檔案法第十九條解釋函

有關所詢檔案經調閱後之管理方式、土地登記相關檔案之保存年限及檔案申請應用事項一案。

發文日期: 中華民國106年6月28日
發文字號: 檔應字第1060003168號
主旨: 臺端所詢檔案應用等疑義案,復如說明,請查照。
說明:
一、 復臺端106年6月10日申復書。
二、 有關所詢檔案經調閱後之管理方式一節,機關業務承辦人員在承辦公務文書時,應就案件之內容與性質,依機關之檔案分類及保存年限區分表,於簽辦文稿上註記適當之分類號與保存年限;當案件辦畢送請檔案管理單位完成歸檔點收後,檔案管理人員應依檔案分類編案規範、機關檔案編目規範等規定辦理立案編目作業。檔案立案,係指依照檔案案情,建立簡要案名,賦予檔號;檔案編目則指就檔案內容、性質、形式等進行案件或案卷之著錄描述。是以,機關檔案立案編目作業應就歸檔案件辦理分類編案與編製目錄,以提供檔案檢索與應用。另借出之檔案用畢後應即歸還,依機關檔案檢調作業要點第15點規定,歸還之檔案應速整理完竣並歸回原位,不因經申請或法院調閱,重行起算其保存年限,且無需重新辦理立案編目。
三、 至所詢土地登記相關檔案之保存年限部分,查本局訂頒地政類檔案保存年限基準表(以下簡稱地政類基準)適用於各直轄市及縣(市)政府地政事務所之地政業務檔案,旨在規範該類檔案之最低保存年限及其清理處置。依據地政類基準規定,土地所有權第一次登記申請書及相關文件,以及土地及建物登記簿,保存年限為永久;另涉及土地及建物權利變更登記申請書及相關文件,保存年限為15年。
四、 有關檔案申請應用事項:
(一) 檔案法(以下簡稱本法)第1條第2項明定,「本法未規定者,適用其他法令規定。」又土地登記規則第24條規定,申請閱覽、抄寫、複印或攝影登記申請書及其附件者,以下列之一者為限:1、原申請案之申請人、代理人;2、登記名義人;3、與原申請案有利害關係之人,並提出證明文件者。是以,地政事務相關機關審查檔案應用申請人之資格,於不違悖本法規範意旨下,應依據土地登記規則第24條之規定辦理。至利害關係人應檢具之證明文件,請洽詢地政事務相關機關。
(二) 檔案申請應用之受理與准駁,應由機關本於權責,視具體個案情形,依本法第18條、政府資訊公開法第18條、行政程序法第46條及其他法令之規定,決定是否提供。
(三) 另,依本法第19條規定,機關對於申請案件之准駁,應自受理之日起30日內,以書面通知申請人;其駁回申請者,並應敘明理由。復依本法施行細則第20條規定,上開書面通知,除駁回申請者外,應載明核准應用檔案之意旨、檔案應用方式、時間及處所、檔案應用注意事項、收費標準及應攜帶之相關證明文件等。
五、 有關本法、本法施行細則及檔案應用相關法規等文件,歡迎至本局全球資訊網(https://www.archives.gov.tw)查詢利用,網站位置如下:
(一) 本局檔案法令彙編(本局全球資訊網\認識我們\出版品及報告\圖書及文宣\檔案法令彙編-四版)。
(二) 機關檔案管理作業手冊第21章「應用」(本局全球資訊網\文檔法規\作業規定\作業手冊)。
(三) 「機關檔案管理研習班」教材:本局全球資訊網首頁\機關檔案\教育訓練\教材\106年檔案管理研習班授課教材。
(四) 「本局檔案樂活情報」:本局全球資訊網首頁\國家檔案\檔案樂活情報\各期電子報查詢\第91期「檔案知識+」單元(沒那麼難!受理檔案應用申請的五大絕招)。
六、 如仍有其他詢問事項,請依聯絡方式,將有專人為您服務。
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本頁最後更新日期: 107-11-22
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