檔案法第九條解釋函

永久保存之檔案,其檔案原件雖經採微縮或其他方式儲存,仍不得辦理銷毀

國家發展委員會檔案管理局函
發文日期: 中華民國 96年 6月 18日
發文字號: 檔徵字第0920003415號
主旨: 關於公司登記案卷採微縮或電子方式儲存後,其原紙本文件處理疑義一案,復如說明,請 查照。
說明:
一、 依本(92)年6月11日召開之研商有關公司登記案卷採微縮或電子方式儲存,其原紙本文件應如何處理相關事宜會議決議辦理暨復 貴部92年5月9日經商字第09202100340號函。
二、 檔案法(以下簡稱本法)第9條第1項規定,檔案得採微縮或其他方式儲存管理,其實施辦法,由檔案中央主管機關定之。同條第2項規定,依前項辦法儲存之紀錄經管理該檔案之機關確認者,視同原檔案。其複製品經管理該檔案機關確認者,推定其為真正。揆諸其立法意旨在於揭示檔案儲存之形式及效力,合先陳明。
三、 又,本法第10條規定,檔案之保存年限,應依其性質及價值,區分為永久保存或定期保存。同法第12條規定,定期保存之檔案未逾法定保存年限或未依法定程序,不得銷毀。是合符上開規定,公司登記相關案卷為永久保存者,如檔案原件經採微縮或其他方式儲存,仍不得辦理檔案銷毀。至定期保存者,依機關檔案保存年限及銷毀辦法第7條規定,得調整其檔案原件之保存年限,並於期限屆滿後,依上開辦法第8條及第9條相關規定辦理檔案銷毀。
四、 有關公司登記相關案卷採微縮或電子方式儲存,其原紙本文件之處理,請依前開說明及本(92)年6月11日會商共識,修訂 貴部檔案分類及保存年限區分表;即就公司設立、變更、撤銷、解散等之登記,依業務需要,分立不同之檔案類目,並參考相關法令規定,分別訂定不同保存年限,以為因應。
備註: 機關檔案保存年限及銷毀辦法已於94年1月3日修正,本函釋所引第8條內文已有更動;第9條已調整為第10條並修正內文。
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本頁最後更新日期: 107-11-27
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