雙向溝通

Q

因為以前的分類表不完善,一個分類號都只分一案,導致一案有三十幾卷,但是卷裡面的內容不見得都是需要永久保存案件,請問在處理上應該要如何處置以減輕庫房空間壓力呢?
編號:MB1110401001 發表時間:111-04-01 11:57:00

A

陳君,您好:
所詢有關早期檔案之分類及保存疑義,茲復如下:
一、 如屬永久保存之機關檔案,依檔案法第11條規定,應移轉檔案中央主管機關管理。復依國家檔案移轉辦法第2條規定,各機關永久保存之檔案,自文件產生之日起屆滿25年者,應於次年移轉檔案中央主管機關管理;同辦法第4條規定,屆滿移轉年限之檔案,移轉前各機關應先辦理檔案保存價值鑑定,經鑑定仍具永久保存價值者,應編製檔案移轉目錄,併同鑑定報告,依檔案法施行細則第10條第1項各款所定程序,函送檔案中央主管機關審核。
二、 考量檔案保存價值可能隨著時空環境變遷而有所更迭,請依前揭法規及機關檔案管理作業手冊第15章「鑑定」等規定,辦理檔案保存價值鑑定,衡酌時空環境及歷史背景等因素,分析其價值,經鑑定確認無永久保存之必要者,應明列其具體理由,始得調整其保存年限,並於目錄載明其原定保存年限、調整原因及調整後保存年限,於屆滿保存年限後,將檔案銷毀計畫及擬銷毀目錄併同鑑定報告,依規定程序函報本局審核。
三、 另,依機關檔案管理作業手冊9.4.1.3規定,「保存年限」應著錄該案卷內最長之保存年限。檔案如依檔案產生當時之檔案分類表,確屬分類錯誤者,應重新賦予妥適之分類號,並重新整卷及修正目錄。

國家發展委員會檔案管理局 敬上
  回覆時間:111-04-07 14:09:26
本頁最後更新日期: 111-04-07
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