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雙向溝通

請問，辦理發文或歸檔時，發現線上簽核之發文公文，承辦人將附件電子檔，以密碼方式鎖住，無法逕予打開檔案，且公文說明密碼洽承辦人，查閱相關規定，似乎沒有不可，惟如遇承辦人變動，恐未來檔案調閲會無法順利看到公文全貌，有失檔案法之精神，謹請核釋該作為是否妥適?
編號：MB1101008002 發表時間：110-10-08 16:19:19

林小姐您好，

所詢歸檔案件之附件電子檔以加密處理之歸檔疑義，茲復如下：

一、依文書處理手冊第 57 點規定，各機關處理非機密文書，認於內部行政流程有保密必要時，得於陳核(判)過程中採取保密措施。次查文書及檔案管理電腦化作業規範第10點第1款規定略以，機關就適合線上簽核之非密等文書，得考量電子檔案長期保存風險，自行訂定線上簽核實施範圍；同規範第18點第2款規定，電子檔案管理應達成真實性、完整性及可及性之目標。

二、又，依機關檔案點收作業要點第9點第2項第2款規定，歸檔案件有污損、內容不清楚或無法讀取者，應退還承辦單位或文書單位補正。有關歸檔案件之附件電子檔以加密處理致無法讀取之點收作業問題，請依上開規定，退請承辦單位補正後，重新辦理歸檔，並由檔管人員清點確認無誤後，始完成點收作業。

國家發展委員會檔案管理局敬啟

回覆時間：110-10-18 16:10:36

本頁最後更新日期： 110-10-18

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