永久保存之檔案，其檔案原件雖經採微縮或其他方式儲存，仍不得辦理銷毀
國家發展委員會檔案管理局函
| 發文日期： |
中華民國 96年 6月 18日 |
| 發文字號： |
檔徵字第0920003415號 |
| 主旨： |
關於公司登記案卷採微縮或電子方式儲存後，其原紙本文件處理疑義一案，復如說明，請 查照。 |
| 說明： |
| 一、 |
依本（92）年6月11日召開之研商有關公司登記案卷採微縮或電子方式儲存，其原紙本文件應如何處理相關事宜會議決議辦理暨復 貴部92年5月9日經商字第09202100340號函。 |
| 二、 |
檔案法（以下簡稱本法）第9條第1項規定，檔案得採微縮或其他方式儲存管理，其實施辦法，由檔案中央主管機關定之。同條第2項規定，依前項辦法儲存之紀錄經管理該檔案之機關確認者，視同原檔案。其複製品經管理該檔案機關確認者，推定其為真正。揆諸其立法意旨在於揭示檔案儲存之形式及效力，合先陳明。 |
| 三、 |
又，本法第10條規定，檔案之保存年限，應依其性質及價值，區分為永久保存或定期保存。同法第12條規定，定期保存之檔案未逾法定保存年限或未依法定程序，不得銷毀。是合符上開規定，公司登記相關案卷為永久保存者，如檔案原件經採微縮或其他方式儲存，仍不得辦理檔案銷毀。至定期保存者，依機關檔案保存年限及銷毀辦法第7條規定，得調整其檔案原件之保存年限，並於期限屆滿後，依上開辦法第8條及第9條相關規定辦理檔案銷毀。 |
| 四、 |
有關公司登記相關案卷採微縮或電子方式儲存，其原紙本文件之處理，請依前開說明及本（92）年6月11日會商共識，修訂 貴部檔案分類及保存年限區分表；即就公司設立、變更、撤銷、解散等之登記，依業務需要，分立不同之檔案類目，並參考相關法令規定，分別訂定不同保存年限，以為因應。 |
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| 備註： |
機關檔案保存年限及銷毀辦法已於94年1月3日修正，本函釋所引第8條內文已有更動；第9條已調整為第10條並修正內文。 |
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本頁最後更新日期：
110-09-24
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