| 一、 |
機關檔案保存年限及銷毀辦法第14條規定，檔案因天災或事故毀損，經鑑定結果認無法修復者，各機關得將其原因及已毀損檔案之檔號、案名及案件數量等詳細情形，函送檔案中央主管機關備查後銷毀。其用旨在規範檔案意外毀損，經鑑定無法修復者，得於報備後銷毀。 |
| 二、 |
邇來臺灣地區風災頻仍，部分機關遭受水患，因檔案放置於地下室導致浸水受損，嗣後復建時僅就受災情形作成紀錄，未盡力搶救檔案而逕將受損檔案視同廢棄物悉數清除後，依上開辦法第14條之規定循序陳報本局備查。鑑於檔案銷毀事實係發生於報備之前，其受損檔案究否全無修護可能，已難再據檔案實際毀損情況予以判定。為符檔案法立法意旨，避免機關不當銷毀檔案，爰重申檔案意外毀損，應依上開辦法第14條規定，經鑑定確認已無法修復者，循序陳報本局備查後始可辦理檔案銷毀。 |
| 三、 |
另，檔案庫房設施基準第六點規定，檔案庫房不宜設置於地下室及排水系統不良之位置。為維護檔案保管安全，請確實依上開基準檢討檔案保管環境，妥適規劃其存置場所。 |