雙向溝通

Q

您好,請問依據保存年限區分表將機關之決算書編至分類號名名稱為「概算、預算、決算」,並保存年限10年。惟依照主計類GRS及本機關之保存年限區分表備註欄位:本機關之單位預(決)算書至少應保存1份。 又相類似之類目名稱又無永久保存之分類號得歸檔,造成檔案管理人員歸檔無所適從,又無法於該分類號新增案次號為永久保存,請問該如何處理。
編號:MB1110408001 發表時間:111-04-08 15:38:33

A

陳小姐您好:

所詢本機關之單位預(決)算書至少應永久保存1份之疑義,敬復如下:
依檔案法第6條規定,檔案管理以統一規劃、集中管理為原則,是本機關編製單位預(決)算書之相關公文及文件,於屆滿保存年限後得依相關規定辦理銷毀作業,至於單位預(決)算書至少應永久保存1份之保存方式,得由機關衡酌典藏空間與實務作業需要,統一集中存放於檔案庫房或另擇適當地點存放,並於檔案管理資訊系統適當欄位(如附註項)註記存管處置與存放地點等資訊,俾後續管理及查檢使用。
以上說明,請卓參。

國家發展委員會檔案管理局 敬啟
  回覆時間:111-04-11 17:05:33
本頁最後更新日期: 111-04-11
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