿出,再於第2孔由上向下穿入(步驟9-12)。
(四)檔案反面,取下縫針,將縫線於裝訂線上打2次結,剪去多餘縫線後,將線頭塞進第2孔內即
成。
圖6 四眼綴訂法步驟圖解
肆、結語
檔案裝訂是檔案管理工作的一環,旨在保護同一案卷內之各案件,避免在搬動或借調過程中發生散亂或掉落情事,以維護檔案的完整及安全。各機關應適時進行檔案裝訂作業,俾利檔案之永久典藏,同時亦
便於後續之檔案檢調與應用作業。