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您好，
依雙向溝通（編號：MB1100923001）回覆「一、文檔規範第10點第8款『如附件有非電子形式者並採線上簽核方式，宜將附件全數轉製為電子形式」之規定，並未強制線上簽核方式之附件必須採取電子形式，各機關得視個案情形彈性辦理；惟考量後續作業，建議附件儘量與主文採同一簽核方式處理為宜』，續問該類附件後端檔管分卷、整理問題如下：
一、若本機關因地理空間廣大，加上積極推行線上簽核，並要求公務產生的附件均須歸檔，致近年庫房增加許多線上簽核實體附件，這些實體附件多為A4大小紙質檔案，一年實體附件總量可能約計400卷盒（總長度20公尺長），請問，這類檔案是否一定要依檔號排序?是否應放入卷盒?若同一卷盒滿了，是否應分卷?是只有實體附件檔案分卷、入卷就好，還是檔號也要依實體入卷情形，區分不同的卷次號?這些放入卷盒的檔案是否要放目次表、是否要黏貼背脊?
二、近年增加的大量「A4大小紙質類」線上簽核實體附件是否可因其為「線上簽核公文」，其附件即以「線上簽核本來就無須分卷」或「檔案附件另存」概念整理，無須入卷、紙本卷盒滿了，檔號無須分卷，只要在該公文系統註記另存於庫房哪一區域保管，找得到即可。
三、同一卷內「A4大小紙質類」的線上簽核實體附件，會因為歸檔數量多寡而標準不一致嗎?例：同一卷歸檔數量很多就要入卷、分卷；歸檔量很少就可保有彈性…
四、該局如同意以「檔案附件另存」保有彈性方式管理（不一定要入卷、不用分卷、不用放目次表，但系統會清楚註記存放位置，絕對找得到），評鑑時可否接受此保管方式?
以上問題都很細，但都是實務上會遇到的問題，再請費心協助回覆，謝謝…
編號：MB1101001002
發表時間：110-10-01 11:25:07
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