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一、檔案法施行細則第12條第1項規定，各機關於檔案法施行前（91年1月1日）未屆滿保存年限之檔案，應辦理回溯編目建檔。同條第2項規定，各機關永久保存之回溯檔案應於95年12月31日前完成編目建檔，並至遲於96年6月底前完成其目錄彙送作業；另，定期保存之回溯檔案應於97年12月31日前完成編目建檔，並至遲於98年6月底前完成其目錄彙送作業；此外，依機關檔案編目規範第3點規定，檔案著錄包括案件及案卷二層級，但檔案回溯編目得以案卷層級著錄，合先敘明。
二、機關為瞭解管有檔案是否辦理回溯檔案目錄彙送完竣，可依循以下步驟進行確認：
（一）辦理回溯檔案實體清查作業，先行掌握其目錄數量。
（二）查核該等回溯檔案是否有未編目建檔之情形，或者回溯檔案是否均已辦理目錄彙送，其可透過比對本局機關檔案目錄查詢網（NEAR，網址：https://near.archives.gov.tw）所公布之目錄是否有落差。
（三）各機關亦可透過本局機關檔案管理資訊網(Online，網址：https://online.archives.gov.tw/)之彙送數量，查詢歷次檔案目錄匯入數量，進行參考比對。其操作步驟為登入Online，點選系統左側選單「彙送管考/報表查詢」，請設定「是否包含附屬機關」為「無」後，下拉式選單選擇「檔案目錄總件數統計-依檔案年度號範圍分」，再點選「查詢」按鈕，再按右方匯出報表格式按鈕，可選擇匯出Excel或odf檔。
三、為順遂機關檔案管理，早期如有使用不同系統或軟體建檔者，建請整合於同一系統，俾利後續檔案清查、銷毀、檢調與應用等管理作業。若要重新建置回溯檔案目錄，可利用各機關檔案管理系統建檔或使用本局提供之目錄建檔工具，惟本局檔案目錄建檔軟體(7.0版與2006版)已不再維運，貴機關如仍需使用上開系統，建議改用本局「小型檔案管理系統V9.0」。
上架日期：110-02-26
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