Q&A

行政院組織調整檔案移交問與答

【檔案移交】
Q1:行政院組織改造後,相關機關應如何辦理檔案移交?
Ans:
因應行政院組織調整,行政院組織改造推動小組於100年9月8日以組改字第1005360194號書函頒「行政院及所屬各機關組織調整作業手冊(100年8月修正版)」,各機關應配合整體組織改造推動時程,依該作業手冊規定辦理組織調整相關作業。
機關因整併、業務調整移撥、組織精簡、內部業務調整或改隸、改制、裁撤者,其檔案移交之作業及程序應依上開手冊第2章第7節「檔案移交」規定辦理。
閱覽上開「檔案移交」規定電子檔,請至國家發展委員會檔案管理局全球資訊網(https://www.archives.gov.tw)「機關服務」/「機關檔案管理」/「機關檔案管理制度」/「鑑定與清理」/「移交」-行政院及所屬各機關組織調整作業手冊第二章第七節檔案移交」項下查閱。

Q2:行政院組織改造後,2個或2個以上機關整併時,其檔案移交作業,應由何機關主政辦理?
Ans:
原機關應依據檔案管理現況、組織調整類型、機關業務異動範圍及檔案庫房規劃等議題,與新機關籌備小組協商,確認檔案移交或接管權責歸屬,共同成立檔案移交工作小組,負責綜合規劃、協調、督導管控檔案移交作業之進行,並定期召開會議,依檔案移交或接管之權責,就檔案移交與接管對象、檔案移交範圍、方式、檔案實體置放地點、相關作業期程及分工等事項進行協調,作成書面紀錄。因此,2個或2個以上機關整併時,其檔案移交作業應共同協力完成。

Q3:行政院組織改造後,機關僅係組織精簡、內部調整,或改隸、改制者,須否辦理檔案移交?
Ans:
1.機關組織調整型態僅係組織精簡、內部調整,或改隸、改制為獨立機關或其他改制,且無業務移出及移入情形者,得免辦理檔案移交,檔案仍由原機關保管。惟配合業務調整,如有重新訂定或修正之檔案保存年限區分表者,應依規定程序送交檔案管理局審核。另,機關代碼有變更者,應辦理機關檔案管理資訊網所示新機關代碼登記及彙送帳號申請作業,清理該資訊網之原機關檔案目錄資料,並申請撤銷該資訊網原機關之彙送帳號。
2.機關組織調整型態係改制為行政法人者,依據「行政法人法」第2條定義,行政法人為執行特定公共事務之公法人,其檔案管理作業事項,應依檔案法及相關子法規定辦理,如無其他業務調整移撥之情形,免辦理檔案移交。至如有內部業務調整者,仍需檢討檔案保存年限區分表修正之必要性及重新申請目錄彙送帳號等相關作業。

Q4:行政院組織調整後,裁撤機關之檔案應移由何機關管理?
Ans:
機關裁撤業務無承接機關者,為維持原機關檔案全宗及完整性,管有之檔案原則由上級機關接管,必要時,檔案管理局得就具永久保存價值之檔案先行移轉。

Q5:移交檔案數量過多,無法一次辦理點交,應如何處理?
Ans:
移交檔案數量龐大,無法一次辦理點交者,檔案移交機關得與接管機關協商,分次辦理點交。

Q6:檔案移交目錄有無規定格式,目錄數量龐大者,得否以電子目錄替代?又無法由機關檔案管理資訊系統產出以案卷為編製單元之檔案移交目錄,應如何處理?相關表格須至何處下載?
Ans:
1. 「機關檔案管理作業手冊」第18章移交及「行政院及所屬各機關組織調整作業手冊」第2章第7節訂有檔案移交目錄參考格式(表2-7-1至2-7-3案件層級、案卷層級及案名清單),檔案移交及接管機關得視需要使用,或另定其他格式辦理,惟應以移交及接管雙方機關得點交確認為原則。另考量電子檔案長期保存機制尚待研議,為利後續稽憑,檔案移交目錄仍以紙本編製為宜。
2. 機關檔案管理資訊系統無法產出以案卷為編製單元之檔案移交目錄者,建議請系統維護廠商協助處理,或列印案名清單,卷數部分,採人工註記方式。
3. 有關檔案移交目錄參考格式電子檔,請至國家發展委員會檔案管理局全球資訊網(https://www.archives.gov.tw) 「機關服務」/「機關檔案管理」/「機關檔案管理制度」/「鑑定與清理」/「移交」-行政院及所屬各機關組織調整作業手冊第二章第七節檔案移交」項下載。

Q7:移交檔案裝箱應注意那些事項?檔案點交應逐件或逐卷清點,或可逐案點交呢?
Ans:
檔案移交機關應將移交檔案整理齊全,檔案實體順序應與檔案移交目錄順序一致,並覈實清點後裝箱;至檔案係採逐件、逐卷或逐案點交,檔案移交機關及接管機關得協商決定,惟應以雙方機關得點交確認為原則。

