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雙向溝通

依機關檔案保存年限及銷毀辦法第8條規定，已屆保存年限之檔案，各機關檔案管理單位或人員應依檔案中央主管機關規定之格式製作檔案銷毀目錄，送會相關業務單位表示意見，惟本機關秘書單位通知辦理機密文書檢討作業時，併案辦理已屆保存年限案件之清理作業，惟其所附清理清單僅有公文文號，無前揭辦法所定檔案銷毀目錄應記事項，業務單位得否據以辦理公文書銷毀或續存之檢討作業。
編號：MB1100112001 發表時間：110-01-12 16:46:37

陳小姐，您好：
所詢貴機關秘書單位通知辦理機密文書檢討作業，併案辦理已屆保存年限案件之清理作業，惟其所附清理清單僅有公文文號，無機關檔案保存年限及銷毀辦法第8條規定檔案銷毀目錄應記載事項，業務單位得否據以辦理公文書銷毀或續存之檢討作業一節，茲復如下：
一、依機密檔案管理辦法第18條規定，機密檔案未經解密，不得銷毀；又機關檔案管理作業手冊第16章「銷毀」規定，機密檔案應於完成解密後，始得依規定辦理銷毀。
二、復依機關檔案保存年限及銷毀辦法第8條第2項規定，已屆保存年限之檔案，各機關檔案管理單位或人員應依檔案中央主管機關規定之格式製作檔案銷毀目錄，送會相關業務單位表示意見，各單位認有延長保存年限之必要者，應簽註延長年限及理由。
三、綜上，貴機關如欲辦理已屆保存年限之機密檔案銷毀作業，應俟該檔案完成解密後，由機關檔案管理單位依規定格式製作檔案銷毀目錄，再送會相關業務單位表示意見。所詢之清理作業，請依上開規定辦理。
以上說明，請卓參。
國家發展委員會檔案管理局敬啟
回覆時間：110-01-19 08:44:01

本頁最後更新日期： 110-01-19

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