檔案法第二條解釋函

監理所之公務書表應否納入檔案分類表管理釋疑

發文日期: 中華民國 101年 6月 11日
發文字號: 檔徵字第1010002147號
主旨: 有關 貴屬臺中區監理所公務書表應否歸檔並依檔案法管理釋疑案,復如說明,請 查照轉知 。
說明:
一、 復 貴局101年5月4日路秘文字第1010020246號函。
二、 檔案法(以下簡稱本法)第2條第2款及其施行細則第2條規定,檔案係指各機關依照管理程序,而歸檔管理之各類處理公務紀錄資料及其附件。又,機關檔案點收作業要點第5點規定略以,各機關承辦單位或文書單位應將辦畢案件(含完成發文、存查或其他辦結程序者)送交檔案管理單位歸檔。另,機關檔案管理作業手冊7.4歸檔原則略以,具業務參考、權責稽憑、權益保障及學術研究參考等性質或價值之檔案,應依檔案法令相關規定歸檔管理。
三、 各機關依法定職能運作,產生符合上開規定之各類型公務紀錄,辦畢即應歸檔,並依本法相關規定辦理後續檔案管理事項,與文號有否、案件呈現方式(公文、申請書、報表等)或媒體形式(紙本、影音、電子等)無關;而機關檔案分類及保存年限區分表之編製,係依據檔案來源、組織架構或業務性質妥適區分分類層級,並依其內容性質重要性賦予保存年限。
四、 旨揭公務書表,係 貴屬臺中區監理所辦理公務過程產生之相關文件,其中屬會計憑證、會計報告及記載完畢之會計簿籍等檔案,請依會計法第109條規定,於總決算公布或令行日後,由主辦會計人員移交所在機關檔案管理人員保管之。其餘所詢書表,除屬內部資料校核、查對等業務處理過程之文件(且非為其他本文之附件)外,建請依各種書表之性質或價值逐一判定,屬歸檔範圍者,應納入機關檔案分類表及保存年限區分表編製,其整理、保管及屆期銷毀皆仍應依本法相關規定辦理。
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本頁最後更新日期: 107-11-27
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