Q8:移交檔案數量過多,無法一次匯出檔案移交目錄電子檔,應如何處理?
Ans:
移交機關匯出移交檔案電子目錄時,為避免檔案目錄建檔軟體或機關檔案管理資訊系統無法一次轉出大量資料,機關得於匯出電子目錄前,先行檢視移交檔案範圍與數量,經由設定檔號等條件值方式,分批匯出移交檔案電子目錄。

Q9:新機關籌備小組檔案移交工作分組應辦理事項為何?
Ans:
新機關籌備小組檔案移交工作分組,應確認檔案移交作業權責歸屬、修正檔案接管作業計畫至國家發展委員會檔案管理局備查、每季彙整幕僚機關及所屬機關檔案接管情況,並於國家發展委員會檔案管理局建置之管考系統填報工作執行進度。

Q10:行政院組織調整後,機關業務移撥地方機關或接管地方機關業務,相關檔案移交及接管作業應如何辦理?
Ans:
因應行政院組織調整,機關業務移撥地方機關或接管地方機關業務部分,其檔案移交作業,請依「行政院及所屬各機關組織調整作業手冊」第2章第7節「檔案移交」規定辦理移交作業,期程得視機關組織調整作業進度規劃。

Q11:檔案法施行前,檔案回溯編目採案卷層級方式建檔,同一案卷內,檔案需交予2個以上不同機關,所需作業時間及人力較多,是檔案移交作業期程可否延長?
Ans:
1. 「行政院及所屬各機關組織調整作業手冊」第2章第7節「檔案移交」肆、權責事項一(二)規定,機關得視實際需要調整其檔案移交接管作業期程,惟仍應儘早完成檔案移交接管作業,以利新機關業務之運作。另,組織調整型態屬全部業務移撥及裁撤者,應於組織法規施行日前將檔案全數移交至接管機關。
2. 同一案卷檔案須移交2個以上機關者,得與該接管機關協商擇一機關接管,餘接管機關得以複製品方式辦理移交。
3. 機關於辦理檔案清查過程時,發現同一案卷檔案中包含執行不同業務所產生之檔案者,得視人力及作業期程因素,考量重新整理編案之必要性,俾利後續檔案移交作業。

Q12:紙本檔案掃描之影像檔是否應併同移交?
Ans:
機關辦理檔案移交應以檔案原件為原則,至移交範圍之檔案,移交機關如有辦理數位掃描作業,其影像檔屬檔案複製品,得併同辦理移交,俾利檔案接管機關後續檢調作業,並避免重覆投注資源辦理檔案複製作業。

Q13:有關部分業務移撥他機關,其輔助單位產生之檔案得否免辦理移交?
Ans:
原機關部分業務移撥至他機關者,應就其業務移撥範圍之檔案,移交業務承接機關管理。至秘書、總務、人事、主計、政風、法制等輔助單位所產生之檔案,仍由原機關管理。惟與移撥業務相關之會計憑證、報告、帳簿及重要備查簿等檔案,仍應辦理移交,倘確無法拆卷,為利檔案全宗及完整性,檔案移交機關得與檔案接管機關協商,以複製品方式辦理移交,或存放於檔案移交機關,接管機關有檢調需求時,再依規定向移交機關提出調案申請。

Q14:機關全部業務調整移撥至1個以上他機關者,請問管有檔案應如何區分並移交他機關管理?另,秘書、人事、主計、政風、法制等輔助單位所產生之檔案,應由何機關接管,如何協調?
Ans:
機關應視其業務異動範圍,與相關業務承接機關確認檔案移交範圍,將業務移撥範圍之檔案,移由業務承接機關接管。至秘書、總務、人事、主計、政風、法制等輔助單位所產生之檔案,應與相關檔案接管機關協商,擇一適當機關接管。協商未獲共識者,原則由移撥人數最多之機關接管。

Q15:機關全部業務調整移撥至1個以上他機關時,其管有秘書、人事、主計、政風、法制等輔助單位所產生之檔案,經協調由某一業務承接機關接管,惟考量實務需求,是否可複製檔案,並將檔案複製品交予其他業務承接機關管理?是類複製品應如何管理?
Ans:
有關秘書、總務、人事、主(會)計、政風、法制等輔助單位所產生之檔案,經與相關業務承接機關協商,擇一適當機關接管檔案原件後,考量實務需求,檔案移交機關得複製該批檔案,並將複製品交予其他業務承接機關;惟為審慎計,宜於檔案交接紀錄或相關函文中敘明,除檔案原件移交予檔案接管機關外,另有複製品交予其他業務承接機關。接管檔案複製品之機關如有檢調需求時,得依規定向接管檔案原件之機關提出調案申請。
針對是類複製品之管理,業務承接機關如基於後續使用需求,考量將其納入該機關檔案之一部分,並載入機關檔案管理資訊系統,則應依檔案法及相關子法規定辦理後續檢調、應用及銷毀等相關作業;如僅視為複製品,其相關之管理作業,則由業務承接機關本於權責逕予辦理。

