雙向溝通

Q

您好, 依雙向溝通(編號:MB1100923001)回覆「一、文檔規範第10點第8款『如附件有非電子形式者並採線上簽核方式,宜將附件全數轉製為電子形式」之規定,並未強制線上簽核方式之附件必須採取電子形式,各機關得視個案情形彈性辦理;惟考量後續作業,建議附件儘量與主文採同一簽核方式處理為宜』,續問該類附件後端檔管分卷、整理問題如下: 一、若本機關因地理空間廣大,加上積極推行線上簽核,並要求公務產生的附件均須歸檔,致近年庫房增加許多線上簽核實體附件,這些實體附件多為A4大小紙質檔案,一年實體附件總量可能約計400卷盒(總長度20公尺長),請問,這類檔案是否一定要依檔號排序?是否應放入卷盒?若同一卷盒滿了,是否應分卷?是只有實體附件檔案分卷、入卷就好,還是檔號也要依實體入卷情形,區分不同的卷次號?這些放入卷盒的檔案是否要放目次表、是否要黏貼背脊? 二、近年增加的大量「A4大小紙質類」線上簽核實體附件是否可因其為「線上簽核公文」,其附件即以「線上簽核本來就無須分卷」或「檔案附件另存」概念整理,無須入卷、紙本卷盒滿了,檔號無須分卷,只要在該公文系統註記另存於庫房哪一區域保管,找得到即可。 三、同一卷內「A4大小紙質類」的線上簽核實體附件,會因為歸檔數量多寡而標準不一致嗎?例:同一卷歸檔數量很多就要入卷、分卷;歸檔量很少就可保有彈性… 四、該局如同意以「檔案附件另存」保有彈性方式管理(不一定要入卷、不用分卷、不用放目次表,但系統會清楚註記存放位置,絕對找得到),評鑑時可否接受此保管方式? 以上問題都很細,但都是實務上會遇到的問題,再請費心協助回覆,謝謝…
編號:MB1101001002 發表時間:110-10-01 11:25:07

A

藍君您好:
所詢有關檔案附件整理保管問題,茲復如下:
一、依據機關檔案保管作業要點第11點規定,檔案附件以與原件併同存放為原則;另行存置者,應於附件標記檔號,並於原件目次表註明媒體型式、數量及存放位置。
二、承上,採線上簽核之公文,其附件如為無法電子化之實體附件者,亦應依上開規定於另存附件之適當位置標記年度號至目次號之完整檔號,並於檔案管理資訊系統註記附件資訊及存放位置俾利勾稽查詢。至附件存放方式得依機關需求依權責自行妥處。
三、如仍有相關詢問事項,歡迎電洽本局檔案典藏組程小姐,電話:02-8995-3575。
                                                                                           國家發展委員會檔案管理局 敬啟     回覆時間:110-10-07 15:56:38
本頁最後更新日期: 110-10-07
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