檔案法第七條解釋函

檔案編目建檔作業釋疑

國家發展委員會檔案管理局函
發文日期: 中華民國 93年 1月 27日
發文字號: 檔徵字第0930000357號
主旨: 有關編目建檔作業釋義一案,復如說明,請查照。
說明:
一、 復 台端93年1月8日箋函。
二、 檔案編目係就案件或案卷著錄來源依實著錄,所詢私人、團體、個人或人名之用詞,與中文語辭之一般用法無殊,尚無其他特別用詞定義可言。 台端函詢說明二所提,諒係針對主題項團體或人名著錄之區分,就此部分,本局於本(93)年1月2日檔徵字第0930000098號函已予陳明,不再贅述。
三、 至函詢說明三、四所提,依據檔案編目規範第6點第1項第10款規定,附註項包括各著錄項目須解釋或補充及其他有著錄必要之事項。其著錄由各機關視需要為之。同規範第3款規定,案由指扼要著錄案件主旨或事由之文字,並非照錄案件主旨或事由。
四、 函詢說明五、六、七有關來(受)文者之著錄部分,同規範第9點第2款規定略以,發(來)文者及受文者為個人時,外國人名,應先著錄其國籍之全稱或簡稱,並加圓括弧,再著錄其姓氏中文譯名及其姓名原文並加圓括弧。為利檔案查檢,來文者為外國人者,應著錄其姓氏中文譯名,惟無法查知國籍者,其國籍得不著錄。至所詢收受其他機關來文者,其發(來)文者項之著錄,則僅須著錄來文者,受文者毋庸著錄;惟檔案如為本機關發文者,則須著錄發文者及受文者,其中受文者係著錄本機關發文對象,包括正副本受文者。
五、 其他有關檔案編目規定,請查閱本局頒行之機關檔案管理作業手冊第8章。如仍有相關疑問,請逕電洽本局檔案徵集組,聯絡電話:(02)25131896。
備註: 「檔案編目規範」於93年10月21日修正,其名稱修正為「機關檔案編目規範」,本案說明三第6點第1項第10款已修正移列第7點第11款,其規定為「附註項:各註錄項目須補充或解釋之必要事項。」;說明四第9點第2款已修正移列第10點第2款,其規定為「著錄個人姓名,其後得著錄與該文件產生相關之身分職務,並加圓括弧;有別名或筆名時,應與其真實姓名並列著錄之,並加圓括弧;冠有夫姓之婦女姓名,應照錄之;外國人名,應先著錄其國籍之全稱或簡稱,並加圓括弧,再著錄其姓氏中文譯名及其姓名原文並加圓括弧。」
回檔案法
本頁最後更新日期: 107-11-29
本頁點閱瀏覽次數: 2133