Q16:新機關組織法規尚未施行前,檔案移交交接紀錄應如何用印?
Ans:
檔案移交與接管機關完成檔案點交作業後,宜請檔案移交機關先於檔案移交交接紀錄用印,俟檔案接管機關組織法規施行且機關印信啟用後,再以新機關印信用印。

Q17:機關組織法規尚未立法通過,應如何規劃移交期程?
Ans:
由於各新機關組織法規之立法時程尚具不確定性,本局業於「行政院及所屬各機關組織調整作業手冊(100年8月修正版)」第2章第7節「檔案移交」內容,修正機關檔案移交接管各作業期程之預定完成期限,採「組織法規施行日○○個月以前」之倒推方式規劃,以為因應。各機關得視新機關組織法案立法審議進度,適時重新檢討相關作業期程,並修正檔案移交作業計畫函報本局備查後,賡續辦理檔案移交接管作業。至於組織法案未施行前,仍請依規劃進度辦理檔案稽催歸檔、清查、修復、機密等級變更檢討及區分表修正等檔案移交前置作業。

【檔案歸檔管理】
Q1:檔案移交前尚未歸檔或於移交後至新機關組織法規施行日期間產生之檔案,如何因應辦理移交?
Ans:
1. 檔案移交前,檔案移交機關應查檢各業務承辦人員歸檔情形,對於辦畢而未依規定期限歸檔之案件應辦理稽催;如經核准延後歸檔而尚未歸檔之案件,應作成紀錄,併同列入移交。
2. 檔案接管機關應促請檔案移交機關,就移交前尚未歸檔之辦畢案件,賡續稽催歸檔後,再行辦理移交。
3. 檔案移交後至新機關組織法規施行日期間產生之檔案,移交機關檔案管理人員應將稽催歸檔之情形,列入交待事項,且接管雙方亦應協調移交日期,辦理檔案移交。接管機關辦理是批檔案立案編目作業時,應考量案情相關性,併入移交機關原檔案相關案名下管理。
4. 檔案移交前尚未辦畢或辦畢尚未歸檔之案件,應由業務承辦人員列入業務交代。

Q2:由會計單位自行保管之會計憑證、報告、帳簿及重要備查簿等,應否列入檔案移交範圍?
Ans:
會計憑證、報告及帳簿等係屬檔案範疇,仍應辦理移交作業,惟因其性質、管理方式及使用與一般檔案不同,其移交作業得由機關內部協調,請會計單位或檔案管理單位辦理。

Q3:機關業務單位管有之公務紀錄,是否應列入檔案移交範圍?接管機關如有異議,應如何處理?另,檔案移交目錄有無一定格式?
Ans:
1. 「行政院及所屬各機關組織調整作業手冊」第2章第7節檔案移交參、作業原則第1點規定,因應組織調整需辦理檔案移交之機關,應確實辦理檔案清查,並將檔案管理單位及業務單位管理之各類公務紀錄,均列入移交範圍。
2. 涉屬移交範圍之公務紀錄,檔案移交機關業務單位應即辦理歸檔,歸檔前承辦單位應予整理,並註明其分類號及保存年限,送交檔案管理單位辦理歸檔;如該公務紀錄前有原案件或相關案件者,應註明其年度、分類號或文號等相關資訊,俾併原案件或相關案件管理。至檔案移交前辦畢尚未歸檔之案件,應由業務承辦人員列入業務交代。
3. 檔案移交之單元、方式及移交目錄格式,請檔案移交及接管機關共同研商訂定,惟應以雙方得點交確認為原則。
4. 另,檔案移交及接管機關應確認檔案移交接管範圍及方式,遇有爭議時,得提報檔案移交工作小組討論,俾利檔案移交及接管作業之進行。

【檔案整理與保管】
Q1:如何規劃檔案典藏處所?
Ans:
1. 有關檔案典藏處所之空間需求,請預就接收之檔案數量先行規劃,除爭取必要之辦公廳舍,並得就組織調整後之可得空間作整體應用,設置檔案庫房,其建置應依「檔案庫房設施基準」辦理。
2. 有關庫房之空間面積、區位條件、構造及設備等內涵及注意事項,以及建置程序與案例介紹等相關細節,請參考國家發展委員會檔案管理局出版品「檔案庫房設施建置Q&A」(民99年10月),本書可至「國家發展委員會檔案管理局全球資訊網『下載專區』-出版品項下」下載。

