檔案法第七條解釋函

台南縣政府函詢檔案遣失之處置方式

國家發展委員會檔案管理局函
發文日期: 中華民國 92年 1月 30日
發文字號: 檔典字第0920001034號
主旨: 有關貴縣左鎮鄉民代表會申釋乙案,復如說明二、三,請 查照。
說明:
一、 復 貴府92年1月17日府行檔字第0920010328號函。
二、 貴縣左鎮鄉民代表會函報該會64年以前所有檔案遺失,業經簽請權責長官處理,並函請本局釋示乙節,檔案保管為檔案法明定檔案管理作業一環,依機關檔案保管作業要點第16點所示:「檔案有遺失、毀損情形者,檔案管理單位應即查明原因簽請權責長官處理。」準此,本案請 貴府逕依上述規定卓處。至於已遺失之檔案,如有書面紀錄可稽(如收發文簿、歸檔登記簿等),應將處理結果予以註記;若確無相關紀錄留存,則應將遺失檔案範圍、預估數量、處理情形等陳報權責長官,俾憑日後查考。
三、 有關 貴縣「各鄉鎮市民代表會檔案分類及保存年限區分表」送審乙節,查機關檔案保存年限及銷毀辦法第5條第1項規定,各機關應就主管業務,依本辦法之規定,參考本局訂定之機關檔案保存年限區分參考表編訂檔案保存年限區分表,依檔案法施行細則第10條第1項各款規定程序,函送本局審核後實施。目前機關送審案件無法迅即核復,除囿於審核人力不足因素外,主因在於機關送核之檔案分類及保存年限區分表大抵多未依機關檔案保存年限及銷毀辦法與檔案分類編案規範之規定檢討修正,即逕行送核,致審核作業須反覆與機關承辦人員溝通、協調,費時冗長,尚請諒察。
備註: 「機關檔案保存年限及銷毀辦法」於106年1月5日修正,本案說明三第5條第1項規定已修正為「各機關應就主管業務,依本辦法、機關共通性檔案保存年限基準及其他相關法規規定,編訂檔案保存年限區分表,區分檔案保存年限及清理處置方式。」
 
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本頁最後更新日期: 108-10-08
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