檔案法第十二條解釋函

機關檔案保存年限及銷毀辦法第14條適用

國家發展委員會檔案管理局函
發文日期: 中華民國 93年 10月 13日
發文字號: 檔徵字第09300169832號
主旨: 關於機關檔案保存年限及銷毀辦法第14條之適用,請 查照轉知。
說明:
一、 機關檔案保存年限及銷毀辦法第14條規定,檔案因天災或事故毀損,經鑑定結果認無法修復者,各機關得將其原因及已毀損檔案之檔號、案名及案件數量等詳細情形,函送檔案中央主管機關備查後銷毀。其用旨在規範檔案意外毀損,經鑑定無法修復者,得於報備後銷毀。
二、 邇來臺灣地區風災頻仍,部分機關遭受水患,因檔案放置於地下室導致浸水受損,嗣後復建時僅就受災情形作成紀錄,未盡力搶救檔案而逕將受損檔案視同廢棄物悉數清除後,依上開辦法第14條之規定循序陳報本局備查。鑑於檔案銷毀事實係發生於報備之前,其受損檔案究否全無修護可能,已難再據檔案實際毀損情況予以判定。為符檔案法立法意旨,避免機關不當銷毀檔案,爰重申檔案意外毀損,應依上開辦法第14條規定,經鑑定確認已無法修復者,循序陳報本局備查後始可辦理檔案銷毀。
三、 另,檔案庫房設施基準第六點規定,檔案庫房不宜設置於地下室及排水系統不良之位置。為維護檔案保管安全,請確實依上開基準檢討檔案保管環境,妥適規劃其存置場所。
備註: 引用之「機關檔案保存年限及銷毀辦法」第14條於94年1月3日修正為第15條。
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本頁最後更新日期: 107-11-29
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