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雙向溝通

機密檔案歸檔時，倘合併多件文號為1案件(所有文號均為來文存查案件)，請問專用封套填寫問題如下： 1.合併多件文號件數是否以1件計算？ 2.附件數應如何計算？併案文號來文算在附件數嗎? 2.案卷內文件起訖日期是否僅需填寫最早來文之來文機關發文日期?或是填寫所有來文最早與最晚之文件產生日期？
編號：MB1100104001 發表時間：110-01-04 16:12:38

葉君您好：
所詢合併多件文號之機密檔案，其機密檔案專用封套「件數」、「附件數」及「案卷內文件起迄日期」等欄位填註疑義，茲復如下：
一、依機關檔案管理作業手冊（以下簡稱本手冊）8.4.2規定，歸檔案件經分類後，檔案管理人員應就檔案內容進行查檢，如有性質相同或案情關聯之前案者，應併案（併於同一案名或併入同一目次號）處理，以達聚集同一案情關聯文件之目的，並反映業務活動之過程及方便後續查檢應用，與是否屬來文存查案件無涉，先予敍明。
二、所詢合併多件文號為同一案件（即同一目次號）之機密檔案，其機密檔案專用封套請依本手冊表22-1填寫說明之規定填註：
(一)「件數」欄位應填寫案件數為1件。
(二)「附件數」欄位應依各媒體類型填寫附件之數量，如紙本2種、光碟1張，填寫紙本2、光碟1。另依公文程式條例第10條規定，公文之附屬文件為附件，爰所詢併案文號來文之本文非屬附件。
(三)「案卷內文件起迄日期」欄位應填寫該案件之文件產生日期，合併多件文號為1案件時，文件產生日期應以該案件最後產生之文件為著錄依據。
以上說明，請卓參。
國家發展委員會檔案管理局敬啟
回覆時間：110-01-14 09:58:53

本頁最後更新日期： 110-01-14

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