雙向溝通

Q

您好,請問公文歸檔編目時,附件欄位是否只需列出特殊媒體類型的附件,還是連可隨文裝訂的附件都要一一列出?因機關檔案管理作業手冊內的表7-1歸檔清單參考範例附註內容有提到:「隨文裝訂之附件頁數應與公文併記數量」以及「附件媒體類型/數量/單位」:歸檔案件附件之媒體類型如為書籍或特殊媒體者,註記附件媒體類型、數量及單位,想知道這跟編目時附件欄位的填寫有無關聯?若編目時,附件欄位需要列出隨文裝訂之附件,那麼該件公文的頁數欄位需包含附件頁數嗎?還是只需填本文(簽、稿、來文)的頁數?
編號:MB1101013001 發表時間:110-10-13 10:07:23

A

陳小姐您好,

所詢案件層級編目之案件頁數及附件欄位媒體類型著錄疑義,茲復如下:

一、依公文程式條例第10條規定,公文之附屬文件為附件;又依本局編印之檔案管理名詞彙編3-8「附件」之定義,指各機關處理公務或因公務產生而附加於本文之外,用以補充及說明本文之內容,其型式包括隨本文裝訂或另行存置之各種媒體型式。

二、又依機關檔案點收作業要點第5、6、8點規定略以,各機關承辦單位或文書單位應將辦畢案件於5日內逐件依序彙齊後,併同歸檔清單送交檔案管理單位歸檔,歸檔清單記載事項包括歸檔案件及附件之媒體類型及數量,如有附件抽存續辦者,其名稱及應辦畢日期;檔案管理人員應就檔案與歸檔清單所載內容確認點收。

三、另依機關檔案管理作業手冊9.4.1.2規定,案件層級之檔案外觀項應依檔案媒體型式著錄案件數量、單位、附件及外觀細節,且案件之本文及其附件應分別著錄其總數量與單位,如有多件附件且各有不同名稱或媒體型式者,應依序著錄附件之內容名稱、媒體型式、數量、單位及存放處所;另依文書及檔案管理電腦化作業規範附錄3之四「檔案管理欄位」規定,案件層級編目之數量為本文總頁數(不含附件)。爰所詢案件頁數及附件欄位媒體類型之著錄,請依上開規定辦理。

國家發展委員會檔案管理局 敬啟
  回覆時間:110-10-19 17:24:07
本頁最後更新日期: 110-10-19
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