檔案法第七條解釋函

歸檔案件依文件產生日期先後順序編排疑義

國家發展委員會檔案管理局函
發文日期: 中華民國 91年 7月 11日
發文字號: 檔徵字第0910002381號
主旨: 關於歸檔案件依文件產生日期先後順序編排之疑義一案,復如說明,請 查照。
說明:
一、 復 貴部91年6月28日法總決字第0910025302號函。
二、 查機關檔案點收作業要點第3點第1款規定,歸檔案件應由承辦人員逐件依文件產生日期之先後順序,晚者在上,早者在下,依序於各頁左下角編寫頁碼。上開文件先後順序之規定,係相應文書處理慣例所為之規範。按公文之陳核,其案件內文件資料之置放次序,即以晚者在上,早者在下排列裝訂,始利各級長官核閱。是以,依文書處理規定完成核決程序之案件,其辦理歸檔時,文件先後順序,即以承續文書處理階段之排訂方式,由承辦人員依序編寫頁碼辦理點收,用意在以釐清承辦人員與檔案管理人員權責。復查機關檔案保管作業要點第3點規定,檔案之整理,應按文件產生日期先後,早者在上,晚者在下,依序排列整齊,則係著眼於案卷內各案件編排整理。
三、 司法文書如有來文並擬具簽稿併陳之案件,其歸檔文件之編排順序,為簽稿在上,來文置於案件最後。惟入卷時,各案件之排序整理,則應按文件產生日期先後,早者在上,晚者在下,依序為之,以完整連續呈現案情始末。綜上,案件內各文件間或案卷內各案件間之排序規定,應不致有造成閱覽不便之疑義。
備註:
一、 「機關檔案點收作業要點」於93年4月12日修正,第3點第1款規定修正為「依文件產生日期之先後順序,晚者在上,早者在下,依序編寫頁碼;文件係雙面書寫或列印者,亦同。」
二、 「機關檔案保管作業要點」於92年10月28日修正,第3點規定修正為「同一案卷檔案之整理,應按文件產生日期先後,早者在上、晚者在下,依目次號順序由小至大排列整齊。」。
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本頁最後更新日期: 107-11-27
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