檔案法第十條解釋函

本機關預決算書保存年限釋疑

發文日期: 中華民國 102年 4月 1日
發文字號: 檔徵字第1020001437號
主旨: 關於 貴局民國59至80會計年度會計檔案銷毀審核結果函請釋疑一案,復如說明,請 查照。
說明:
一、 復 貴局102年3月22日苗警秘字第1020013124號函。
二、 依檔案法(以下簡稱本法)第2條第2款規定,檔案係指各機關依照管理程序,而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件;又依會計法第109條規定,各機關之會計憑證、會計報告及記載完畢之會計簿籍等檔案,於總決算公布或令行日後,應由主辦會計人員移交所在機關管理檔案人員保管之。是各機關涉法定職能運作產生之各種會計紀錄或資料屬檔案管理範疇,且同時適用會計法及本法之規範,故其銷毀除依會計法規定外,亦應依本法規定經本局核准後,始得為之,合先敘明。
三、 另,查會計法第9條係明文政府會計之組織,同法第84條係規範各種會計報告、帳簿及重要備查簿在總會計、單位會計及分會計等組織之最低保存年限;而本局本(102)年3月6日審復意見所示,屬本機關年度預、決算書者應永久保存1份,係配合各機關之施政計畫應永久保存,且考量各層級機關可從年度核定之預算及執行等文件,窺知該機關本身歷年財政配置與運用狀況,並檢視各項重要專案計畫推動與經費支配之平衡性,具重要行政稽憑價值及資訊價值,依機關檔案保存年限及銷毀辦法第3條第5款及第12款規定,實有永久保存之必要,且相關規定業邀集機關研商並納入本年3月27日頒修之主計類檔案保存年限基準表。是本案單位預、決算書核列為永久保存之處置,與會計法所定年限並無牴觸或違背之情事,仍請依本局前函核復意見辦理。
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本頁最後更新日期: 107-11-27
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