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行政規則

檔案保存價值鑑定規範









中 華 民 國 90 年 12 月 12 日檔案管理局檔秘字第0002066號函訂頒

中 華 民 國 98 年 11 月 24 日檔案管理局檔徵字第0980009414號函修正

中 華 民 國 103 年 3 月 31 日檔徵字第1030009048號函修正第20點規定




 


 


 


 


 


 


 


 





















































































一、 為建立檔案保存價值鑑定制度,提升檔案清理效能,特訂定本規範。
二、 各機關檔案有檔案法施行細則第十三條第一項情形,應辦理檔案保存價值鑑定。
三、 辦理檔案保存價值鑑定應遵守下列原則:































(一) 需求原則:衡量檔案之使用者數量、權益、應用頻率、檔案類別、需求程度及時效性。
(二) 彈性原則:依檔案性質及應用需求,選擇適當之鑑定方法及基準。
(三) 客觀原則:進行意見諮詢或討論,避免擅斷及主觀。
(四) 完整原則:遵循全宗原則,衡量檔案原有機關層級或檔案之重要性、獨特性、代表性,擇選具完整性之檔案,避免重複。
(五) 不受媒體拘泥原則:注重檔案內容價值,不因檔案媒體型式不同而 有所差異。
(六) 去蕪存菁原則:精選足以代表機關組織沿革、政策及業務之檔案。但以不違背完整原則為限。
(七) 先例原則:遵循過去相關檔案鑑定之結果。但因機關職能或時空環 境變遷等特殊情形者,不在此限。

四、 檔案保存價值鑑定作業步驟如下:































(一) 確立檔案鑑定目的及範圍。
(二) 分析機關背景及檔案概況。
(三) 選擇鑑定方式及方法。
(四) 選擇鑑定基準。
(五) 分析檔案保存價值。
(六) 提出鑑定結果。
(七) 撰寫鑑定報告。

五、 前點第二款分析機關背景及檔案概況,應包括下列事項:



























(一) 檔案原有機關組織沿革、職能變遷及相關法令。
(二) 檔案原有機關主要職能對國家或社會之影響。
(三) 檔案涵蓋年代及產生時間。
(四) 檔案產生之原因。
(五) 檔案類別所含案卷及主要內容。
(六) 檔案形式及保存狀況。

六、 辦理檔案保存價值鑑定之方式如下:















(一) 內容鑑定:指依檔案主題、內容及應用需求,評估檔案價值之方式。
(二) 職能鑑定:指分析個別機關內各類職能及各單位之重要性,評估檔案價值之方式。
(三) 宏觀鑑定:指分析機關間各類政府職能及各單位之相對重要性,評估檔案價值之方式。

辦理檔案移轉、機關檔案保存年限區分表訂(修)定,鑑定檔案價值時,以職能鑑定或宏觀鑑定方式為原則,併採內容鑑定方式為之;辦理檔案銷毀,鑑定檔案價值時,採內容鑑定方式為原則。

七、 辦理內容鑑定,應先掌握檔案主題重要性與檔案內容資訊及主題之關聯性。
前項鑑定得採逐案或逐件方式為之,並分析下列事項:
























(一) 檔案使用需求與價值。
(二) 檔案內容之重要性及影響層面。
(三) 檔案未妥予留存,影響內、外部利害關係人利益之程度及風險。
(四) 檔案之完整性、代表性、關聯性、獨特性、互補性、時效性及真實性。
(五) 過去相關檔案鑑定之結果。

八、 辦理職能鑑定,應衡量檔案使用需求及擇定之鑑定基準,依類別擇選重要之檔案,並分析下列事項:



















(一) 機關各類職能與所屬業務之重要性及關聯性。
(二) 檔案使用需求與價值。
(三) 機關內各單位之重要性。
(四) 檔案未妥予留存,影響內、外部利害關係人利益之程度及風險。

九、 辦理宏觀鑑定,應包括下列事項:























(一) 確立檔案鑑定主題或範圍。
(二) 擇選機關進行組織沿革及職能分析。
(三) 依國家檔案徵集策略或機關檔案鑑定目的辦理檔案鑑定。
(四) 依政府或各機關之重要職能、檔案產生者及檔案產生時間擇選檔案。
(五) 擇選重要類別之檔案。

十、 辦理宏觀鑑定擇選檔案鑑定機關優先順序時,應衡量下列事項:



























