檔案依其管理機關別，得區分為機關檔案與國家檔案，前者係指由各機關自行管理之檔案，後者則指具有永久保存價值而移歸檔案中央主管機關－國家發展委員會檔案管理局(以下簡稱本局)管理之檔案。
所謂檔案開放應用，就其字面意義言，係指政府機關將管有之檔案開放給一般民眾閱覽、抄錄或複製等利用之過程；而就其開放方式言，可分為主動開放與被動應人民請求提供二種方式。主動開放即政府機關不待人民申請，而依法令規定或本於職權主動公開檔案有關資訊，如公布檔案目錄、舉辦檔案展覽、編輯出版檔案資料等事項；被動應人民請求提供係指民眾向各檔案管理機關申請閱覽、抄錄或複製檔案，其使用目的係為個人或關係人資料之查詢、學術研究、業務需要或新聞報導等。依檔案法第17條之規定，民眾申請閱覽、抄錄或複製各機關檔案，應事先以書面提出申請，經核准後始得應用。
依檔案法施行細則第18條及相關規定，申請閱覽、抄錄或複製檔案者，應載明下列事項：
1.申請人之姓名、出生年月日、電話、住(居)所、身分證明文件字號；如係法人或其他設有管理人或代表人之團體，其名稱、事務所或營業所及管理人或代表人之姓名、出生年月日、電話、住(居)所。外籍人士應併附居留證或護照等相關證明文件影本。
2.有代理人者，其姓名、出生年月日、電話、住(居)所、身分證明文件字號；如係意定代理者，並應提出委任書；如係法定代理者，應敘明其關係，並檢具相關證明文件影本。
3.申請項目。
4.檔案名稱或內容要旨。
5.檔號。
6.申請目的。
7.有使用檔案原件之必要者，其理由。
8.申請日期。
為便利申請應用機關檔案，可利用機關檔案目錄查詢網進行查詢，填具機關檔案應用申請書向各管有機關提出申請；申請應用國家檔案，則請利用國家檔案資訊網查詢，填具國家檔案應用申請書後向本局提出申請。在您申請應用國家檔案前，請詳閱下列國家檔案查詢與申請程序說明：
•查詢檔案目錄
•提出應用申請
•准駁回復通知
◎國家檔案申請程序
•查詢檔案目錄
檔案目錄指依檔案內容或外觀型式的特點，如檔號、案名、案由、文號及媒體型式等，以簡明扼要的文字，逐項記載之目錄，可作為揭示與查尋檔案的工具，亦為檔案檢索系統的重要組成部分，編製時應依據相關編目規範著錄。檔案目錄是檔案應用的基本工具，透過目錄查詢，使用者可得知檔案管有情形，並可藉此找尋特定之檔案。
一、利用網際網路
為便捷檔案目錄查詢，本局將陸續徵集之國家檔案目錄整合於「國家檔案資訊網」，利用網際網路提供單一查詢窗口服務。目前本局典藏之國家檔案有228事件、美麗島事件、國民大會、行政院921震災災後重建推動委員會及公營事業民營化等檔案，除了少數未解密之機密檔案目錄未開放查詢外，其餘均可透過國家檔案資訊網提供查詢。
二、查閱主題檔案出版品
為便利學者的研究需求及滿足大眾的查閱需求與檢索習慣，本局針對部分主題國家檔案目錄及內容加以系統化之整理、分析與研究，出版228事件檔案專題選輯三種：包括事件與公營事業、事件與青年學生、事件的鎮壓與救卹，以及事件檔案目錄彙編、事件檔案導引（修訂版）、國民大會憲政國家檔案導引、國民大會憲政國家檔案目錄選編、美麗島事件檔案導引。
此外，為便捷使用者查檢國家檔案有關228事件、軍法相關案件之判決書及表冊內所載人名資訊，以及34年至38年間，國共內戰之戰役心得報告所載人名資訊，本局製作國家檔案參考索引提供各界查詢。
另針對本局典藏之公營事業民營化主題檔案，採系列叢書方式，呈現精選檔案頁面，現已編輯出版「風華再現─行政院退輔會塑膠工廠」及「紙菁風華─台灣中興紙業公司」等10種檔案專題選輯；國民大會主題部分則有「時代輪廓─國民大會修憲檔案」專題選輯。上述出版品歡迎至本局國家檔案閱覽中心參考運用，或逕上本局全球資訊網本局出版品瀏覽。
•提出應用申請
(一)離線申請
1.紙本國家檔案應用申請書可逕由國家檔案資訊網下載列印或向本局索取，填具事項包括申請人資料、申請項目、檔案名稱或內容要旨、檔號、申請目的及申請日期等資訊，經完成簽名，申請案件得以下列方式，提出申請:
(1)親自持送或郵寄本局：新北市新莊區中平路439號(北棟)1樓
(2)傳真：02-89956471
2.代理人如係意定代理者，請檢具委任書；如係法定代理者，請檢具相關證明文件影本。申請案件屬個人隱私資料者，請檢具身分關係證明文件。
3.申請應用之檔案，經本局委託他機關(構)代管者，申請書請逕寄各國家檔案受託代管機關(構)辦理。
(二)線上申請
已持有自然人憑證之民眾，透過自然人憑證登入國家檔案資訊網，並利用該資訊網查詢欲申請應用之國家檔案目錄後，即可以線上申辦方式提出申請。
•准駁回復通知