Q2:如何規劃檔案點交後整理方式?
Ans:
有關組織整併後檔案之整理保管方式,請依「機關檔案保管作業要點」辦理,其中組織整併前產生之檔案,接管機關以遵循檔案來源及原始順序原則進行保管,於庫房規劃專區存放所接管之檔案;至原檔案裝訂使用之封面或容具,無需重新換裝。

Q3:接管檔案電子目錄檔號之分類號前均增加代碼,以有所區別,惟相關紙本檔案檔號應否加註?目次表及卷背標籤應否抽換重製?
Ans:
檔案接管機關於接管檔案電子目錄檔號之分類號前增加代碼,係為與接管機關原管有檔案有所區別,以避免因檔號為系統之唯一識別鍵值而造成目錄覆蓋問題。至有關組織整併後檔案之整理保管方式,請依「機關檔案保管作業要點」辦理,其中組織整併前產生之檔案,接管機關以遵循檔案來源及原始順序原則進行保管,於庫房規劃專區存放所接管之檔案,故案卷之目次表及卷脊標籤等均無需抽換重製,惟為後續庫房管理及檔案查找之便利,接管機關宜於庫房內設置區位標示(例如:容具佐以顏色辨識、架櫃標示或繪製庫區配置示意圖)等相關識別資訊,以明確各批接管檔案與本機關檔案之存放位置,不致發生檔案錯置之情事。

Q4:因應行政院組織改造,機關須於檔案移交前辦理檔案清查,請問何謂「清查」?是否須逐件核對檔案?檔案數量多時,應如何處理?辦理清查過程中,發現檔案遺失如何究責及後續應如何處理?
Ans:
1. 依「機關檔案管理作業手冊」12.4.3規定,「清查」係指檔案管理人員依照檔案目錄,逐案或逐件核對管有檔案並檢查其保存狀況之過程。有關檔案清查是否須以案件為單元進行一節,各機關可評估待清查之檔案數量、作業時間與人力,逕予決定檔案清查單元。
2. 考量各機關檔案遺失原因與處理措施各異,是檔案管理局於「機關檔案保管作業要點」訂定原則性規範,即檔案如有遺失,機關應依該要點第17點規定,查明原因簽請權責長官處理,並採取適當補救措施,及於目錄資訊予以註記,俾後續查考。準此,各機關處理檔案遺失情形,仍應先查明遺失原因,復評估是否有可採行之補救措施,以為因應,至究責部分,係屬機關內部權責,允由各機關視檔案遺失情形,逕予卓處。

【檔案立案編目】
Q1:機關組織改造後,有無需要修正檔案分類表?
Ans:
機關因內部業務調整、承接他機關業務或與他機關合併為新機關,應依業務異動範圍,重新訂定或修正檔案分類表。

Q2:檔案接管後,有無需要重新辦理立案編目,如何區分移交機關與接管機關之檔案?
Ans:
檔案移交機關移交前已完成編目建檔之檔案,接管機關無須重新辦理立案編目。至未完成立案編目之檔案,檔案接管機關應依規定採檔案移交機關原分類表賡續辦理檔案分類編案及編目建檔作業,惟無論移交前已完成或未完成立案編目之檔案,均應於分類號前增加代碼,俾與接管機關原檔案有所區別。

【機密檔案】
Q1:機密檔案於移交前如無法完成解密,應如何處理?
Ans:
檔案移交機關應辦理機密檔案清查作業,將解密條件已成就或未列解密條件者,彙編機密檔案目錄,送請業務承辦單位檢討,並依國家機密保護法及其施行細則、文書處理手冊或相關法令規定,辦理機密等級之變更或解密事宜;如屆移交期限仍未能完成檢討或解密者,仍應將機密檔案造冊併同其他檔案移交檔案接管機關。

Q2:機密檔案與一般檔案置於同一卷夾內,可否免將機密檔案抽出辦理移交?
Ans:
 檔案移交機關於檔案移交前,應辦理檔案清查整理,經清查屬機密檔案者,應辦理機密等級之變更或解密事宜。有關機關機密檔案與一般檔案未依機密檔案管理辦法第6條之規定分別存放,且經檢討仍維持為機密檔案或未及完成解降密檢討者,應於辦理檔案清查時,依規定併同調整存放方式,並於移交時,將機密檔案另予造冊併同其他檔案移交檔案接管機關。
 因應上開作業,機關得視實際需要調整其檔案移交接管作業時程,惟仍應儘早完成檔案移交接管作業,以利新機關業務之運作。

