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雙向溝通

Q1：來文(A文)屬限期公文，經評估應多方𢑥整後方能回文，故欲以彙辦方式辦理，請問是以來文A文為主案(首件)，或創稿(B文-詢問他機關文)，亦或來文(C丶D丶E回文-他機關回覆)為主案(首件)? Q2：承上，如非來文而是職掌主動辦理，是以B文或C文為主案(首件)? Q3：承Q1丶2𢑥整多方意見後，如簽結無需發文處理，則時效如何計算? Q4：承Q1，多方𢑥整過程，如非以正式發文之程序(如Emai1)辦理，是否仍宜以𢑥辦程序辦理？ Q5：併辦案件是否僅限數個來文?Q1之B丶C丶D回文可否也可用併辦簽存？ Q6：承Q5，併辦案件結案時如也無需發文，則時效如何計算(如B文為首件)?
編號：MB1101008003 發表時間：110-10-08 17:18:12

林君您好：
所詢有關辦理限期公文、創簽稿、彙併辦案件等公文處理時限問題，茲復如下：
一、按文書流程管理作業規範（以下簡稱本規範）第5點第16款、第17款、第19款及第20款規定，創簽稿係指無正式來文而主動辦理或交辦之案件（包含創簽、創稿）；限期公文指來文或依規定訂有期限之公文；彙辦案件指同一案件內之有關事項，必須彙集全部來文後，始能統一處理之案件；併辦案件指各件公文案情相同、同一案情之正副本，或是對其他機關來函查催案件而仍待辦者，基於效率原則所統一處理之案件，先予陳明。
二、所詢限期公文需以彙辦方式辦理後再行回復者，依本規範第63點表10所列項目(六)規定略以，係依主案限期公文計算辦理時效，其餘彙辦公文則以一般公文存查案件處理。考量公文管制精神，主要在於期限內實質妥處為原則，以符合時效管制實益，故針對限期公文進行管制，於來文所訂或規定期限內辦結，並計算辦理天數，屬發文回復辦結者，計列至發文之日止，若無需發文則計列至簽結之日止，其使用日數同發文之計算標準；未超過6日者，扣除假日以實際處理日數計，超過6日者，則最高以6日計。
三、屬主動創稿行文他機關之案件，如合符說明一規定之彙併辦案件性質者，得擇以彙辦或併辦案件處理，前者以最後1件為彙辦簽擬基礎，後者則以首件收文管制；惟其案情如涉需長時間多方面研議且需時30日以上方可辦結之繁雜案件，可申請專案管制案件列管。
四、有關需彙集機關意見，未正式發文而以電子郵件處理一節，經查文書處理相關解釋函(如附件1090812臺綜字第 1090097876號)略以，按公文程式條例第2條規定，公文必要時得以電報、電報交換、電傳文件、傳真或其他電子文件行之，請依公文程式條例及文書處理手冊有關電子郵件之規範辦理，若經確定以電子郵件方式行之，其於彙辦過程中處理與前開說明並無不同。
五、另所謂併辦案件係指針對各件公文案情相同、同一案件收到正、副本或來函催辦等予以併辦處理，是所詢收到回復來文機關之公文，如屬前開所指情形者，可採併辦處理，其中可採併辦之來文數量端視個案而定，惟需注意併辦案件之時效管制，應按本規範第56點及63點規定，以首件收文之次日起算至發文之日止，期間扣除假日，計算發文使用日數，故需掌握併辦案件之可使用時間，避免發生逾限辦結情形。
六、以上敬請酌參，如仍有各類公文時效管制作業的問題，請與我們連繫，電話：(02)89953507，廖小姐。
國家發展委員會檔案管理局敬啓回覆時間：110-10-20 10:03:34

本頁最後更新日期： 110-10-20

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