(一) 機關職能對國家、社會及其他機關之影響。
(二) 機關於同類型政府職能之重要性。
(三) 機關組織層級及成立時間。
(四) 機關職能涉及法令之影響程度。
(五) 機關所屬與內部單位數量、員額及預算。
(六) 機關管有重要檔案媒體之型式。

十一、 檔案保存價值鑑定,應依鑑定目的、檔案性質、數量及範圍,採下列一種或數種方法為之;必要時,得成立鑑定小組:















































(一) 邀請學者專家鑑定。
(二) 邀請利害關係人參與分析。
(三) 邀集業務單位會審。
(四) 進行檔案內容實地審查。
(五) 選擇代表性檔案審查。
(六) 舉辦公聽會。
(七) 公開資訊徵詢大眾評論。
(八) 選擇鑑定基準進行檢核。
(九) 辦理焦點群體座談。
(十) 調查或訪問相關人、事、物。
(十一) 其他適當方法。

檔案對民眾權益之維護具重大影響者,得優先採取前項第二款、第六款及第七款之鑑定方法。

十二、 檔案保存價值鑑定基準如下:































(一) 原有價值:指檔案之本質、內容或實體形式特性具有之原始價值。
(二) 行政稽憑價值:指得作為機關組織職能運作、決策、業務處理及績效等事證或責任稽憑之價值。
(三) 法律價值:指檔案清理適法性及保障團體或個人權益之價值。
(四) 資訊價值:指得作為研究發展參考或滿足民眾知的需求之價值。
(五) 歷史價值:指得保存典章制度或作為史籍資料之價值。
(六) 管理成本:指保管及修護檔案之成本效益。
(七) 風險評估:指評估檔案未妥予留存,對於機關業務運作及利害關係人利益之影響。

前項鑑定基準,各機關得依業務需要給予適當之權重;國家檔案之鑑選,以資訊價值及歷史價值為優先。

十三、 檔案原有價值之評量指標如下:















(一) 實體形式特性:指檔案存在時間及外觀實體形式等特性。
(二) 替代特性:指檔案之不可替代性。
(三) 本質特性:指檔案媒體型式或其材質、章戳、墨水、印刷與裝訂等審美及藝術特性。

十四、 檔案行政稽憑價值之評量指標如下:



















(一) 檔案資料之可信度。
(二) 機關決策及業務處理之參考性。
(三) 行政影響評估之可能性。
(四) 考評機關行政績效及行政責任之參考性。

十五、 檔案法律價值之評量指標如下:











(一) 檔案內容涉及團體或個人權益及財產維護之參考性。
(二) 檔案銷毀涉及相關法令之合法性。

十六、 檔案資訊價值之評量指標如下:



























(一) 檔案內容研究價值。
(二) 檔案內容之代表性、獨特性、發展性及集中性。
(三) 檔案使用情形。
(四) 檔案應用之需求。
(五) 與其他檔案之關聯性及互補性。
(六) 檔案應用之限制。

十七、 檔案歷史價值之評量指標如下:



















(一) 檔案產生年代或特定時間。
(二) 檔案反映國家發展、時代背景、制度變革、社會文化變遷或重大特殊之個案。
(三) 檔案反映地方發展歷史及地方特性。
(四) 檔案反映機關發展歷史及沿革。

十八、
機關電子檔案之鑑定,除依本規範辦理外,並得進行技術鑑定。

前項技術鑑定,指分析電子檔案保存、移轉及應用過程中,所面臨軟硬體技術問題,就管理需求及技術變遷等因應策略提出建議。

十九、 檔案鑑定報告應記載下列事項:



























(一) 檔案鑑定目的。
(二) 檔案原有機關背景。
(三) 鑑定範圍及檔案描述。
(四) 鑑定方式、方法及基準。
(五) 過去相關鑑定案例及結果。
(六) 鑑定結果:包括檔案保存年限區分表訂 (修) 定、檔案銷毀、典藏或移轉等處置事項之建議。

前項鑑定報告,機關應視檔案範圍、性質及數量,增列下列記載事項:




















(一) 第七點至第八點與第十點規定應衡量及分析之事項。
(二) 鑑定過程。
(三) 鑑定遭遇困難及異議處理情形。
(四) 技術鑑定結果。

二十、 各機關辦理檔案保存價值鑑定,涉及檔案保存年限區分表訂(修)定、檔案銷毀或移轉時,檔案鑑定報告應併同檔案保存年限區分表、檔案銷毀目錄或檔案移轉目錄,依檔案法施行細則第十條第一項各款規定程序,函送國家發展委員會檔案管理局。
附加檔案:
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本頁最後更新日期: 105-08-30
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