【檔案保存年限】
Q1:因應行政院組織改造,機關檔案保存年限區分表應於何時送交檔案管理局審核?檔案管理局未核定該區分表前,機關如何因應?
Ans:
1. 針對機關組織整併、原機關部分業務移撥至他機關或全部業務併入另一機關者,檔案移交或接管機關應依組織調整及業務移撥情形,重新訂定或修正檔案保存年限區分表(以下簡稱區分表),並於編製說明之「修正重點」,註明修正原因、機關組織職能異動情況及相關業務別增減項目,依規定程序送交國家發展委員會檔案管理局審核。
2. 對於組織精簡、內部業務調整、改制或改隸者,如有重新訂定或修正區分表者,應依規定程序送交檔案管理局審核。
3. 有關區分表送核作業時間,考量機關實務作業需求,國家發展委員會檔案管理局將視各機關業務調整規模、審復作業期程等因素,規劃排定各機關重新送核區分表之作業期程。
4. 檔案移交及接管機關,應依組織調整及業務移撥情形,重新訂定或修正檔案分類表及檔案保存年限區分表,檔案保存年限區分表應於機關組織法規正式施行日前1個月完成經機關權責長官核定之檔案保存年限區分表(暫行版),以供機關組織法正式施行後,判定檔案保存年限;機關得依組織正式運作情形,檢視修正機關檔案保存年限區分表,至遲須依國家發展委員會檔案管理局規劃期程辦理送審。前述期程由檔案管理局另函通知。

Q2:檔案保存年限區分表中新增「清理處置」項目,該項目內容如何決定?
Ans:
1.按機關檔案保存年限及銷毀辦法第5條規定,各機關應就主管業務,編訂檔案保存年限區分表,並依檔案法施行細則第10條規定程序,函送檔案管理局審核後實施。準此,前開區分表所列業務項目、保存年限及清理處置等項目之內容,由各機關完成編訂後依規定程序辦理送核作業。
2.為提升機關檔案清理成效,有關檔案保存年限區分表中「清理處置」之判定,請機關依上開辦法第2條及第3條規定,由機關檔案管理單位協同各業務單位,衡酌檔案性質及價值,據以區分為列為國家檔案、機關永久保存、依規定程序銷毀或屆期後鑑定等清理處置。

Q3:有關檔案接管作業計畫中,檔案整備期之工作項目「檢討或修正檔案保存年限區分表等機關檔案管理作業規定」與檔案接管期之工作項目「重新訂定或修正檔案保存年限區分表者,依規定程序報送國家發展委員會檔案管理局審核」,二者有何差異?
Ans:
1. 檔案保存年限區分表(以下簡稱區分表)是決定檔案存毀之依據,各機關組織調整作業完成,正式成立後,即應有適當之區分表,以為文書與檔案管理作業憑據,故各機關於組織調整過程中,應依據業務調整情形,預為規劃未來區分表內容,始能符合機關成立後所需。
2. 有關檔案接管計畫之檔案整備期工作項目「檢討或修正檔案保存年限區分表等機關管理作業規定」,即提醒各機關針對機關內部訂定之檔案管理相關作業規定檢討修正應預為準備,其中包含區分表修訂作業。至檔案接管期階段,各機關對於業務調整內容已較為明確,即可著手進行區分表編(修)製作業,並於機關組織法規正式施行日前1個月,完成陳報機關權責長官核定,以供機關組織法正式施行後,判定檔案保存年限。另,機關於組織法正式施行後,得依業務正式運作情形,檢視修正機關檔案保存年限區分表,至遲須依國家發展委員會檔案管理局規劃期程辦理送審。前述期程由檔案管理局另函通知。

【檔案銷毀】
Q1:行政院組織改造期間,可否辦理檔案銷毀?
Ans:
為利接管機關檔案移交作業及業務運行,避免重要檔案散佚或誤毀,自99年7月1日起至機關組織法規施行日止,涉屬移交範圍之檔案,機關應暫停報送檔案銷毀目錄。惟屬會計憑證、報告、帳簿及重要備查簿等會計檔案,如經上級與審計機關同意銷毀,且後續接管機關無業務承接需要,得依相關規定報送國家發展委員會檔案管理局審核。

Q2:檔案接管機關接收他機關輔助單位產生之檔案,未來屆滿保存年限辦理銷毀時,是否應請原管有機關表示意見?
Ans:
1. 為促進各機關共通性檔案保存年限判定標準化,檔案管理局已函頒人事、主計、政風及行政等4類機關共通性檔案保存年限基準表,是檔案接管機關接管之他機關輔助單位所產生檔案,屬上開4類基準表適用範圍者,於屆保存年限辦理銷毀時,應檢視其保存年限是否符合共通性檔案保存年限基準表之規定。
2. 因應行政院組織調整,承接他機關檔案之機關,未來辦理該批檔案銷毀或移轉作業,認有需要時,得邀集原機關或相關機關及學者專家參與檔案存毀判定。

