檔案法第十二條解釋函

為符應檔案銷毀相關規定,檔案銷毀目錄逐件審核實屬必要,審核意見註記以能辨明為原則

國家發展委員會檔案管理局函
發文日期: 中華民國 91年 6月 5日
發文字號: 檔徵字第0910001878號
主旨: 關於機關檔案銷毀計畫及檔案銷毀目錄審核釋疑一案,復如說明,請 查照。
說明:
一、 復 貴府91年6月5日檔徵字第0910001878號函。
二、 檔案法(以下簡稱本法)於本(91)年1月1日施行後,各機關銷毀檔案,應依本法第12條第2項與機關檔案保存年限及銷毀辦法第9條規定辦理。為完備機關檔案銷毀作業,本局復於本年1月29日以檔徵字第09100002222號函頒「機關檔案銷毀目錄編製原則及送核作業注意事項」。
三、 上開辦法第8條第3項及第9條第2項規定,檔案銷毀目錄,應記載事項包括檔號、案名、案由、來(受)文者、收文字號或發(來)文字號等,是以,送核作業注意事項(四)1爰揭示應查核上開必要項目是否均已記載。至(四)2「依據案由逐件判定檔案銷毀之適當性,並將審核意見逐件填列於檔案銷毀目錄」,揭示審核意見逐件填列,業基於簡化原則,輔以英文字母C、D、E、N表示,如同意銷毀,即註記D;有其他意見,始於目錄欄位內敘明。有關檔案銷毀目錄載列同類目且相同保存年限者,得否採整體審核,統一註記一節,按檔案銷毀目錄既係以案件為單元編製,符應上開辦法及送核作業注意事項之規定,逐件審核實屬必要。惟審核意見之註記,得視實際審核結果決定之,原則上如能辨明,確無逐件註記或填列之必要。
四、 至銷毀之檔案,屬年代久遠且當時未訂定檔案保存年限區分表,亦未曾辦理檔案保存價值鑑定,其銷毀計畫及檔案銷毀目錄函送本局審核時,得免附檔案保存年限區分表及檔案鑑定報告一節,查本法施行細則第13條第1項第2款規定,各機關辦理銷毀、移轉或應用產生疑義或發生爭議者,應辦理檔案保存鑑定。準此,年代久遠之檔案,如未訂定保存年限,且無法依現有檔案保存年限區分表判定保存年限者,當應辦理檔案保存價值鑑定,始得據以辦理檔案銷毀。又檔案保存價值鑑定規範第14點第2項規定,檔案鑑定報告應依本法施行細則第10條第1項各款規定程序函送本局,是以,免附檔案鑑定報告之議,合與現行法令規定不符。
備註:
一、 機關檔案保存年限及銷毀辦法已於94年1月3日修正,本函釋所引第8條內文已有更動;原第9條已調整為第10條並修正內文。
二、 機關檔案銷毀目錄編製目錄原則及送核作業注意事項已於95年2月8日停止適用。
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本頁最後更新日期: 107-11-29
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