壹、前言

貳、機關檔案目錄查詢

本查詢網可使用「簡易搜尋」及「進階搜尋」等二種方式進行檔案目錄之搜尋，茲分別介紹如下：

一、簡易搜尋

您如想要找尋非特定檔案或對檔案資料特性不瞭解，建議使用簡易搜尋方式，只要於空白輸入欄中，輸入想要查詢的字詞，如「颱風」、「埔里」等，就可以找到相關的檔案。不過，如果您使用一個以上的字詞，則必須在二個字詞中間以一個空格隔開，如「內政部 地方自治」，表示查詢的目錄內

容須同時出現「內政部」及「地方自治」二個字詞（如圖1），以縮小您的查詢範圍。

二、進階搜尋

您如想要找尋特定檔案或指定特定欄位進行比較精確之查詢，建議您使用進階搜尋方式。進階搜尋可指定查詢詞在特定欄位進行查詢，如案名、案由/內容摘要、發文者/檔案產生機關、來文者、主題、附件名稱或上述所有欄位。此外，您可進一步加上特定機關、特定期間及特定檔號進行限縮查詢，讓您的查詢結果更加精確（如圖2）。此外，您也可利用「分類號搜尋」功能查詢某特定類目名

稱之檔案目錄。

三、縮小查詢結果

您若搜尋出的查詢結果筆數過多，可利用畫面最下方之限縮搜尋結果功能，輸入另一個關鍵字，

再點按「搜尋」，即可在原來的搜尋結果中縮減您的查詢結果（如圖4）。

參、檔案目錄及分類表瀏覽

一、機關檔案目錄瀏覽

「機關檔案目錄瀏覽」係以樹狀結構呈現各機關之檔案目錄，點選後可依中央機關及地方機關的

隸屬關係進行展延，方便查看各機關所彙送公布之檔案目錄(如圖5)。

二、機關分類表瀏覽

「機關分類表瀏覽」係以樹狀結構呈現各機關之檔案分類表，點選後可依中央機關及地方機關的隸屬關係進行展延，方便瀏覽及下載各機關歷次修訂的檔案分類表，並可依照檔案分類號或類目名稱

瀏覽相關之檔案目錄(如圖6)。

肆、申請檔案

目錄查詢過程中，您可隨時將感興趣之檔案目錄，利用「加到我的檔案夾」功能暫存於系統，以方便後續透過系統直接產生申請書後，向檔案管有機關申請檔案，不過在使用上述功能前，您須先到「顧客中心」選項下辦理帳號申請作業。申請帳號後，您可在查詢時，勾選想要申請之檔案目錄，點按網站下方之「製作申請書」，待系統產出檔案應用申請書，您可直接點按申請書最下方之「列印」功能，列印出申

請書並簽名後，即可送交該檔案管有機關申請應用檔案（如圖7）。

伍、結語

NEAR提供整合之機關檔案目錄資訊及便捷之檔案目錄查詢服務，民眾可不受時空限制，隨時透過此單一窗口，快速查詢各機關檔案目錄，以申請應用檔案，達到政府資訊公開、促進檔案開放應用及發揮檔案功能之目標，實為政府機關檔案資源查詢的最佳利器。有關於NEAR更詳細之使用說明，歡迎您於本局全球資訊網首頁(檔管人員)/下載專區下載機關檔案目錄查詢網使用指引，或請您參閱本查詢網之「使用

說明」及「常見問題」，或電洽本局應用服務組，聯絡電話：(02)2513-1923，將有專人為您服務。