【檔案目錄彙送及檔案應用】
Q1:檔案移交機關之全部業務移撥至同一接管機關者,檔案移交機關及接管機關應如何辦理檔案目錄彙送作業?
Ans:
1. 檔案移交機關
(1) 移交檔案已完成編目建檔者,應於檔案管理資訊系統中註記移交日期及接管機關等相關訊息後,轉出移交檔案目錄電子檔,交予檔案接管機關。
(2) 若檔案移交機關之檔案目錄已彙送至本局者,應將完成移交註記之檔案,依規定格式轉出檔案目錄電子檔,至遲須於組織法規施行日2個月以前重新彙送至本局進行目錄更新。
2. 檔案接管機關
(1) 接管之檔案電子目錄及數位內容,應轉入檔案管理資訊系統,惟轉入時應確認檔號是否重覆,以避免檔案產生覆蓋之情事。
(2) 於接管之檔案電子目錄附註項「檔案徵集註」及「典藏歷史註」欄位,分別著錄檔案取得方式為「移交」、檔案移交機關及其管有時間,至遲於組織法規施行日後6個月內重新辦理檔案目錄彙送作業。
3. 為彈性辦理移交及接管檔案目錄彙送作業,相關作業亦可循以下程序辦理:
(1) 檔案接管機關取得新機關代碼後,應辦理機關檔案管理資訊網新機關代碼登記及彙送帳號申請作業,並於組織法規施行日2個月以前函知本局(由檔案接管機關函知本局),擇一將接管機關或移交機關(指全部業務移撥至該接管機關者)原代碼下之所有目錄彙送資料,轉換至檔案接管機關新代碼下。
(2) 俟本局完成上開機關代碼轉換作業並函復後,檔案接管機關至遲應於組織法規施行日後6個月內完成其他機關檔案目錄彙送作業,並於彙送完竣後,函知本局刪除已彙送公布之其他機關檔案目錄資料;該函應載明刪除目錄之原因及機關代碼,俾憑刪除存在於機關檔案目錄查詢網(NEAR)之該機關代碼下之所有原目錄彙送資料。

Q2:檔案移交機關之全部業務分別移撥至二個以上機關者,可否函請本局移除移交機關存於NEAR之全部目錄彙送資料,而毋需辦理移交檔案目錄彙送作業?
Ans:
1.  檔案移交機關之全部業務分別移撥至二個以上機關者,可於完成所有檔案點交作業後,函請本局免予辦理移交檔案目錄彙送,本局將於其所有接管機關均已完成接管檔案目錄彙送後,以移交機關代碼為主體,協助刪除其存在於NEAR之全部目錄彙送資料。
2.  舉例而言,檔案移交機關A之全部業務分別移撥至檔案接管機關B、C、D,可於完成所有檔案點交作業後,函請本局免予辦理移交檔案目錄彙送,本局將於其所有接管機關B、C、D均已完成接管檔案目錄彙送後,以移交機關A機關代碼為主體,協助刪除其存在於NEAR之全部目錄彙送資料。

Q3:行政院組織改造後,屬組織整併者,檔案移交機關及接管機關應如何辦理檔案目錄彙送作業?
Ans:
1. 檔案移交機關
(1) 移交檔案已完成編目建檔者,應於檔案管理資訊系統中註記移交日期及接管機關等相關訊息後,轉出移交檔案目錄電子檔,交予檔案接管機關。
(2) 若檔案移交機關之檔案目錄已彙送至本局者,應將完成移交註記之檔案,依規定格式轉出檔案目錄電子檔,彙送至本局進行目錄更新。惟檔案移交機關亦可與檔案接管機關協調後免辦理移交檔案目錄彙送,逕由檔案接管機關依以下3之程序辦理。
2. 檔案接管機關
(1) 接管之檔案電子目錄及數位內容,應轉入檔案管理資訊系統,惟轉入時應確認檔號是否重覆,以避免檔案產生覆蓋之情事。
(2) 於接管之檔案電子目錄附註項「檔案徵集註」及「典藏歷史註」欄位,分別著錄檔案取得方式為「移交」、檔案移交機關及其管有時間,至遲於組織法規施行日後6個月內重新辦理檔案目錄彙送作業。
3. 為彈性辦理移交及接管檔案目錄彙送作業,相關作業亦可循以下程序辦理:
(1) 檔案接管機關於取得新機關代碼後,應辦理機關檔案管理資訊網新機關代碼登記及彙送帳號申請作業,並於組織法規施行日2個月以前擇一移交機關函知本局將該移交機關原代碼下之所有目錄彙送資料,轉換至檔案接管機關新代碼下。
(2) 俟本局完成上開機關代碼轉換作業並函復後,檔案接管機關至遲應於組織法規施行日後6個月內完成其他機關之接管檔案目錄彙送作業,並函知本局刪除已彙送公布之其他移交機關檔案目錄資料;該函應載明刪除目錄之原因及機關代碼,俾憑刪除存在於NEAR之該機關代碼下之所有原目錄彙送資料。

