檔案法第十二條解釋函

檔案法施行前已屆滿保存年限之檔案,辦理銷毀作業,毋庸彙送銷毀目錄電子檔

國家發展委員會檔案管理局函
發文日期: 中華民國 91年 6月 10日
發文字號: 檔徵字第0910001916號
主旨: 關於檔案法施行前已屆滿保存年限之檔案,辦理銷毀時須否彙送電子檔之銷毀目錄疑義一案,復如說明,請 查照。
說明:
一、 復 貴局91年6月10日檔徵字第0910001916號函。
二、 查機關檔案保存年限及銷毀辦法第9條第4項規定,本辦法施行前各機關擬銷毀檔案目錄已按案件製作完成者,檔案法(以下簡稱本法)第12條第2項及前條第2項所定之目錄,得以該完成之目錄充之。符應上開規定,並促使機關充分瞭解檔案銷毀目錄之編製與應配合事項,本局乃於本(91)年1月29日以檔徵字第09100002222號函頒「機關檔案銷毀目錄編製原則及送核作業注意事項」。凡屬本法施行前已屆保存年限之檔案,可逕依上開規定辦理檔案銷毀作業,毋庸彙送銷毀目錄電子檔。
三、 有關機關檔案管理作業手冊第17章圖17之1屆保存年限檔案銷毀作業流程17.4.1.7揭示轉出檔案銷毀目錄電子檔,意指本法施行後屆保存年限之檔案,報經本局核准銷毀者,於執行銷毀作業時,檔案管理單位應將註記完成之檔案銷毀目錄依機關檔案管理資訊化作業要點所定之檔案目錄傳輸格式規定轉出電子檔。其目的在使機關檔案目錄彙送至本局後,如有後續奉准之銷毀檔案,得用以轉出電子檔更新原彙整公布於本局建置之全國檔案目錄查詢網之目錄資料。另有關本法施行前已屆保存年限之檔案,應否辦理檔案回溯建檔,本局於本年5月21日已以檔徵字第0910001852號函重申在案,不再贅述,惟上開手冊第十七章圖示滋生之疑義,本局將於再版時予以修訂,以資明確。
四、 至 貴局現管有約95萬餘件檔案,將分別於92年及93年屆滿保存年限,請示可否免辦檔案回溯建檔一節,依本法施行細則第12條規定,各機關對於本法施行前未屆滿保存年限之檔案,應於施行後3年內完成檔案回溯編目建檔。據上開規定, 貴局管有之92及93年始屆滿保存年限之檔案,仍應辦理檔案回溯編目建檔,方合附法令規定。
備註:
一、 引用之「機關檔案保存年限及銷毀辦法」第9條第4項於94年1月3日修正刪除。
二、 引用之「機關檔案管理作業手冊」第17章於94年12月修正為第16章。
三、 引用之「機關檔案銷毀目錄編製目錄原則及送核作業注意事項」於95年2月8日停止適用。
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本頁最後更新日期: 107-11-29
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