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雙向溝通

長官您好想請教公文承辦人辦畢公文依照規定是５日內歸檔，如公文線上系統已點送檔，但承辦人未即時把紙本公文送給檔管人員歸檔，依照規定是以文件產生順序，晚者在上，早者在下，但檔管人員分類號已歸檔至５月份，承辦人再把１月份的紙本公文送給檔管人員歸檔 1.是否依長官的陳核日期為順序，修正前面已歸檔順序再予歸檔？ 2.或不理會依公文送至檔管人員處日期順號歸檔，不溯及既往？煩請貴局給予檔案管理人建議，謝謝。
編號：MB1100611001 發表時間：110-06-11 10:39:26

林小姐您好：

所詢歸檔案件未依文件產生日期之先後賦予目次號疑義，茲復如下：

一、依檔案分類編案規範第2點規定，目次號係指區分同卷次號內不同案件之號碼；又依機關檔案管理作業手冊8.4.2.7規定，檔案管理人員應依文件產生日期之先後賦予目次號，但有未依機關檔案點收作業要點規定於辦畢5日內歸檔者，其目次號應接續該卷當時之最末件目次號編寫。所詢歸檔案件之目次號屬延後歸檔而接續該卷當時最末目次號編寫者，無須修正目次號，惟機關衡酌管理實務需要，仍得逕行修正。

二、另，依機關檔案點收作業要點第5點規定，各機關承辦單位或文書單位應將辦畢案件於5日內逐件依序彙齊後，併同歸檔清單送交檔案管理單位歸檔；同要點第10點規定，對於應歸檔而未歸檔之案件，各機關檔案管理單位應定期辦理稽催，經稽催仍未辦理者，應簽請權責長官處理。

國家發展委員會檔案管理局敬啟
回覆時間：110-06-18 10:12:13

本頁最後更新日期： 110-06-18

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