雙向溝通

Q

檔案局長官同仁您們好: 想請教有關檔號五層級編碼,在年度號、卷次號、目次號的部分,有無規定長度一定要幾碼?例如年度號應該是110還是0110?卷次號應該是1還是01?目次號應該是1還是001?又字碼長度與檔管系統驗證有無關聯? 註:經查最新版機關檔案管理作業手冊第12章附圖12-2~12-7並無一致性範例,故想確認是否有規定要固定幾碼為宜
編號:MB1100121001 發表時間:110-01-21 10:42:00

A

王君您好,
所詢檔號編碼長度及其與檔管系統驗證關聯疑義,茲復如下:

依檔案分類編案規範第2點規定,「檔號」指由年度號、分類號、案次號、卷次號及目次號依序組成之一組號碼,「分類號」指代表檔案分類表所載類目名稱之文字、數字或其組合。另,依文書及檔案管理電腦化作業規範附錄3使用欄位定義表之表3-2基本欄位規定,年度號、卷次號及目次號分別為4、4及3碼,例如年度號110應正確填寫為0110、卷次號1應正確填寫為0001及目次號1應正確填寫為001。所詢檔號編碼長度請依前開規定辦理,檔號編碼正確性為公文及檔案管理系統驗證檢核項目之一。以上說明供參。

國家發展委員會檔案管理局 敬啟 回覆時間:110-01-27 13:54:31
本頁最後更新日期: 110-01-27
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