(一)申請案之處理，原則上係依本局受理案件日期之先後為順序；受理案件日期係指申請書送達本局日期。
(二)已完成准駁處理之國家檔案，如有民眾申請且有數位複製檔，原則上於受理申請案件當日提供應用；尚未完成數位複製者，將儘速調卷並通知申請者應用。
(三)申請案如屬未曾准駁之國家檔案，原則於受理申請案15個工作日內通知准駁結果，必要時得延長15個工作日。
(四)將依申請人標示之優先順序，分批准駁及通知。
(五)檔案如因原件狀況不佳、展覽、機關檢調或其他情形無法提供應用時，將通知申請人理由及預估該檔案得以提供之時間。
(六)申請案件包含個人隱私資料者，請檢具身分證明文件；委託代理者，請檢具委任書，並附身分證明文件影本。
•應用國家檔案
(一)為維護各申請人應用檔案權益，公平使用服務資源，申請人應於本局准駁通知送達翌日起15日內依聯絡方式，逕洽本局承辦同仁告知有關閱覽或取件事宜。另，檔案之閱覽或取件期日，申請人應於本局准駁通知送達翌日起30日內完成，未能如期至局辦理者，應通知本局展延，展延期限如逾第1次准駁通知送達翌日起60日，應重新填具申請書。
(二)取件方式
1.線上閱覽、抄錄：本局已公開之國家檔案影像，免費提供閱覽及下載，無須申請。已數位化尚未公開之檔案，申請人如係透過登入國家檔案資訊網申請者，經本局通知後，可登入該資訊網於線上閱覽、抄錄檔案影像；非透過登入國家檔案資訊網申請者，本局另提供雲端儲存空間之線上閱覽、抄錄服務。
2.親臨國家檔案閱覽中心：申請人可依約定時間，攜帶身分證明文件，親臨國家檔案閱覽中心閱覽、抄錄或複製檔案。如係親取本局交付之國家檔案數位複製品者，可選擇以本局提供之隨身碟或光碟儲存交付，需酌收耗材費；亦歡迎自行攜帶儲存載體(如隨身碟等)，經本局完成掃毒作業並確認無感染之虞，即可提供儲存交付國家檔案數位複製品之用。
3.線上下載國家檔案影像檔或郵寄複製品：透過登入國家檔案資訊網申請者，經本局通知後可登入該資訊網於線上下載檔案影像檔；非透過登入國家檔案資訊網申請者，本局另提供雲端儲存空間之下載服務。此外，申請人亦可選擇以紙本或多元儲存載體等方式郵寄複製品。
※相關服務涉及付費者，於收訖費用後提供。
(三)親臨國家檔案閱覽中心注意事項
1.為便利申請人安排行程及縮短等候調卷時間，申請人至指定處所應用檔案前，應事先通知本局承辦人員，以資準備。
2.為維護檔案原件安全，閱覽、抄錄檔案原件，每次取件以5卷為原則，用畢並經服務人員清點無誤後，始得繼續調閱其他檔案原件。
3.本局國家檔案閱覽中心備有翻拍台組，可提供申請人自備數位相機，自行翻拍原件使用，且不收取使用費用。
(四)複製檔案服務
為推廣國家檔案之應用，閱覽、抄錄國家檔案，免收費用；複製檔案，依下列檔案複製收費標準表收費：
國家檔案複製費用繳費方式，除親臨本局國家檔案閱覽中心繳交現金或持信用卡、悠遊卡、台灣pay付費、使用郵政匯票或報值信封(現金袋)等郵寄本局，以及採用國庫匯款、線上信用卡繳費等方式外，亦可持國家檔案複製費用繳款單至郵局臨櫃劃撥繳費、實體自動櫃員機(ATM)繳費、網路自動櫃員機(WebATM)繳費、行動郵局繳費及全家便利商店繳費。相關資訊請參閱
國家檔案複製費用繳費方式說明。
◎「先閱覽、抄錄，後複製」創新服務措施
為促進國家檔案開放應用，申請應用屆滿30年仍有部分應用限制的國家檔案，申請人僅需保證遵守下列規範，並於國家檔案應用申請書簽署保密具結，無須等待逐頁准駁之行政程序，即可先行至本局國家檔案閱覽中心閱覽及抄錄，除了依法核定為機密檔案、檔案當事人或其繼承人表示不予公開之私人文書、非屬政治檔案經移轉機關表示有嚴重影響國家安全、利益或對外關係推動之虞者，以及屬政治檔案且檔案內容含有政治檔案條例第8條第6項所列之涉高度個人隱私等情形外，如有需要複製，再由本局將必須保護之資訊分離處理後複製提供。
1.遵守本局檔案閱覽、抄錄、複製有關規定，不得有破壞檔案或變更檔案內容之行為。
2.於本中心閱覽、抄錄國家檔案，應依國家發展委員會檔案管理局國家檔案閱覽中心使用須知所列攜帶物品規定辦理。
3.應用國家檔案而侵害他人之著作權或隱私權等權益時，由應用者自負責任。
4.應用國家檔案所知悉或持有之國家檔案內容中，有依法規限制應用情形者，應依相關法律保護規定使用之，其後續任何揭露方式應無從識別第三人，並注意維護第三人正當權益。違反者，依有關法律處罰。
5.有複製尚未數位化之檔案需求時，應使用本局提供之設備，翻拍所需複製之檔案內容，並交付本局進行准駁處理。
6.如有違規使用個人設備拍攝檔案內容者，應依本局要求立即停止並刪除已拍攝檔案內容；如再違反，願自違規日起一年暫停以保密具結方式申請閱覽、抄錄國家檔案。