Q4:行政院組織改造後,屬組織精簡、內部業務調整或改隸、改制者,機關如何辦理檔案目錄彙送作業?
Ans:
1. 屬組織精簡、內部業務調整或改隸、改制為獨立機關或其他改制,且無業務移出及移入情形者,免辦理檔案目錄彙送。
2. 惟機關代碼有變更者,請於組織法規施行日2個月以前函知本局,辦理機關檔案管理資訊網新機關代碼登記及彙送帳號申請作業,本局即將原機關檔案目錄彙送資料,轉換至新機關代碼下。

Q5:行政院組織改造後,配合行政院人事行政局重新核發新機關代碼,而無涉檔案移交者,機關如何辦理後續相關作業?
Ans:
機關可於組織法規施行日2個月以前函知本局,辦理機關檔案管理資訊網新機關代碼登記及彙送帳號申請作業,本局即將原機關檔案目錄彙送資料,轉換至新機關代碼下。

Q6:機關僅有部分業務移出,是否可於完成辦理移交檔案目錄註記及彙送後,函請檔案管理局協助將原機關代碼下之檔案目錄,轉換至新機關代碼下?
Ans:
1.  為簡化機關辦理目錄彙送作業,機關如僅有部分業務移出,應將該等已完成移交註記之部分檔案,依規定格式轉出檔案目錄電子檔,重新彙送至本局進行目錄更新。
2.  俟機關取得新機關代碼,完成辦理機關檔案管理資訊網新機關代碼登記及彙送帳號申請作業後,機關可於組織法規施行日2個月以前函知本局,將原代碼下之所有目錄彙送資料,轉換至新機關代碼下。
3. 舉例而言,法務部原矯正司及政風司全部業務與保護司有關犯罪研究業務移出,該部可於完成上開移交檔案目錄彙送後,於組織法規施行日2個月以前函知本局,將法務部原代碼下之所有目錄彙送資料,轉換至新機關代碼下。

Q7:檔案移交機關於96年7月以前,以案件層級辦理檔案目錄彙送者,檔案接管機關於接管該等檔案時,是否需改以案卷層級辦理目錄彙送?
Ans:
檔案接管機關接管移交機關於96年7月以前,以案件層級辦理檔案目錄彙送者,得逕以案件層級辦理接管檔案目錄彙送;如移交機關原已補編案卷層級目錄者,亦得以案卷層級辦理接管檔案目錄彙送。

Q8:考量移交檔案數量龐大,如檔案移交機關採分次點交予接管機關之方式辦理,則於檔案點交期間,民眾申請檔案應用時,應由檔案移交機關或接管機關受理民眾之應用申請作業?
Ans:
機關因改組或業務移撥他機關,其有關檔案應用併同移交。如新機關組織法規尚未施行前,機關業務即未完成移撥,故於檔案點交期間,其檔案應用申請作業,仍應由原管有機關(檔案移交機關)辦理為宜。

【檔案資訊作業】
Q1:檔案移交機關應如何產出移交電子媒體封裝檔?
Ans:
1. 機關檔案管理資訊系統已提供產出移交電子媒體封裝檔功能:
 (1)依「文書及檔案管理電腦化作業規範」附錄5之四(二)之電子檔案封裝檔格式進行電子檔案詮釋資料封裝作業,並依規定格式附加機關憑證,產出移交電子媒體封裝檔(包含目錄詮釋資料及影像檔案),送交接管機關;惟如考量檔案管理系統資料之整合需求,得採移交機關與接管機關雙方議定之格式及命名原則辦理。
(2)由檔案管理資訊系統或檔案管理局提供之電子檔案檢測及瀏覽工具,批次檢測移交電子媒體封裝檔,以確保電子檔案格式等資料之正確性。
2. 機關檔案管理資訊系統未提供轉出電子媒體封裝檔功能:
(1)於檔案管理資訊系統轉出符合「文書及檔案管理電腦化作業規範」附錄5之四(六)之檔案目錄彙送格式或舊版本之案卷及案件層級電子檔案目錄(即指詮釋資料),以檔案管理局提供之移轉(交)工具,將待移交之影像檔案(須放置於特定目錄,且其檔案命名規則須與文號或檔號可互相關聯)與詮釋資料併同封裝,並依規定格式附加機關憑證,產出移交電子媒體封裝檔,送交接管機關;惟如考量檔案管理系統資料之整合需求,得採移交機關與接管機關雙方議定之格式及命名原則辦理。
(2)由檔案管理局提供之電子檔案檢測及瀏覽,批次檢測移交電子媒體封裝檔,以確保電子檔案格式等資料之正確性。
    國家發展委員會檔案管理局開發之電子封裝檔工具箱(包含電子檔案檢測與瀏覽工具、電子檔案技術鑑定工具及移轉(交)工具),放置於電子檔案保存實驗室網站(https://pearl.archives.gov.tw),供各機關免費下載使用。

