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雙向溝通

機密檔案專用封套有「案卷內文件起迄日期」欄。該欄位常讓承辦人員誤認須填寫起日和迄日，導致違反封套填寫的相關規定。倘若本機關統一律定機密檔案專用封套僅可置入一件檔案，那麼可否將「案卷內文件起迄日期」欄改為「文件產生日」欄。如此，較不違反一般承辦人員的直覺理解，也能更順利地向同仁宣導該欄位如何正確填寫。敬請貴局釋明。
編號：MB1110928002 發表時間：111-09-28 21:28:36

鄭君，您好：

所詢機密檔案專用封套之案卷內文件起迄日期欄位疑義一案，敬復如下：

一、經洽臺端所詢事項，係案件之文件產生日期填寫方式。依機關檔案管理作業手冊22.4.1.1表22-1填寫說明3規定，如封套內僅封裝1件檔案，應填寫該案件之文件產生日期；如屬合併多件文號為1案件時，應填寫該案件最後產生文件之文件產生日期；如封套內有2件以上檔案，應填寫封套內最早和最晚之文件產生日期。爰所詢有關案卷內文件起迄日期之疑義，請依前開說明辦理。另，依規定承辦人員辦理機密文書歸檔，應使用專用封套裝封，並詳實於封套各欄位填註相關資訊，。至封套內之件數與封套上對應文件產生日期欄位之填註資訊，允由機關酌處。

二、以上說明，請卓參。如仍有詢問事項，請逕洽本局承辦人伍仁正先生（聯絡電話：02-8995-3593，電子郵件信箱：jcwu@archives.gov.tw）。

國家發展委員會檔案管理局敬啟
回覆時間：111-10-03 11:19:26

本頁最後更新日期： 111-10-03

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