檔案法第七條解釋函

檔案編目建檔作業釋義

國家發展委員會檔案管理局函
發文日期: 中華民國 93年 1月 2日
發文字號: 檔徵字第0930000098號
主旨: 有關檔案編目建檔作業釋義一案,復如說明,請 查照。
說明:
一、 復 台端92年12月19日箋函。
二、 查檔案編目規範第6點第1項第9款規定,主題項包括檔案內容涉及之事項、人名、機關或團體名稱、地點或地名、時間等關鍵詞彙。是主題項即係依案件或案卷內容,擇取足以表達其主題之關鍵詞彙著錄。主題項之「人名」欄位,以個人姓名著錄;「機關(構)欄位」,則以各級政府機關、學校及公營事業機構名稱著錄;至「團體」欄位則著錄上開機關(構)以外之組織名稱。又,檔案涉及事項、人名或機關等不止一項者,宜另新增欄位為之,自無著錄欄位長度不足問題。
三、 同規範第6點第1項及第2項規定,檔案編目之著錄項目包括案由(名)項、發(來)文者項及文件形式項等項目,以充分描述檔案內容及形式特徵;上開案由(名)項包括案由(名)、並列案由(名)及其他案由(名),其中案由係指扼要著錄案件主旨或事由之文字。發(來)文者包括主要發(來)文者、次要發(來)文者及受文者等。是以,案由及受文者為不同之著錄項、應分別著錄,自無著錄內容無法顯示正本受文者之疑慮。
四、 有關併件檔案之著錄,如使用本局檔案目錄建檔軟體辦理檔案編目建檔者,建議採先著錄主併件,後著錄被併件之方式。上開檔案著錄相關原則及詳細舉例說明,請參考本局編印之「機關檔案管理作業手冊」第8章相關規定。
備註: 「檔案編目規範」於93年10月21日修正,其名稱修正為「機關檔案編目規範」,本案說明二第6點第1項第9款已修正移列第7點第10款,其規定為「主題項:包括檔案內容涉及人、事、時、地、物等。」;說明三第6點修正為案件著錄項目,第1款規定為「案由項:包括案由、並列案由及其他案由。」第2款規定為「發(來)文者項:包括主要發文者、次要發文者、主要來文者、次要來文者及受文者。」
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本頁最後更新日期: 107-11-29
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