Q2:檔案接管機關應如何接收移交電子媒體封裝檔?
Ans:
1. 由系統或國家發展委員會檔案管理局提供之電子檔案檢測及瀏覽,批次檢測移交電子媒體封裝檔,以確保電子檔案格式等資料之正確性。
2. 由檔案管理資訊系統將機關交付之電子媒體封裝檔,批次匯入檔案管理資訊系統,或匯入特定目錄以電子檔案檢測與瀏覽工具查詢。

Q3:公文檔案管理系統有無必要重新建置?建置或修正系統應有的考量重點為何?
Ans:
1. 原則上宜先考量採用檔案移交機關或檔案接管機關之現行系統,俾節省系統及資料重新轉置之成本;惟如現行系統功能均無法符合需求或已無擴充彈性時,亦可考量採用上級機關授權使用之公文檔案管理系統。
2. 如須建置或修正系統時,以總經費最少、總時程最少、總改變最少者優先考量,考量使用人數、系統操作介面、使用者習慣等因素,並評估組織改造後新組織之系統功能、容量、效能等需求,朝文檔合一方向規劃,整併公文與檔案管理系統相關功能,選定適合之公文檔案管理系統,且其系統功能應符合「文書處理手冊」、「文書流程管理作業規範」及「文書及檔案管理電腦化作業規範」等要求。
3. 建置或修正系統時,應注意將移交機關與接管機關的檔案相關資料完整匯入(包括分類表、保存年限區分表、目錄、影像檔案及案件與案卷相關資料等),並應注意不同之檔案分類表及檔號資料應明確區分並批次修正,以避免發生資料覆蓋情形。

Q4:如何辦理公文及檔案管理資訊系統驗證申請作業?
Ans:
配合行政院修訂函頒之「文書及檔案管理電腦化作業規範」(104年7月修訂版),本局委外驗證單位受理各機關申請公文及檔案管理資訊系統驗證,機關可依需求提出驗證申請,以確認擇選之系統是否符合公文及檔案法規相關規定,相關申請作業請至公文及檔案管理資訊系統驗證網查詢(網址:https://archives.cisanet.org.tw/)。

Q5:為辦理接管檔案電子目錄轉入系統作業,是否得於接管機關資料庫另設專區存放上開電子目錄,俾與原機關資料有所區隔?
Ans:
檔案接管機關在接收檔案電子目錄時,得視檔案管理資訊系統作業環境與時程,自行審酌該目錄資料存放方式及位置;惟為利日後檔案管理應用,檔案目錄仍以集中存放為宜;如未能集中,系統亦應提供整合查詢及銷毀、移轉(交)註記等功能。

Q6:檔案移交電子目錄應採何種格式?應包含哪些內容欄位?是否應匯入檔案接管機關之檔案管理資訊系統?
Ans:
檔案移交電子目錄轉出匯入格式及內容欄位,因涉及檔案移交及接管機關之檔案管理資訊系統及其資料結構,宜由雙方評估轉出資料內容完整性、系統相容性及匯入資料可用性後,商議適切之格式後辦理。檔案接管機關得視其系統作業環境與轉換時程,自行審酌該目錄資料存放方式及位置;惟為利日後檔案管理應用,檔案目錄仍以集中存放為宜;如未能集中,系統亦應提供整合查詢及銷毀、移轉(交)註記等功能。

Q7:紙本檔案掃描成影像檔併同辦理移交時,該影像電子檔案應採用何種方式辦理移交?
Ans:
為確認移交電子檔案、掃描影像檔及儲存媒體之數量、內容真實性、完整性及可用性,建請移交機關進行封裝處理,或由雙方議定移交之確認方式,並考量檔案管理資訊系統資料整合之需求,辦理電子檔案儲存時,應參照「文書及檔案管理電腦化作業規範」附錄 8 之電子檔案格式表及附錄10 之電子媒體規格表選擇適當者為之,應依「文書及檔案管理電腦化作業規範」附錄5 之四(四)之電子媒體封裝檔格式規定。其電子檔案命名原則應依「文書及檔案管理電腦化作業規範」附錄11 之機關電子檔案統一命名原則規定辦理。

Q8:國家發展委員會檔案管理局是否提供電子檔案封裝工具?
Ans:
國家發展委員會檔案管理局提供之電子封裝檔工具箱,可將電子檔案(含附件)與詮釋資料併同封裝,並以機關憑證加簽,產出移交電子媒體封裝檔,並具有封裝檔瀏覽功能。該工具放置於電子檔案保存實驗室網站(https://pearl.archives.gov.tw),供各機關免費下載使用。

附加檔案:
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