| 發文日期： |
中華民國 91年 7月 11日 |
| 發文字號： |
檔徵字第0910002381號 |
| 主旨： |
關於歸檔案件依文件產生日期先後順序編排之疑義一案，復如說明，請 查照。 |
| 說明： |
| 一、 |
復 貴部91年6月28日法總決字第0910025302號函。 |
| 二、 |
查機關檔案點收作業要點第3點第1款規定，歸檔案件應由承辦人員逐件依文件產生日期之先後順序，晚者在上，早者在下，依序於各頁左下角編寫頁碼。上開文件先後順序之規定，係相應文書處理慣例所為之規範。按公文之陳核，其案件內文件資料之置放次序，即以晚者在上，早者在下排列裝訂，始利各級長官核閱。是以，依文書處理規定完成核決程序之案件，其辦理歸檔時，文件先後順序，即以承續文書處理階段之排訂方式，由承辦人員依序編寫頁碼辦理點收，用意在以釐清承辦人員與檔案管理人員權責。復查機關檔案保管作業要點第3點規定，檔案之整理，應按文件產生日期先後，早者在上，晚者在下，依序排列整齊，則係著眼於案卷內各案件編排整理。 |
| 三、 |
司法文書如有來文並擬具簽稿併陳之案件，其歸檔文件之編排順序，為簽稿在上，來文置於案件最後。惟入卷時，各案件之排序整理，則應按文件產生日期先後，早者在上，晚者在下，依序為之，以完整連續呈現案情始末。綜上，案件內各文件間或案卷內各案件間之排序規定，應不致有造成閱覽不便之疑義。 |
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| 備註： |
| 一、 |
「機關檔案點收作業要點」於93年4月12日修正，第3點第1款規定修正為「依文件產生日期之先後順序，晚者在上，早者在下，依序編寫頁碼；文件係雙面書寫或列印者，亦同。」 |
| 二、 |
「機關檔案保管作業要點」於92年10月28日修正，第3點規定修正為「同一案卷檔案之整理，應按文件產生日期先後，早者在上、晚者在下，依目次號順序由小至大排列整齊。」。 |
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