國家發展委員會檔案管理局-全球資訊網-首頁-機關服務-諮詢溝通-雙向溝通

:::

雙向溝通

您好，有以下兩個問題想要請教。第一，請問為了與公文區隔，使用有顏色的紙張印製案件目錄及案卷目次表是否違反檔案法相關規定？第二，當同一檔號併了數件公文，是否可以印製案件目錄訂於該公文上以示該件目次併了多少文號？
編號：MB1110722002 發表時間：111-07-22 15:20:40

吳君您好：
所詢有關印製目次表問題，茲復如下：
一、依據機關檔案管理作業手冊（以下簡稱作業手冊）12.4.1.1第3目(5)規定，每卷檔案應放置目次表，並分置於各案卷之首頁。目次表應採與公文用紙一致之材質與尺寸製作，確實註記該案名之所有案件，並逐一載明檔號、案名、案由、密等、保存年限及其他應記載事項，請參考作業手冊圖12-2，至目次表紙張顏色之選用，雖未明文規定，惟考量紙材因添加染料恐有造成檔案色變之劣化風險，爰建議機關避免使用。
二、併案辦理之公文，應合併為同一目次號；機關如有將併案文號載明於目次表之需求，得註記於目次表之其他應載事項欄位，不宜將案件目錄與檔案併同裝訂管理。
三、如仍有相關詢問事項，歡迎電洽本局檔案典藏組程科員，電話：（02）8995-3575。
國家發展委員會檔案管理局敬啟回覆時間：111-07-28 09:10:34

本頁最後更新日期： 111-07-28

本頁點閱瀏覽次數： 544