檔案法施行前各機關已屆保存年限之檔案得免辦理檔案回溯編目建檔
國家發展委員會檔案管理局函
| 發文日期： |
中華民國 91年 5月 21日 |
| 發文字號： |
檔徵字第0910001852號 |
| 主旨： |
關於檔案法施行前，各機關已屆保存年限之檔案，得免辦理檔案回溯編目建檔，請 查照並轉知所屬。 |
| 說明： |
| 一、 |
按機關檔案已屆保存年限者，依檔案法（以下簡稱本法）第12條規定，即得辦理銷毀。機關檔案保存年限及銷毀辦法第8條、第9條亦已明定檔案銷毀作業內容及相關程序。另上開辦法第9條第4項規定，本辦法施行前，各機關擬銷毀檔案目錄已按案件製作完成者，本法第12條第2項所定之目錄，得以該完成之目錄充之。是項規定，即在減輕機關辦理本法施行前已屆保存年限檔案銷毀作業之負荷。本局本（91）年1月29日函示該等檔案法施行前已屆保存年限之檔案銷毀目錄得依行政院秘書處前印之文書處理檔案管理手冊檔案管理部分第30點規定編製之檔案目次表或以人工或電腦自行編製之目錄格式替代，係進一步闡示本法施行前，已屆保存年限檔案辦理銷毀之多元作法。 |
| 二、 |
邇來部分機關反應，辦理檔案回溯編目作業，已屆保存年限之檔案，究應否編目建檔，迭生疑義，爰再予說明如下：
| (一)、 |
本法施行前，已屆保存年限之機關檔案，得免辦理檔案編目建檔，各機關請逕依本年1月29日本局檔徵字第09100002222號函辦理檔案銷毀。 |
| (二)、 |
本法施行前，尚未屆保存年限之定期保存及永久保存機關檔案，請依本法及相關法令規定，辦理檔案回溯編目建檔。 |
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| 備註： |
| 一、 |
機關檔案保存年限及銷毀辦法已於94年1月3日修正，本函釋所引第8條內文已有更動；第9條已調整為第10條並修正內文，本函釋所引第4項已刪除。 |
| 二、 |
本局91年1月29日檔徵字第09100002222號函機關檔案銷毀目錄編製原則及送核作業注意事項已於95年2月8日停止適用。 |
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110-09-24
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