雙向溝通

Q

Q1:來文(A文)屬限期公文,經評估應多方𢑥整後方能回文,故欲以彙辦方式辦理,請問是以來文A文為主案(首件),或創稿(B文-詢問他機關文),亦或來文(C丶D丶E回文-他機關回覆)為主案(首件)? Q2:承上,如非來文而是職掌主動辦理,是以B文或C文為主案(首件)? Q3:承Q1丶2𢑥整多方意見後,如簽結無需發文處理,則時效如何計算? Q4:承Q1,多方𢑥整過程,如非以正式發文之程序(如Emai1)辦理,是否仍宜以𢑥辦程序辦理? Q5:併辦案件是否僅限數個來文?Q1之B丶C丶D回文可否也可用併辦簽存? Q6:承Q5,併辦案件結案時如也無需發文,則時效如何計算(如B文為首件)?
編號:MB1101008003 發表時間:110-10-08 17:18:12

A

林君您好:
所詢有關辦理限期公文、創簽稿、彙併辦案件等公文處理時限問題,茲復如下:
一、按文書流程管理作業規範(以下簡稱本規範)第5點第16款、第17款、 第19款及第20款規定,創簽稿係指無正式來文而主動辦理或交辦之案件(包含創簽、創稿);限期公文指來文或依規定訂有期限之公文;彙辦案件指同一案件內之有關事項,必須彙集全部來文後,始能統一處理之案件;併辦案件指各件公文案情相同、同一案情之正副本,或是對其他機關來函查催案件而仍待辦者,基於效率原則所統一處理之案件,先予陳明。
二、所詢限期公文需以彙辦方式辦理後再行回復者,依本規範第63點表10所列項目(六)規定略以,係依主案限期公文計算辦理時效,其餘彙辦公文則以一般公文存查案件處理。考量公文管制精神,主要在於期限內實質妥處為原則,以符合時效管制實益,故針對限期公文進行管制,於來文所訂或規定期限內辦結,並計算辦理天數,屬發文回復辦結者,計列至發文之日止,若無需發文則計列至簽結之日止,其使用日數同發文之計算標準;未超過6日者,扣除假日以實際處理日數計,超過6日者,則最高以6日計。
三、屬主動創稿行文他機關之案件,如合符說明一規定之彙併辦案件性質者,得擇以彙辦或併辦案件處理,前者以最後1件為彙辦簽擬基礎,後者則以首件收文管制;惟其案情如涉需長時間多方面研議且需時30日以上方可辦結之繁雜案件,可申請專案管制案件列管。
四、有關需彙集機關意見,未正式發文而以電子郵件處理一節,經查文書處理相關解釋函(如附件1090812臺綜字第 1090097876號)略以,按公文程式條例第2條規定,公文必要時得以電報、電報交換、電傳文件、傳真或其他電子文件行之,請依公文程式條例及文書處理手冊有關電子郵件之規範辦理,若經確定以電子郵件方式行之,其於彙辦過程中處理與前開說明並無不同。
五、另所謂併辦案件係指針對各件公文案情相同、同一案件收到正、副本或來函催辦等予以併辦處理,是所詢收到回復來文機關之公文,如屬前開所指情形者,可採併辦處理,其中可採併辦之來文數量端視個案而定,惟需注意併辦案件之時效管制,應按本規範第56點及63點規定,以首件收文之次日起算至發文之日止,期間扣除假日,計算發文使用日數,故需掌握併辦案件之可使用時間,避免發生逾限辦結情形。
六、以上敬請酌參,如仍有各類公文時效管制作業的問題,請與我們連繫,電話:(02)89953507,廖小姐。
國家發展委員會檔案管理局 敬啓 回覆時間:110-10-20 10:03:34
本頁最後更新日期: 110-10-20
本頁點閱瀏覽次數: 65