檔案法第八條解釋函

台電公司辦理檔案編目建檔、銷毀及移轉作業釋疑

國家發展委員會檔案管理局函
發文日期: 中華民國 91年 7月 30日
發文字號: 檔徵字第0910002661號
主旨: 關於 貴會函轉臺電公司有關檔案法實施後該公司辦理檔案編目建檔、銷毀及移轉等作業困難案,復如說明,請 查照。
說明:
一、 復 貴會91年7月19日經國五字第09100114950號函。
二、 檔案法(以下簡稱本法)立法宗旨在健全政府機關檔案管理,促進檔案開放運用,發揮檔案功能。本法第2條第2款規定,檔案指各機關依照管理程序,而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件。同法第28條規定,公立學校及公營事業機構準用本法之規定。是以,臺灣電力股份有限公司(以下簡稱臺電公司)暨其所屬處理公務或因公務而產生之各類紀錄資料及其附件,應依本法第8條規定編製檔案目錄,並定期彙送本局依法公布,始合符規定。
三、 又,本法施行細則第12條規定,各機關對於本法施行前未屆保存年限之檔案,應於施行後3年內完成檔案回溯編目建檔,其目的在確保民眾「知的權利」之連貫與完整。至各機關倘有特殊情形,無法依限完成者,應報經本局同意延長期限。
四、 另辦理檔案回溯編目建檔前,應先進行檔案清查,凡管有檔案已屆保存年限者,得依本局本(91)年1月29日檔徵字第09100002222號函規定,逕編製檔案銷毀目錄送審後辦理銷毀;本局亦於本年5月20日以檔徵字第0910001852號函,重申本法施行前,各機關已屆保存年限之檔案,得免辦理檔案回溯編目建檔。臺電公司所陳其總管理處行文所屬單位之通案公文,建請免納入檔案目錄建檔作業範疇,核與上開規定不符。
五、 至免辦永久檔案移轉及作業程序免層報核轉一節,查本法第11條規定,永久保存之機關檔案,應移轉檔案中央主管機關管理;同法第12條規定,各機關銷毀檔案,應先制定銷毀計畫及銷毀之檔案目錄,送交檔案中央主管機關審核。是以,永久保存檔案移轉及檔案銷毀作業程序層報核轉,均係法律明文之規定,臺電公司所請亦核與本法規定不符。
備註: 本案說明三檔案法施行細則於94年1月3日修正,第12條已修正規定為「各機關對於本法施行前未屆滿保存年限之檔案,應辦理回溯編目建檔。前項檔案屬永久保存者,應於本法施行後5年內完成;屬定期保存者,應於本法施行後7年完成。」;另本局91年1月29日檔徵字第09100002222號函機關檔案銷毀目錄編製原則及送核作業注意事項,已於95年2月8日停止適用。
回檔案法
本頁最後更新日期: 107-11-22
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