檔案法第一條解釋函

函詢陳請人申請返還已歸檔之陳情書及附件原件辦理疑義案

國家發展委員會檔案管理局函
發文日期: 中華⺠國109年11月12日
發文字號: 檔徵字第1090006989號
主旨: 有關大院函詢陳請人申請返還已歸檔之陳情書及附件原件辦理疑義案,復如說明,請查照。
說明:
一、 復大院本(109)年10月22日院台業貳字第1090705116號函。
二、 查⼤院收受⼈⺠書狀及處理辦法第13條第3項規定:「陳訴人所附證件如係原本而有發還必要時,予以影印附卷備查,原件檢還」;同條第4項規定:「陳訴案件之附件資料,如有發還之必要時,予以檢還。經檢還後,如再行檢送到院,得經委員批辦後,逕行歸檔」。又,大院檔案管理要點第8點規定略以,各承辦單位承辦文件及附件,⼀經歸檔,除依規定⼿續調閱外,⼀律不得再索回。
三、 另查本局訂定之機關檔案點收作業要點(下稱本要點)第2點、第9點第2項第10款及機關檔案管理作業手冊7.5.1.1規定略以,歸檔案件以原件為原則,有附件者,每⼀種以⼀份為限,未以原件歸檔時,應敘明具體事由簽奉權責⻑官核准後,併案辦理歸檔。
四、 有關大院函詢本局本年6月4日線上雙向溝通回覆(案件編號M10906****1)中,針對⺠眾要求返還經歸檔之陳情書及附件原件處理疑義,經查該案回覆內容「簽奉權責⻑官核准後,得將歸檔原件發還陳情人,並以複製品替代原已歸檔之正本。另,該簽辦文件應與前案併案管理,以利後續查考」,考量本詢問案係以陳情人索回個人陳情原件,為兼顧實務需求及尊重機關行政裁量,爰回復經核定後得以複製品替代,並應注意併案查考,尚符本局上開法令規定。此與⼤院收受⼈⺠書狀及處理辦法第13條第3、4項規定,如有發還原本必要得予檢還之立法意旨相通。
五、 次依中央法規標準法第16條及檔案法第1條第2項規定,法規對其他法規所規定之同⼀事項⽽為特別之規定者,應優先適⽤之。故⼤院就⼈⺠陳情書狀另訂有辦法規範者,依特別法優於普通法原則,⾃優先適⽤⼤院相關法令。前揭⺠眾詢問因未提及個案情境,本局爰就陳情通案回復,如屬大院特定法令規範,自應由大院依權責處理。至大院檔案管理要點第8點規定,⼀經歸檔⼀律不得再⾏索回⼀節,亦請⼤院依職權與實務運作需要予以衡酌。
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本頁最後更新日期: 110-02-23
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