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雙向溝通

依據編號：MB1081105001之問題回覆，屆保存年限之計算方式，案件層級應以文件產生日期起算，案卷層級應以案卷內迄日起算。本單位早期會計憑證因承辦人員不熟悉規定，未依檔案法辦理歸檔，僅造冊整理後存放於專門的庫房中，惟依前揭計算方式已屆保存年限，請問如須辦理銷毀，程序應如何為妥：是否仍須先完成歸檔程序?如須歸檔，歸檔後多久可以辦理銷毀?抑或是歸檔與銷毀程序可以併行?謝謝。
編號：MB1100325001 發表時間：110-03-25 10:16:54

吳小姐您好
所詢有關早期未歸檔會計憑證銷毀事宜，茲復如下：

一、檔案法（以下簡稱本法）第2條第2款規定，檔案係指各機關依照管理程序，而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件；又依本法施行細則第2條規定，前開所稱文字或非文字資料及其附件，指各機關處理公務或因公務而產生之各類紀錄資料及其附件。是各機關依法定職能運作，產生可供業務參考或權責稽憑之紀錄，於辦畢後均應辦理歸檔，並依本法相關規定辦理檔案管理事項；另依會計法第109條略以，各機關之會計憑證、會計報告及記載完畢之會計簿籍等檔案，於總決算公布或令行日後，應由主辦會計人員移交所在機關管理檔案人員保管之。

二、所詢早期未歸檔且已屆保存年限之會計憑證銷毀程序一節，機關會計憑證及相關公文應於辦畢後依上開規定辦理歸檔，其銷毀作業亦應依本法及會計法第83、84條相關規定辦理。前揭歸檔案件如自文件產生日期或案卷內迄日起算已屆滿保存年限者，其銷毀作業，應依機關檔案管理作業手冊16.4.1.6規定，編製檔案銷毀計畫及檔案銷毀目錄，併附該管上級機關與審計機關之同意函影本，依本法施行細則第10條規定程序送本局審核。

國家發展委員會檔案管理局敬上回覆時間：110-03-29 10:15:44

本頁最後更新日期： 110-03-29

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